Акт об уничтожении бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

Акт об уничтожении бланков трудовых книжек и вкладышей к ним – это официальная бумага, подтверждающая, что списанные документы сотрудников были фактически уничтожены без возможности восстановления. Процедура всегда сопровождается составлением соответствующей документации.

Трудовая книжка

Трудовая книжка – это важнейший документ для каждого работника, содержащий информацию о его трудовой жизни: места работы, трудовой стаж, причины увольнения. По общему правилу бланк вместе со вкладышами должен храниться у работодателя в течение всего времени работы на предприятии и выдаваться в последний рабочий день с проставленными отметками вместе со всеми причитающимися выплатами.

Списание трудовых

Физически уничтожить можно лишь уже списанные трудовые книжки. В силу того, что официальная бумага относится к бланкам строгой отчётности, списать её без причины не представляется возможным. Поводов может быть всего два: деформация и внесение ошибочной записи. Исправлять отметки в трудовой нельзя. Под деформацией понимаются физическое повреждение бланка, вызванное намоканием, обгоранием или отрывом. В любом случае деформированная трудовая подлежит списанию и дальнейшему уничтожению.

Ответственный за трудовые книжки

За каждый отдельно взятый вид бланков строгой отчётности назначается ответственное лицо. За чеки ответственность несёт, как правило, главбух, а за трудовые – начальник кадровой службы. Если будет установлено, что бланки были массово испорчены по его вине, работодатель получит возможность применить к сотруднику дисциплинарное взыскание. В дополнительном соглашении к трудовому договору ответственного лица прописано, что оно должно обеспечивать сохранность бланков и вести их должным образом.

Процедура

Процедура списания и уничтожения всегда имеет должное документальное сопровождение. Руководитель организации своим распоряжением назначает специальную комиссию. В теории оформить процесс можно одной официальной бумагой – актом о списании и уничтожении трудовых, однако на практике обычно это две различные процедуры. Кадровый состав выбирает лично директор из своих подчинённых, ориентируясь на опыт работы и квалификацию. По общему правилу должность члена комиссии не играет никакой практической роли.

Способы уничтожения

Существует несколько способов уничтожения списанных бланков строгой отчётности: сожжение, измельчение при помощи шредера или разрезание на мелкие кусочки острыми ножницами. Последний метод актуален только в случае, когда уничтожить требуется несколько трудовых. Если повреждение бланков носит массовый характер, использование ножниц видится нецелесообразным.

Также имеется возможность воспользоваться помощью второй стороны. Контрагент, действуя в рамках заключённого договора, уничтожит бланки за определённую плату.

Что отражается в официальной бумаге

Сложившейся на сегодняшний день практикой сформирован вполне конкретный перечень положений, которые необходимо отразить в акте об уничтожении бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Речь идёт о следующих моментах:

• ссылка на приказ руководителя об уничтожении;
• перечисление кадрового состава комиссии;
• ссылка на акт о списании трудовых книжек и вкладышей;
• описание процесса уничтожения с обозначением выбранного способа;
• утверждение факта о невозможности восстановления бланков.

Форма документа

В настоящий момент все официальные бумаги, регулирующие трудовые правоотношения, могут быть составлены в свободной форме без использования общеобязательных унифицированных бланков. Акт об уничтожении бланков трудовых книжек и вкладышей к ним не является исключением.

Отметим, что свободная форма документа также предъявляет определённые требования к его содержанию, а именно:

• деловой стиль языка;
• соблюдение чёткой структуры (реквизиты, основная часть и подписи ответственных лиц);
• наличие ссылок на иные нормативные акты;
• обозначение реквизитов (дата, место, уникальный номер).

Написать текст допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Выбор должен сделать председатель комиссии с учётом мнения коллег и с оглядкой на требования руководства. По общему правилу способ изложения содержания не может повлиять на юридическую силу официальной бумаги.

Объясняем, как правильно составить акт

Для удобства работы с официальной бумагой условно разделим её на четыре составных части: реквизиты, сведения о составе комиссии, данные о процедуре уничтожения и подписи ответственных лиц. Следует уделить должное внимание каждой из них.

Первым делом обратим внимание на реквизиты. Присваиваем настоящему акту уникальный номер для документооборота и хранения на предприятии, оставляем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) его составления.

Ниже по документу со ссылкой на приказ руководителя (дата, номер) перечисляем кадровый состав комиссии, указывая ФИО и должности согласно штатному расписанию фирмы всех её членов. Следующим шагом со ссылкой на акт о списании трудовых книжек перечисляем, какие именно бланки были уничтожены. Допускается оформить этот блок в виде таблицы. В качестве резюме подытоживаем общее количество. Затем указываем метод, которым воспользовались члены комиссии, утверждаем факт невозможности восстановления бланков и вкладышей.

Примерный образец

На этом процесс составления акта подходит к завершению. Осталось лишь заверить его подписями всех без исключения членов комиссии. Каждый автограф должен быть обязательно расшифрован. Итоговый вариант председатель комиссии предоставляет руководителю в качестве отчёта о проделанной работе.