1. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

1.1. Инструкция по делопроизводству Министерства транспорта Российской Федерации разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. N 71 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 27 декабря 2019 г., регистрационный N 57023), Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных", Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи", Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера", постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации", постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. N 260 "О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации" (далее - Регламент Правительства Российской Федерации), Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452, Положением о Министерстве транспорта Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июля 2004 г. N 395 (далее - положение о Министерстве), Регламентом Министерства транспорта Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства транспорта Российской Федерации от 17 августа 2020 г. N 310 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 12 января 2021 г., регистрационный N 62048) (далее - Регламент Министерства), Положением о системе межведомственного электронного документооборота, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754, Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2021 г. N 1264, приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 2 сентября 2011 г. N 221 "Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 15 ноября 2011 г., регистрационный N 22304), Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 25 декабря 2020 г. N 199, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 г. N 77 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 6 сентября 2023 г., регистрационный N 75119), национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016).

1.2. Инструкция по делопроизводству Министерства транспорта Российской Федерации (далее - Инструкция) разработана в целях организации делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, их текущего хранения и подготовки к передаче в архив Министерства транспорта Российской Федерации (далее - Министерство).

1.3. Инструкция является обязательной для исполнения всеми государственными гражданскими служащими Министерства (далее - работники). При подготовке государственными гражданскими служащими подведомственных Министерству федеральной службы и федеральных агентств, а также работниками организаций (далее - федеральная служба и федеральные агентства, организации) проектов документов, представляемых на подпись Министру транспорта Российской Федерации или заместителям Министра (далее - Министр, заместители Министра, руководство Министерства), необходимо руководствоваться требованиями Инструкции.

1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами в Министерстве независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, учет, хранение, использование и контроль исполнения, осуществляемые с помощью информационных технологий.

1.5. Организация делопроизводства в Министерстве осуществляется с использованием облачной системы электронного документооборота (далее - ОСЭД) в соответствии с требованиями Инструкции.

1.6. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Правила работы с секретными документами регламентируются специальной инструкцией.

1.7. Особенности работы со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве регулируются приказом Министерства от 31 марта 2023 г. N 101 "Об упорядочении обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве транспорта Российской Федерации" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 11 июля 2023 г., регистрационный N 74220).

1.8. Особенности работы с обращениями граждан определяются Регламентом по организации контроля за исполнением поручений и рассмотрением обращений граждан в Министерстве транспорта Российской Федерации, утвержденным распоряжением Министерства от 9 января 2023 г. N ВС-1-р.

1.9. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются приказом Министерства от 24 сентября 2020 г. N 388 "Об обработке персональных данных в Министерстве транспорта Российской Федерации" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 12 октября 2020 г., регистрационный N 60340).

1.10. Особенности работы с бухгалтерской документацией регулируются распоряжением Министерства от 21 апреля 2023 г. N ИЧ-87-р "Об утверждении графика документооборота при централизации бюджетного учета в Министерстве транспорта Российской Федерации".

1.11. Положения Инструкции к работе с научно-технической документацией применяются в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к их передаче на архивное хранение.

1.12. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства, реализуемые на основе единой политики, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Министерства (далее - департаменты), а также совершенствование ОСЭД в Министерстве осуществляет Административный департамент.

1.13. Инструктивные письма Административного департамента по улучшению работы с документами, устранению выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны для исполнения департаментами.

1.14. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в департаментах, своевременное и качественное исполнение документов, а также их сохранность возлагается на директоров департаментов.

1.15. Непосредственная работа по документационному обеспечению в департаментах осуществляется работниками, ответственными за организацию работы с документами в департаментах (далее - работники, ответственные за делопроизводство). Должностные обязанности работников, ответственных за делопроизводство, устанавливаются должностными регламентами.

1.16. На работников, ответственных за делопроизводство, возлагаются следующие функции:

прием и регистрация поступающих в департамент документов;

регистрация исходящих из департамента документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;

контроль за прохождением документов в департаменте;

выполнение справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;

подготовка для руководства департамента сводок об исполненных и о находящихся на исполнении документах;

ввод в ОС ЭД информации о ходе и результатах исполнения документов;

проверка наличия документов, находящихся на исполнении у работников департамента;

контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов;

разработка номенклатуры дел департамента;

подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;

проведение для вновь принятых в департамент работников инструктажа по вопросам основ делопроизводства.

1.17. Вновь принятые на работу в Министерство работники, на которых возлагаются обязанности по ведению делопроизводства в департаменте, обязаны в течение трех рабочих дней, начиная с даты поступления на работу, пройти в отделе документационного обеспечения Административного департамента инструктаж по ведению делопроизводства.

1.18. Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только лицами, имеющими отношение к их рассмотрению и исполнению, и только в служебных целях.

1.19. Передача служебной информации или документов Министерства представителям средств массовой информации осуществляется Административным департаментом.

1.20. Переписка между отделами (работниками) внутри департамента, как правило, не допускается.

1.21. Работники персонально отвечают за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них на рассмотрении документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

В случае утраты документа работником немедленно докладывается об этом директору департамента и сообщается в Административный департамент, если документ зарегистрирован в отделе документационного обеспечения Административного департамента. По решению Министра проводится служебное расследование, о результатах которого информируется директор Административного департамента, а в необходимых случаях, с учетом важности содержащейся в документах служебной информации - руководство Министерства (в соответствии с распределением обязанностей).

1.22. Изменения, вносимые в настоящую Инструкцию, утверждаются приказом Министерства после согласования с Федеральным архивным агентством.