В «Меркурии» ошибочно погашен ВСД или пропала партия: как исправить сведения

Если фактический товар есть на складе, а во ФГИС «Меркурий» он оказался на другой площадке, привязан к неправильной партии или числится выбывшим, нельзя просто оформить новый эВСД «поверх» ошибки. Сначала нужно найти операцию, которая изменила сведения, и восстановить прослеживаемость предусмотренным системой способом.

Особенно важно различать непогашенный исходящий эВСД и уже погашенный входящий документ. Первый во многих случаях можно аннулировать, а обычное гашение входящего эВСД после его завершения отменить уже нельзя.

Почему ошибка в «Меркурии» фактически блокирует товар

ФГИС в области ветеринарии создавалась в том числе для обеспечения прослеживаемости подконтрольной продукции и оформления ветеринарных сопроводительных документов. Это прямо следует из статьи 4.1 Закона РФ «О ветеринарии».

Поэтому сведения в «Меркурии» не являются просто внутренним складским учетом.

После гашения входящего эВСД партия появляется в журнале получателя. При оформлении дальнейшего транспортного эВСД необходимый объем, наоборот, списывается с соответствующей записи журнала.

Если система показывает нулевой остаток или другую площадку, бизнес может технически не иметь возможности корректно оформить дальнейшее перемещение продукции.

Сначала установите, какая именно операция была ошибочной

Под внешне одинаковой проблемой «товара нет в „Меркурии“» могут скрываться совершенно разные ситуации.

Например:

• поставщик выписал эВСД на неправильную площадку;
• сотрудник погасил чужой или не тот входящий эВСД;
• при гашении выбрана неправильная партия;
• исходящий эВСД оформлен ошибочно, хотя товар никуда не уезжал;
• остаток списан при инвентаризации;
• товар находится на складе, но в журнале у записи нулевой остаток;
• площадка в «Цербере» неправильно связана с хозяйствующим субъектом;
• фактическое перемещение между площадками произошло, а эВСД оформлен иначе.

Не начинайте с инвентаризации автоматически.

Сначала сохраните UUID или номер эВСД, номер записи складского журнала, дату операции, пользователя, площадку и историю документов.

Если ошибка возникла при поставке, дополнительно сверяйте накладную и фактический товар. Похожий порядок фиксации расхождений разобран в материале «Поставщик поставил товар с недостачей, браком или не той комплектацией».

Поставщик оформил ВСД на неправильную площадку

Лучше исправить это до гашения.

Если отправитель ошибся в получателе, площадке или сведениях об отправляемой партии, оформленный транспортный эВСД можно аннулировать, пока операция позволяет это сделать.

После аннулирования объем возвращается в складской журнал отправителя. Затем поставщик оформляет новый документ на правильную площадку.

Получателю не нужно гасить заведомо неправильный эВСД только для того, чтобы товар «появился хоть где-нибудь».

Официальная справочная система Россельхознадзора прямо рекомендует при неверно оформленном документе на другую площадку связаться с отправителем, аннулировать ошибочный эВСД и сформировать новый.

Можно ли отменить ошибочное гашение входящего эВСД

Для обычного внутреннего электронного ВСД — нет.

Это один из самых важных нюансов.

Гашение означает, что получатель подтвердил поступление продукции на конкретное предприятие и ее приемку. После этого автоматически создается запись складского журнала.

Официальная справка «Меркурия» прямо указывает: уже погашенный входящий эВСД аннулировать невозможно.

Не поможет и аннулирование созданной после гашения записи журнала. Оно не отменяет сам факт ранее произведенного гашения.

Поэтому схема:

«погасили не тот ВСД → удалили запись журнала → снова погасили правильно»

для обычного входящего эВСД не работает.

Исключения существуют для отдельных операций, например для некоторых импортных ветеринарных сертификатов, поэтому нельзя переносить соответствующую кнопку из раздела грузов на СВХ на обычные внутрироссийские эВСД.

Что делать, если ошибку заметили уже после гашения

Здесь нужно смотреть, что произошло с товаром в реальности.

Если продукция действительно поступила получателю и остается у него, а ошибка касается сведений о партии или остатках, официальная инструкция допускает корректировку записи складского журнала через инвентаризацию.

Если же товар после приемки нужно вернуть поставщику, следует оформить новый возвратный или транспортный эВСД.

То есть позднее обнаружение ошибки не «отматывает» первоначальное гашение.

Создается следующая юридически и фактически правильная операция.

Например, кафе приняло 80 кг продукции и погасило эВСД. Через час выяснилось, что поставлена другая партия.

Если продукция остается у кафе, сначала фиксируется фактическое расхождение, затем корректируются сведения журнала предусмотренной процедурой.

Если партия возвращается поставщику, оформляется ее фактическое обратное перемещение.

Когда применяется инвентаризация в «Меркурии»

Инвентаризация предназначена для приведения учетных сведений в соответствие с реальным состоянием продукции.

Через соответствующую операцию можно, в частности:

• изменить остаток существующей записи;
• уточнить сведения о партии;
• списать фактически отсутствующий остаток;
• в предусмотренном системой случае отразить ранее неучтенный фактический объем.

Операция сопровождается актом.

Именно этот механизм применяется, когда фактическое количество продукции на складе отличается от сведений складского журнала и имеется документально объяснимая причина расхождения.

Для внутреннего учета компании также желательно зафиксировать фактическое наличие товара собственными инвентаризационными документами. При необходимости можно использовать приказ по результатам инвентаризации.

Нельзя просто «нарисовать» товар через инвентаризацию

Это принципиальный момент.

Инвентаризация не является способом обойти отсутствующий эВСД.

Например, компания физически получила 500 кг подконтрольного товара от поставщика, но тот вообще не оформил предусмотренный перевозкой эВСД. Нельзя автоматически решить проблему так:

«создадим 500 кг через инвентаризацию, и все сойдется».

ФГИС должна сохранять прослеживаемость происхождения и движения партии.

Поэтому добавление фактического остатка через инвентаризацию должно иметь реальное основание и подтверждаться документами. Если происхождение партии должно подтверждаться входящим ВСД, сначала необходимо решить проблему с документом поставщика.

Для требования к контрагенту подойдет претензия поставщику.

Исходящий ВСД оформлен, но товар фактически не уехал

Здесь ситуация обычно проще, если документ еще можно аннулировать.

Например, сотрудник оформил перемещение 200 кг товара со склада А на склад Б, после чего отгрузку отменили.

При оформлении исходящей транспортной операции соответствующий объем уже мог уменьшиться в журнале отправителя.

Если эВСД остается оформленным и не завершен у получателя, отправитель аннулирует ошибочную транзакцию или конкретный документ.

Официальная инструкция «Меркурия» указывает, что при аннулировании транспортного эВСД списанный объем возвращается в складской журнал отправителя.

После этого партия снова доступна для правильного оформления.

Но если документ уже погасили на стороне получателя, обычной кнопки «отменить всю цепочку» не будет. Потребуется анализ фактического движения и последующая корректная операция.

Товар числится выбывшим, хотя лежит на складе

Сначала найдите операцию, которая обнулила остаток.

Это может быть:

• исходящий транспортный эВСД;
• производственная операция;
• списание;
• инвентаризация;
• объединение или изменение записей;
• ошибка интеграции учетной системы с ВетИС.API.

Не создавайте новый остаток до проверки истории.

Если товар «ушел» из журнала из-за ошибочного исходящего эВСД, который еще можно аннулировать, именно его аннулирование восстановит объем.

Если ноль появился в результате ошибочной инвентаризации либо сведения журнала действительно разошлись с фактическим складом, нужен акт сверки и операция инвентаризации.

Похожая логика поиска первичной ошибочной операции применяется и в других товарных государственных системах. Например, она разобрана в материале «„Честный знак“ ошибочно заблокировал коды, признал товар выбывшим или принадлежащим другой компании».

Но «Честный знак» и «Меркурий» — разные системы, поэтому способы возврата товара в оборот у них не взаимозаменяемы.

Что если неправильна сама площадка в «Цербере»

Иногда эВСД оформляется неправильно не из-за партии, а из-за справочника площадок.

Например, у компании отображается:

• чужая площадка;
• старый объект;
• неправильный адрес;
• дублирующая площадка;
• объект, не связанный с нужным хозяйствующим субъектом.

Такую проблему не следует исправлять инвентаризацией продукции.

Сначала корректируется информация о самой площадке.

Официальная справочная система Россельхознадзора рекомендует при ошибочной связи хозяйствующего субъекта и предприятия исправлять ее через компонент «Цербер». При неверном адресе можно направить заявку на изменение сведений или объединение площадок.

Если нужного предприятия вообще нет среди обслуживаемых, может потребоваться обращение в уполномоченный орган государственной ветеринарной службы субъекта РФ.

Партия привязана к неправильной записи журнала

Ошибку нужно подтвердить документами.

Сверьте:

• наименование продукции;
• изготовителя;
• номер производственной партии;
• дату изготовления;
• срок годности;
• объем;
• единицу измерения;
• упаковку;
• маркировку;
• входящий эВСД;
• накладную поставщика.

Если ошибка относится именно к сведениям уже находящейся на площадке партии, отдельные поля записи можно корректировать через инвентаризацию.

Официальная инструкция допускает при операции «Изменение» корректировать вид и номенклатуру продукции, объем, единицу измерения в допустимых пределах, срок годности, упаковку, маркировку и другие предусмотренные поля.

Но возможность исправления зависит от состояния записи.

Например, если запись уже имеет нулевой остаток и перешла в оформленные, обычная операция изменения для нее может быть недоступна. Тогда сначала необходимо определить, чем именно был списан остаток.

Что делать, если ошибка возникла из-за 1С или другой интеграции

Сначала сравните данные непосредственно в веб-интерфейсе «Меркурий.ХС» и в своей учетной программе.

Это позволяет быстро определить границу проблемы.

Если в веб-интерфейсе Россельхознадзора сведения правильные, а в 1С товар отсутствует, исправлять государственный реестр не нужно. Проблема находится в интеграционном модуле, обмене или локальной базе.

Если же неправильная операция уже зарегистрирована непосредственно во ФГИС, простое удаление документа в 1С не отменит ее.

Нужно выполнить обратную или корректирующую операцию именно в «Меркурии» либо через соответствующий API-запрос.

До исправления сохраните идентификатор запроса, время операции и технический ответ API. Эти данные пригодятся поддержке.

Какие документы сохранить

До любых исправлений зафиксируйте первоначальное состояние.

Полезно сохранить:

• UUID ошибочного эВСД;
• номер эВСД;
• UUID записи журнала;
• скриншоты истории операции;
• накладную или УПД;
• документы приемки;
• фотографии маркировки партии;
• документы внутреннего складского учета;
• акт инвентаризации или сверки;
• переписку с поставщиком;
• номера обращений в техническую поддержку.

Если при приемке обнаружено фактическое расхождение с поставкой, можно использовать акт о приемке товаров по форме ТОРГ-1 либо другой предусмотренный организацией документ.

Может ли поставщик отвечать за невозможность продать товар

Да, но не автоматически.

Например, поставщик оформил эВСД на неправильную площадку, отказался его исправлять, из-за чего покупатель не смог законно реализовать скоропортящуюся продукцию.

Тогда помимо требования исправить документы может возникнуть вопрос о договорных убытках.

Для этого нужно доказать:

• обязанность поставщика корректно оформить документы;
• допущенную им ошибку;
• уведомление поставщика;
• невозможность исправить ситуацию самим покупателем;
• размер реальных потерь;
• причинную связь.

Можно использовать претензию о возмещении убытков.

Но нельзя автоматически относить на поставщика всю стоимость непроданного товара. Нужно учитывать возможность своевременного исправления эВСД, возврата партии, ее хранения и другие меры по уменьшению потерь.

Можно ли продолжать продавать товар, пока поддержка исправляет ошибку

Универсального разрешения на это нет.

Если для конкретного перемещения или реализации требуется действующий ВСД, отсутствие корректной прослеживаемой партии в системе создает проблему для дальнейшего оформления.

Бумажная накладная сама по себе не заменяет обязательный электронный ВСД.

Поэтому безопаснее сначала восстановить сведения и только затем совершать операцию, для которой требуется ветеринарное сопровождение.

Для розничной продажи конечному потребителю правила могут отличаться: в предусмотренных случаях отдельный ВСД покупателю-физлицу не оформляется, а остаток списывается по установленной процедуре.

Но нельзя использовать розничное исключение для маскировки обычной B2B-поставки.

Что делать при ошибке в «Меркурии»

Действуйте по следующему алгоритму:

1. Зафиксируйте ошибочный статус, номер эВСД и запись складского журнала.
2. Сверьте систему с фактическим товаром, накладной и внутренним складским учетом.
3. Установите первичную ошибочную операцию.
4. Если исходящий эВСД еще не погашен и оформлен неправильно, аннулируйте его и создайте корректный.
5. Не гасите входящий документ, если товар или площадка не соответствуют фактической поставке.
6. Если обычный входящий эВСД уже погашен, не пытайтесь «отменить гашение» — определите дальнейшую корректную операцию.
7. Если товар остается на складе, а ошибочны сведения партии или остатка, проверьте возможность инвентаризации.
8. Если продукция реально возвращается или перемещается на другую площадку, оформите соответствующее фактическое перемещение новым эВСД.
9. Если неправильна сама площадка, исправьте сведения и связи через «Цербер».
10. При технической ошибке сохраните логи и направьте обращение в поддержку ВетИС.
11. Не создавайте остатки через инвентаризацию без подтвержденного фактического товара и законного основания.
12. После исправления снова сверьте журнал, эВСД и фактический склад до следующей продажи или отгрузки.

Главное правило: в «Меркурии» обычно исправляют не итоговую строку «товар выбыл», а ту операцию, которая создала неправильный статус.

Непогашенный ошибочный транспортный эВСД можно аннулировать с возвратом объема. Обычное гашение входящего документа после его завершения отменить нельзя. Расхождения фактического склада с журналом исправляются через предусмотренную инвентаризацию, а ошибки площадки — через «Цербер» и государственную ветеринарную службу.

FAQ

Можно ли отменить погашенный ВСД в «Меркурии»?

Обычный погашенный входящий эВСД аннулировать нельзя. Гашение подтверждает приемку продукции и создает новую запись складского журнала.

Дальнейшее исправление зависит от фактической ситуации: возврат, новый транспортный эВСД либо корректировка журнала через инвентаризацию.

Я случайно погасил не тот ВСД. Что делать?

Не удаляйте хаотично записи журнала. Сохраните реквизиты ошибочно погашенного документа и определите, где фактически находится соответствующая партия.

Если сведения журнала расходятся с фактическим складом, потребуется предусмотренная корректировка. При сложной цепочке лучше сразу обратиться в поддержку «Меркурия».

Поставщик оформил ВСД на другую площадку. Можно его принять?

Если ошибка обнаружена до гашения, правильнее не подтверждать неверный документ. Поставщик должен аннулировать ошибочный эВСД и оформить новый на фактическую площадку.

После оформления исходящего ВСД товар исчез из остатка, но машина никуда не уехала. Как вернуть его?

Если ошибочный транспортный эВСД еще можно аннулировать, при аннулировании объем возвращается в складской журнал отправителя.

Не создавайте второй такой же остаток через инвентаризацию.

Можно ли через инвентаризацию добавить пропавшую партию?

Инвентаризация может использоваться для устранения подтвержденного расхождения между фактическим складом и журналом.

Но это не универсальный способ создать товар, на который должен существовать входящий эВСД. Сначала нужно установить происхождение расхождения.

В «Меркурии» товар есть, но находится на другой площадке. Можно просто изменить площадку?

Обычно нет. Если речь о реальном перемещении продукции между объектами, оно должно отражаться соответствующей транспортной операцией.

Если неверны данные самой площадки или ее связь с хозяйствующим субъектом, исправление проводится через «Цербер».

Кто исправляет ошибочный ВСД — поставщик или покупатель?

Зависит от стадии.

Неправильно оформленный непогашенный исходящий эВСД исправляет отправитель путем аннулирования и нового оформления. После гашения у получателя уже возникает собственная запись журнала, и дальнейшие действия зависят от фактической судьбы партии.

Можно ли удалить запись журнала и начать заново?

Простое удаление записи не отменяет ранее произведенное гашение. Более того, в системе операции со складским журналом сохраняют историю.

Исправляйте конкретное расхождение предусмотренным механизмом.

Куда обращаться при техническом сбое «Меркурия»?

По техническим вопросам Россельхознадзор указывает поддержку системы по адресу mercury@fsvps.ru.

Для ошибок регистрации площадок дополнительно используется «Цербер» и при необходимости региональная государственная ветеринарная служба.

Можно ли взыскать убытки с поставщика, если из-за неправильного ВСД продукцию нельзя было продать?

Такая возможность есть, если ошибка относится к зоне ответственности поставщика и доказаны причинная связь и размер потерь.

Но бизнес должен разумно пытаться исправить документы и уменьшить убытки, а не оставлять скоропортящуюся партию без действий.