Форма ТОРГ-1. Акт о приемке товаров

Акт о приёмке товара – это официальная бумага, составляемая непосредственно при получении ТМЦ от поставщика с целью принятия их к учёту, оценки по количеству и качеству. Процедура всегда сопровождается соответствующими документами.

Процедура

Процедура приёмки всегда осуществляется коллективно. Во-первых, на месте формируется комиссия из представителей сторон: получатель, поставщик, производитель, грузоотправитель, страховая компании. Во-вторых, руководитель организации-покупателя своим распоряжением создаёт специальную приёмочную комиссию. Сотрудники компании должны будут осмотреть количество и качество товара, тару, условия перевозки и многое другое. По факту проведения мероприятия заполняется акт по форме ТОРГ-1.

Форма документа

В настоящий момент любая учётная официальная бумага, отражающая факты хозяйственной деятельности предприятия, может быть написана без использования общеобязательных унифицированных бланков. Акт о приёмке товаров относится к этой же категории бумаг и не является исключением из общего правила. Организации оставляют за собой право разработать, утвердить в учётной политике в целях бухучёта собственный шаблон и использовать его на постоянной основе.

До 1 января 2013 года обязательной к применению в подобных случаях была форма ТОРГ-1, разработанная и утверждённая Постановлением Госкомстата в 1998 году. По состоянию на сегодняшний день бланк носит исключительно рекомендательный характер, выступает в качестве типовой отраслевой формы. Тем не менее многие компании всё ещё продолжают им пользоваться в силу привычки сотрудников и общего удобства в работе.

Правила работы с унифицированными бланками

Необходимо учесть, что существуют определённые правила работы с типовыми формами, которые крайне важно соблюдать. Одна часть из них продиктована действующим законодательством (Законом «О бухучёте), а другая сложилась в ходе многолетней практики (в том числе судебной). Речь идёт о следующих моментах:

• если столбец таблицы уже содержит в себе единицы измерения, не нужно дублировать их в клеточках;
• автографы ответственных лиц подлежат расшифровке;
• если форма предусматривает обозначение денежных сумм с учётом копеек, обращаем на это внимание;
• нельзя оставлять в бланке неточности и помарки. В случае своевременного обнаружения ошибки необходимо аккуратно зачеркнуть ошибочное значение, рядом прописать нужное, сделать отметку «исправленному верить», проставить дату внесения корректировок и заверить правки автографами участников процедуры.

Что касаемо заполнения формы ТОРГ-1, то здесь всё стандартно. Ответственному лицу на выбор предлагается два варианта: рукописный с помощью синей или чёрной шариковой ручки и машинописный при помощи компьютерных средств. Выбор зачастую определяется особенностями документооборота на предприятии. По общему правилу способ написания текста не может при всех прочих равных отразиться на юридической силе официальной бумаги. На практике предприятия отдают предпочтение именно печатной форме, так как имеется возможность воспользоваться крайне удобным бухгалтерским ПО.

Объясняем, как правильно заполнить форму ТОРГ-1

Форма ТОРГ-1 состоит из четырёх страниц. Участникам процедуры придётся заполнить каждую из них. Первым делом следует обратить внимание на шапку акта. Здесь прописывается полное наименование предприятия со ссылкой на его организационно-правовую форму, конкретное структурное подразделение, коды согласно классификаторам (ОКПО, ОКПД). Далее ссылаемся на основание для составления акта. В качестве оного выступает приказ или распоряжение директора. Обозначаем дату издания документа и его номер.

Следующим шагом присваиваем настоящему акту уникальный номер для документооборота и хранения согласно утверждённой номенклатуре дел, дату (число, месяц, год) его составления. Затем указываем конкретное место приёмки товара, ссылаемся на сопроводительную транспортную документацию.

Ниже по документу обозначаем данные о контрагентах:

• наименования компаний;
• фактический адрес;
• номер телефона для связи.

Чуть ниже оставляется ссылка на заключённый договор поставки (дата, номер), указывается конкретный способ доставки, дата отправки, время получения и прочие сведения. На этом первая страницы формы считается заполненной.

Переходя ко второй странице, заполняем таблицу. Здесь члены комиссии должны на основании завеса товара записать его фактические характеристики (масса, количество мест, качество) и сравнить их с данными, отражёнными в сопроводительных документах. Все отклонения прописываются на третьей странице формы ТОРГ-1. В нижней части листа выделено пространство под выводы относительно состояния тары на момент осмотра, обозначение способа определения недостающего товара.

На последней, четвёртой, странице все участники мероприятия должны оставить свои автографы (с расшифровкой). Подписывая документ, лица подтверждают полноту и достоверность прописанных в нём сведений. Здесь же члены комиссии оставляют своё заключение.

Представитель поставщика (или производителя) также расписывается в акте. Отметим, что его полномочия должны быть подтверждены соответствующей бумагой. Речь может идти об уставе общества или оформленной от имени руководителя предприятия доверенности.

Полностью заверенный акт направляется на проверку главбуху, а затем и на утверждение руководителю предприятия. Соответствующая отметка проставляется в шапке акта в специально отведённом на то месте. Директор на основании акта должен принять определённое решение. Речь может идти о приёмке ТМЦ или об их возврате поставщику по тем или иным причинам.

Количество составляемых экземпляров зависит от количества принимающих участие сторон. Всего должно быть написано по одной копии для каждого из контрагентов плюс одна для материально ответственного лица, принявшего товар на хранение.