Учебный отпуск работника: кому его оплачивают, какие документы нужны и что делать при отказе

Работодатель обязан предоставить и оплатить учебный отпуск, если сотрудник получает первое образование соответствующего уровня по заочной или очно-заочной форме. Программа должна иметь государственную аккредитацию, а работник - представить справку-вызов.

Очникам учебные дни обычно предоставляют без сохранения заработка. По совместительству обязательные гарантии действуют только по основному месту работы.

Когда учебный отпуск обязаны оплатить

Учебный отпуск не зависит от желания руководителя или производственной нагрузки. Если условия Трудового кодекса выполнены, работодатель обязан освободить сотрудника от работы на период, указанный в справке-вызове.

Основные правила собраны в главе 26 ТК РФ. Право на оплату обычно возникает при одновременном соблюдении нескольких условий.

Работник должен получать образование соответствующего уровня впервые. Он учится по заочной или очно-заочной форме, успешно осваивает программу, а сама программа имеет государственную аккредитацию. Учебный отпуск предоставляется по основному месту работы.

Например, сотрудник впервые получает высшее образование по заочной форме и принес справку-вызов на сессию. Работодатель обязан предоставить ему отпуск со средним заработком, даже если обучение не связано с занимаемой должностью.

Что означает первое образование соответствующего уровня

Само наличие диплома еще не всегда лишает сотрудника учебных гарантий. Нужно сравнивать именно уровни образования.

Среднее профессиональное образование и высшее образование являются разными уровнями. Поэтому обладатель диплома колледжа может впервые получать высшее образование и пользоваться оплачиваемым отпуском.

Внутри высшего образования также учитывается установленная законом система уровней. Например, обучение в магистратуре после бакалавриата при соблюдении остальных условий не считается обычным повторным получением того же образования.

Если человек уже имеет образование соответствующего уровня и по собственной инициативе получает второе, работодатель не обязан оплачивать сессию. Дополнительные гарантии могут быть предусмотрены коллективным или трудовым договором.

Исключение возможно, когда повторное обучение организовал сам работодатель. Условие о предоставлении гарантий нужно закрепить в письменном трудовом или ученическом договоре. Общий порядок установлен статьей 177 ТК РФ.

Если сотрудник одновременно учится в двух образовательных организациях, обязательные гарантии предоставляются только по одной из них. Учебное заведение выбирает сам работник.

Как подтверждается успешное обучение

Трудовой кодекс не требует приносить работодателю зачетную книжку или справку об отсутствии долгов. Основным подтверждением служит справка-вызов, которую выдает образовательная организация.

Если вуз или колледж допустил студента к сессии и оформил справку-вызов, предполагается, что он продолжает успешно осваивать программу. Работодатель не должен самостоятельно оценивать отметки или требовать пересдать отдельный предмет до отпуска.

После окончания периода обучения образовательная организация заполняет отрывную часть справки. Она подтверждает, что работник действительно находился в учебном заведении в указанные даты.

Отсутствие заполненной отрывной части может вызвать вопросы, но не дает работодателю права заранее отказать в отпуске при наличии правильно оформленного вызова.

Сколько дней оплачивают студенту вуза

При получении высшего образования по заочной или очно-заочной форме оплачиваемый период зависит от курса и цели вызова.

На первом и втором курсах для промежуточной аттестации предоставляется до 40 календарных дней в учебном году. На последующих курсах - до 50 дней. При сокращенном освоении программы на втором курсе также может предоставляться 50 дней.

Для государственной итоговой аттестации оплачивается период продолжительностью до четырех месяцев. Конкретные даты и количество дней указываются в справке-вызове.

Работодатель не вправе самовольно уменьшить этот период. Например, нельзя предоставить только две недели вместо 40 дней со ссылкой на нехватку сотрудников.

Заочнику также один раз в учебном году оплачивается проезд к месту нахождения вуза и обратно. Для этого потребуются билеты и заявление на возмещение расходов.

Сколько дней дают студенту колледжа

При получении среднего профессионального образования применяются другие пределы. Они закреплены в статье 174 ТК РФ.

На первом и втором курсах заочнику или студенту очно-заочной формы оплачивают до 30 календарных дней для промежуточной аттестации. На последующих курсах предоставляется до 40 дней.

На государственную итоговую аттестацию может быть предоставлено до двух месяцев. Точный период определяется учебным планом и справкой-вызовом.

Заочнику колледжа один раз в учебном году компенсируют 50 процентов стоимости проезда к образовательной организации и обратно.

Работники, получающие основное или среднее общее образование по очно-заочной форме, также имеют учебные гарантии. Для итоговой аттестации оплачивается соответственно 9 или 22 календарных дня.

Отдельные правила действуют для аспирантов, ординаторов и ассистентов-стажеров, обучающихся заочно. Им предоставляется 30 календарных дней оплачиваемого отпуска в течение года, а время проезда к месту учебы добавляется к отпуску с сохранением среднего заработка. Эти гарантии закреплены в статье 173.1 ТК РФ.

Когда учебный отпуск не оплачивается

Очная форма обучения сама по себе не лишает работника права отсутствовать на работе. Но предусмотренные законом дни предоставляются без сохранения среднего заработка.

Студенту очной формы вуза дают до 15 календарных дней в учебном году для промежуточной аттестации. Для подготовки и защиты выпускной работы вместе с государственными экзаменами предоставляется до четырех месяцев, а только для государственных экзаменов - до одного месяца.

Очнику колледжа предоставляют до 10 календарных дней на промежуточную аттестацию и до двух месяцев на государственную итоговую аттестацию. Поступающему в вуз дают 15 неоплачиваемых дней, а поступающему в колледж - 10 дней.

Не обязан работодатель оплачивать отпуск и при обучении по программе без государственной аккредитации. Однако право на оплату может быть установлено коллективным договором, трудовым договором или локальным актом.

Оплачивают ли учебный отпуск совместителю

Гарантии в связи с обучением предоставляются только по основному месту работы. Такое правило установлено статьей 287 ТК РФ.

Внешний совместитель не может потребовать от второго работодателя оплачиваемый учебный отпуск на основании той же справки-вызова. Он вправе попросить ежегодный отпуск или дни без сохранения зарплаты, но обязательного согласия работодателя в этой ситуации закон не устанавливает.

Если коллективный или трудовой договор совместителя предусматривает дополнительные гарантии, организация должна выполнить закрепленные в нем условия.

Какие документы нужны

Основной документ - справка-вызов установленной формы. Ее выдает вуз, колледж, школа или другая образовательная организация.

В справке должны быть указаны работодатель, данные сотрудника, форма и курс обучения, цель вызова, даты и количество календарных дней. Также отражаются сведения о государственной аккредитации программы, если она требуется.

Вместе со справкой работник передает заявление. В нем следует указать даты, продолжительность отпуска, название образовательной организации и просьбу сохранить средний заработок либо предоставить неоплачиваемые дни.

Заявление лучше подготовить в двух экземплярах. Один передается работодателю, а на втором нужно получить дату, входящий номер и подпись принявшего сотрудника.

Работодатель оформляет отпуск приказом. Он может использовать собственную форму либо приказ на отпуск по форме Т-6.

Специального срока, за который сотрудник обязан принести справку-вызов, закон не устанавливает. Однако документы следует передать заранее, чтобы бухгалтерия успела рассчитать и перечислить деньги.

Как рассчитывают и выплачивают отпускные

Учебный отпуск оплачивает работодатель, а не СФР и не образовательная организация. На весь предусмотренный законом период сохраняется средний заработок.

Расчет производится по правилам, применяемым к обычным отпускным. Обычно учитываются начисления за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска.

Оплачиваются все календарные дни, попавшие в период справки-вызова. Выходные и нерабочие праздничные дни из него не исключаются и не продлевают отпуск.

Деньги должны быть перечислены не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. Если работник получил справку позже, работодателю нужно оформить и оплатить отпуск максимально быстро, но задерживать предоставление дней из-за собственной процедуры нельзя.

При просрочке дополнительно начисляется денежная компенсация. Для обращения в контрольный орган можно использовать жалобу на задержку отпускных.

Можно ли совместить учебный и ежегодный отпуск

Учебный отпуск не включается в ежегодный и не уменьшает его продолжительность. Эти периоды имеют разные основания.

По соглашению сторон ежегодный отпуск можно присоединить к учебному. Если даты уже совпали, вопрос о переносе ежегодного отдыха лучше оформить отдельно.

Для этого подойдет заявление о переносе отпуска. После согласования работодатель издает приказ о переносе отпуска по инициативе работника.

Нельзя заменять положенный учебный отпуск ежегодным только потому, что у сотрудника остались неиспользованные дни. Такая замена лишает его самостоятельной трудовой гарантии.

Когда работодатель может законно отказать

Отказ будет обоснованным, если работник получает второе образование того же уровня по собственной инициативе, а дополнительные гарантии договором не предусмотрены.

Другие возможные основания - отсутствие государственной аккредитации программы, работа по совместительству, очная форма при требовании именно оплачиваемого отпуска или отсутствие справки-вызова.

Работодатель также вправе проверить правильность документа. Например, в нем могут отсутствовать даты, подпись уполномоченного лица или сведения, позволяющие определить образовательную программу.

При технической ошибке следует обратиться в учебное заведение за исправленной справкой. Руководитель не должен самостоятельно менять даты или количество дней в представленном документе.

Производственная необходимость, отчетный период, нехватка сотрудников и несогласие непосредственного начальника законными основаниями для отказа не являются.

Что делать при незаконном отказе

Сначала нужно получить доказательство подачи заявления и справки-вызова. Если документы передавались устно или через руководителя отдела, подайте их повторно через канцелярию, кадровую систему либо заказным письмом.

Одновременно запросите письменный отказ. Копию приказа и других связанных с отпуском документов работодатель обязан выдать по письменному заявлению. Для этого можно адаптировать служебную записку на предоставление копии документа.

Жалобу можно направить руководителю организации, в государственную инспекцию труда или прокуратуру. В ней нужно указать форму обучения, уровень образования, сведения об аккредитации и даты справки-вызова.

Для обращения в контрольный орган также подойдет общая жалоба в трудовую инспекцию. Приложите заявление, справку-вызов, письменный ответ и доказательство их вручения.

Если отпуск предоставили, но средний заработок не выплатили, можно направить жалобу о невыплате заработной платы. В требования следует включить отпускные и компенсацию за каждый день задержки.

Как обратиться в суд

Работник вправе обратиться в районный или городской суд, не дожидаясь окончания проверки трудовой инспекции. Иск можно подать по месту жительства сотрудника, адресу работодателя или месту исполнения трудового договора.

По спору о самом праве на отпуск применяется общий трехмесячный срок со дня, когда работник узнал об отказе. По требованию о взыскании невыплаченных отпускных срок составляет один год со дня, когда деньги должны были быть перечислены.

Для взыскания суммы можно использовать исковое заявление о взыскании заработной платы, дополнив его расчетом среднего заработка и компенсации за задержку.

Работник освобожден от государственной пошлины и судебных расходов. Одновременно можно потребовать компенсацию морального вреда, если незаконный отказ нарушил его право на обучение.

Не следует ждать ответа инспекции до истечения судебного срока. Обращение в контрольный орган само по себе не приостанавливает его течение.

Учебный отпуск предоставляется не по усмотрению работодателя. Если сотрудник впервые получает образование соответствующего уровня, учится по подходящей форме и представил справку-вызов, организация обязана оформить отпуск и своевременно выплатить средний заработок.

FAQ: учебный отпуск работника

Кто оплачивает учебный отпуск - работодатель или СФР?

Средний заработок выплачивает работодатель. СФР учебные отпускные не назначает и не возмещает.

Оплатят ли сессию при втором высшем образовании?

По общему правилу нет. Оплата возможна, если работника направил работодатель и соответствующие гарантии закреплены в письменном трудовом или ученическом договоре.

Может ли работодатель отказать из-за большого объема работы?

Нет. Производственная необходимость не отменяет обязательный учебный отпуск при наличии справки-вызова и соблюдении остальных условий.

Положен ли оплачиваемый отпуск студенту очной формы?

Нет. Для очников предусмотрены обязательные дни без сохранения заработной платы. Работодатель может установить более выгодные условия в договоре.

Нужно ли включать учебный отпуск в график отпусков?

Нет. Его предоставляют на основании справки-вызова, поэтому заранее включать период сессии в ежегодный график не требуется.