Приказ на отпуск – нормативный акт внутреннего документооборота предприятия, позволяющий работнику воспользоваться гарантированным ему конституцией и трудовым кодексом РФ правом на отдых. Разберём что из себя представляет этот документ и как правильно его составить.
Файлы для скачивания:
Когда издаётся приказ
Всем работникам, трудящимся в организациях (бюджетных или частных) по трудовому договору, гарантируется право на отдых. Одна из форм его реализации – это отпуск. Существует несколько видов отпусков, предусмотренных трудовым законодательством: ежегодный оплачиваемый отпуск, отпуск без содержания, декретный отпуск и так далее. Вне зависимости от причины отправления работника на заслуженный отдых, руководитель организации обязан издать распоряжение о предоставлении работнику законного отпуска.
Предоставление отпусков работникам подробно регулируется Главой 19 Трудового кодекса РФ.
Форма документа
Законом предусмотрено две формы приказа на отпуск: форма Т-6 и форма Т-6а. По своей природе они отличаются лишь количеством отправляемых на отдых работников. Форма Т-6а предназначена для отправки в отпуск сразу нескольких сотрудников организации, а форма Т-6 рассчитана на одного работника. Зачастую предприятия пользуются именно формой Т-6 даже при необходимости оформить документ на нескольких сотрудников.
Закон не обязывает пользоваться вышеуказанными формами, но рекомендует их придерживаться. Организация вправе разработать форму распоряжения самостоятельно с соблюдением всех необходимых моментов.
Для того чтобы воспользоваться формой Т-6 или разработанной на предприятии фирменной формой, её сначала необходимо утвердить соответствующим распоряжением руководителя организации. Только после проведения такой процедуры можно использовать бланк.
Кто занимается составлением документа
Хоть и распоряжение на отпуск сотрудника издаётся от имени руководителя организации, на крупных предприятиях заполнением форм и сбором документов занимается кадровая служба. В силу того, что работнику положен отпуск каждый год, у руководителя не хватит времени заниматься этим самостоятельно и в одиночку.
Прилагающиеся документы
Для отправки работника в отпуск необходимо наличие определённых оснований.
Во-первых, график отпусков. Документ составляется на предприятии на календарный год вперёд и каждому работнику выделены определённые даты под отпуск. Время отдыха можно разбить на несколько частей и отдохнуть не 28 положенных дней за раз, а два раза по 14.
Во-вторых, это заявление работника на предоставление ему отпуска. Документ должен быть предоставлен в кадровую службу за 15 календарных дней до планируемого отпуска. Сотрудник может от него отказаться и получить за это материальную компенсацию.
Также в зависимости от вида предоставляемого отпуска в качестве приложений могут идти и другие документы. Это может быть справка из учебного учреждения о назначении сессионного периода (для ученического отпуска), документ из больницы, подтверждающий беременность с ожидаемой датой рождения ребёнка (для декретного отпуска) и так далее. Для каждого вида отпуска предусмотрен определённый перечень документов.
Пошаговая инструкция по заполнению формы Т-6
Первым делом в шапке документа необходимо указать наименование предприятия-работодателя, а также код организации в соответствии с классификатором (можно посмотреть в учредительных документах). Затем настоящему распоряжению присваивается номер для документооборота на предприятии, и указывается дата его составления. С реквизитами закончили и можно переходить к основной части приказа.
Здесь следует указать какому именно сотруднику предоставляется отпуск. Отмечаем следующие моменты:
- ФИО сотрудника полностью;
- в каком структурном подразделении организации трудится работник;
- должность сотрудника, занимаемая на предприятии;
- табельный номер.
Под информацией о работнике необходимо указать за какой рабочий период полагается отпуск. Иными словами, отмечаем срок, в течение которого работник не был в отпуске.
Далее форма предлагает несколько вариантов предоставления отпуска:
- под буквой А предлагается вариант с ежегодным оплачиваемым отпуском, полагающимся каждому работнику;
- под буквой Б - все иные виды отпуска. В некоторых случаях заполняются оба эти блока. Например, работник может быть отправлен в обычный отпуск и сразу после в учебный;
- в строках напротив буквы В указываем итоговое число календарных дней отдыха, получившееся при сложении дней из пунктов А и Б.
Выбираем нужный нам и приступаем к заполнению. Самый распространённый вариант – это, конечно, ежегодный оплачиваемый отпуск. В этом случае заполняем только строки напротив буквы А и дублируем значения в блок под буквой В.
Для примера разберём учебный. Чтобы отправить работника в учебный отпуск необходимо предоставление со стороны сотрудника справки-вызова из образовательного учреждения. Работник получает её в ВУЗе (техникуме) самостоятельно. В ней должен быть указан период, в течение которого в учреждении будут проходить образовательные мероприятия. Срок отдыха будет зависеть от каждого конкретного случая. Например, для поступления в ВУЗ предоставляется срок в 15 календарных дней без сохранения заработной платы. Вносим необходимый срок в соответствующее графу и ниже указываем в какие числа года работнику полагается отпуск.
Примерный образец:
Заполнение формы Т-6 окончено и остаётся лишь подписать распоряжение. Документ заверяет своим автографом руководитель организации, отправляя работника в отпуск, и, непосредственно, сам работник. Подпись директора обязательно нужно расшифровать.
Перед подписанием приказа работник должен быть ознакомлен с его содержанием. Сделать это можно посредством прочтения распоряжения сотруднику вслух или дав ему ознакомиться с документом лично. Оставляя свой автограф, работник соглашается на отдых.
Последней записью в распоряжении будет дата его подписания директором предприятия. После этого документ можно считать действительным.
Распоряжение составляют в одном экземпляре. Приказ на ежегодный оплачиваемый или ученический отпуск подлежит хранению в архиве организации в течение 5 лет. По истечению этого срока документ может быть уничтожен.
