Заявление о переносе отпуска – это документ, в соответствии с которым работник просит работодателя по тем или иным причинам сместить время отдыха сотрудника. Вне зависимости от причин процедура должна оформляться в соответствии с законом.
Файлы для скачивания:
График отпусков
Трудовой закон напрямую обязывает организацию-работодателя иметь в своих локальных нормативных актах график отпусков. Этот документ включает в себя время отдыха каждого сотрудника на предприятии. Составляется кадровой службой и подписывается руководителем организации. Учитывать мнение работников необязательно, однако хороший начальник всегда поинтересуется мнением подчинённых. Конечно, угодить всем не получится, но директор может хотя бы попытаться сделать всё возможное.
С утверждённым графиком каждый работник знакомится под подпись. Заверяя документ, сотрудник соглашается с обозначенными в нём датами и подтверждает, что ему понятно значение локального акта.
График составляется за две недели до наступления календарного года, на который и составлен документ. Работник должен быть поставлен в известность о точном времени своего ежегодного оплачиваемого отпуска за две недели до его начала.
Внесение изменений в график подразумевает собой довольно объёмную работу. Придётся сдвигать отпуск другим сотрудникам, так как изначально документ был выстроен таким образом, чтобы отпуска не мешали полноценной работе предприятия. Необходимо будет провести перерасчёт резервных средств, выделенных на отпуска. Например, организация планировала выплатить отпускные в ноябре, а придётся их выплатить в мае. В процедуре совместно участвуют сотрудники бухгалтерии и кадровой службы. Как можно понять из вышеизложенного, работодатель не очень хочет вносить изменения в график.
Перенос отпуска по инициативе работника
Закон о труде предусматривает возможность для работника скорректировать время своего отпуска. Делается это в согласовании с работодателем. Однако окончательное решение в любом случае будет стоять за руководителем. Начальник не обязан удовлетворять просьбу сотрудника. Согласие будет являться проявлением доброй воли. Для получения одобрения работнику следует описать причину переноса. Если она устроит руководство фирмы, график может быть скорректирован.
Однако трудовой закон выделяет отдельные категории работников, которым нельзя отказать в смещении сроков отпуска. Их довольно много, приведём некоторых из них:
- несовершеннолетние (до 18 лет);
- родители несовершеннолетнего ребёнка-инвалида (до 18 лет);
- почётные доноры;
- супруг военнослужащего лица;
- и другие.
Отказ вышеперечисленным группам сотрудников будет являться незаконным. Такое решение руководителя можно легко оспорить в судебном или досудебном порядке.
Процедура смещения сроков отдыха
Так как речь идёт о переносе отпуска по инициативе работника, своё начало процедура берёт с его заявления. Сотрудник в документальной форме просит у работодателя перенести его ежегодный оплачиваемый отпуск.
Затем руководитель рассматривает заявление и принимает решение: одобрять прошение или же нет. По итогу принятого решения издаётся соответствующее распоряжение от имени директора организации, в котором:
- переносится срок;
- указываются причины переноса;
- уведомляется бухгалтерия и кадровая служба о необходимости внесения изменений в график отпусков.
Затем уже утверждается новый график с внесёнными изменениями.
Работник знакомится с приказом под подпись, подтверждая факт ознакомления. На этом процедуру можно считать завершённой.
Форма документа
Заявление о переносе отпуска не имеет общеобязательной унифицированной формы для составления. Оно пишется работниками в свободной форме. Написать можно как от руки при помощи шариковой ручки, так и на компьютере. Вариант изложения текста не имеет значения.
В отделе кадров организаций могут быть предусмотрены бланки для заявлений сотрудников. Это крайне удобно, так как работник может крайне быстро и правильно написать бумагу на имя руководителя. Сотрудник кадровой службы поможет в заполнении формы.
Однако если формы не оказалось, заявление можно написать на пустом листе бумаги формата А4. Составленный документ передаётся лично руководителю компании, начальнику структурного подразделения или кадровику. Это зависит от размеров фирмы и её структуры.
Не страшно, если в документе работник допустит ошибки. Так как форма не предусмотрена, непонятно что именно считать за ошибку. Руководитель в любом случае должен рассмотреть прошение и принять решение.
Объясняем, как составить заявление «на пальцах»
Для удобства составления и оптимизации процесса разобьём документ на три структурных элемента: шапка, просительная часть и подпись.
Начинаем с шапки. В ней необходимо указать, кому и от кого подаётся прошение. Для этого следует в дательном падеже отметить ФИО руководителя предприятия, его должность в организации и наименование юридического лица (или ИП). Затем та же информация указывается о работнике, подающем заявление.
Ниже по документу по центру листа бумаги пишется слово «заявление». С этого момента и начинается просительная часть. В ней необходимо мотивировать просьбу. Будет не лишним сослаться на Трудовой кодекс, при наличии законных оснований для переноса. Если работник не попадает в льготную категорию, причина должна быть крайне веской. Следует указать даты отпуска в соответствии с графиком отпусков и предложить новые. Обязательно отмечаем точное количество календарных дней.
Под прошением пишется дата подачи заявления и подпись работника-заявителя (с расшифровкой). Документ передаётся руководителю лично или через посредника. Дальнейшее развитие событий зависит только от решения руководства. В случае положительного ответа работник будет ознакомлен с соответствующим распоряжением под подпись. В такой ситуации новые даты можно считать утверждёнными.
