С 1 сентября 2026 года работодатели должны применять новые формы уведомлений МВД о приеме и увольнении иностранных работников. Они утверждены приказом МВД России от 12 мая 2026 года № 290. Срок подачи остается прежним - не более трех рабочих дней.
Старые бланки, утвержденные приказом МВД № 536, с этой даты использовать рискованно. Нарушением считается не только неподача документа, но и несоблюдение установленной формы.
Какие формы вводятся с 1 сентября 2026 года
Новый приказ МВД России от 12 мая 2026 года № 290 утверждает сразу несколько документов для работы с иностранцами. Для обычного работодателя главными будут два приложения:
- приложение № 7 - уведомление о заключении трудового договора или договора ГПХ;
- приложение № 8 - уведомление о прекращении или расторжении такого договора.
Порядок заполнения и направления этих документов содержится в приложении № 9. Приказ вступает в силу 1 сентября 2026 года и будет действовать до 1 сентября 2032 года.
Термины «прием» и «увольнение» используются в быту. Юридически МВД уведомляют именно о заключении и прекращении трудового или гражданско-правового договора.
Общий порядок оформления разобран в статье об иностранных работниках в 2026 году.
Кого касается обязанность уведомлять МВД
Уведомление подает работодатель или заказчик работ и услуг. Обязанность действует при заключении договора с иностранным гражданином или лицом без гражданства.
Правило распространяется не только на организации и ИП. Уведомлять МВД должны также физические лица, нотариусы, адвокаты и другие заказчики, которые законно привлекают иностранца к работе.
Статус самого работника принципиального значения не имеет. Уведомление требуется по иностранцам с патентом, разрешением на работу, РВП или видом на жительство, а также по гражданам государств ЕАЭС.
То, что гражданину Армении, Беларуси, Казахстана или Кыргызстана не нужен патент, не отменяет уведомление МВД. Основание обязанности закреплено в статье 13 Федерального закона № 115-ФЗ.
Уведомление подается отдельно на каждого иностранца. Нельзя составить один общий документ сразу на нескольких принятых работников.
Что изменилось в уведомлении о приеме
Форма о заключении договора по-прежнему содержит сведения о работодателе, иностранном гражданине, его паспорте, патенте или разрешении на работу, профессии и месте работы.
Главное практическое изменение - в новом уведомлении нужно указывать срок действия трудового или гражданско-правового договора. Для срочного договора переносится конкретная дата окончания. Для бессрочного указывается, что он заключен на неопределенный срок.
Сведения в уведомлении должны полностью совпадать с договором и документами иностранца. Различия в написании фамилии, номере паспорта, дате договора или адресе работы создают риск признания уведомления ненадлежащим.
При трудоустройстве кадровик сначала проверяет документы, заключает договор и при необходимости оформляет приказ о приеме на работу по форме Т-1. Специальные сведения, которые включаются в трудовой договор с иностранцем, перечислены в статье 327.2 ТК РФ.
Срок уведомления считается от даты заключения договора, а не от первого выхода на смену. Поэтому подписание договора заранее может запустить трехдневный срок еще до фактического начала работы.
Что изменилось в уведомлении об увольнении
При прекращении трудового договора применяется приложение № 8 к приказу № 290. Уведомление подается независимо от причины увольнения.
Это может быть собственное желание работника, соглашение сторон, окончание срочного договора, сокращение, дисциплинарное основание или специальное основание для иностранца.
При обычном кадровом оформлении можно использовать приказ об увольнении работника по форме Т-8. Общие правила прекращения договора установлены статьей 84.1 ТК РФ.
Если прекращается договор ГПХ, уведомление также обязательно. Значение имеет прекращение договора на выполнение работ или оказание услуг, а не наличие трудовых отношений.
Специальные основания увольнения иностранцев перечислены в статье 327.6 ТК РФ. Например, договор может прекращаться после окончания патента или аннулирования разрешительного документа.
Отдельное согласие на обработку персональных данных
С 1 сентября 2026 года к уведомлению нужно прикладывать отдельное согласие на обработку персональных данных. Рекомендуемые образцы предусмотрены приложениями № 2 и № 3 к новому порядку.
Один образец предназначен для уведомления о заключении договора, второй - для его прекращения. Согласие содержит данные подписанта, получателей информации, цель обработки, дату и подпись.
Не следует использовать общее кадровое согласие вместо рекомендуемого документа без проверки его содержания. Новые образцы прямо связаны с передачей конкретного уведомления в МВД.
Подробнее требования к документу разобраны в статье о согласии на обработку персональных данных. Согласие должно оформляться отдельно от других подписываемых документов, что предусмотрено статьей 9 Закона о персональных данных.
Компании также стоит проверить внутренние обязанности ответственных сотрудников. Для этого подойдет приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных.
Как считать три рабочих дня
Уведомление направляется не позднее трех рабочих дней с даты заключения или прекращения договора. День самого события в срок не включается, отсчет начинается со следующего рабочего дня.
Например, если договор заключен в понедельник, при обычной пятидневной неделе крайний срок приходится на четверг. Выходные и официальные нерабочие праздничные дни не учитываются.
При увольнении срок считается от даты прекращения договора, указанной в приказе и кадровых документах. Дата подготовки самого уведомления значения не имеет.
Если договор подписан задним числом, безопасно считать срок от указанной в нем даты. Попытка объяснить позднюю подачу реальной датой подписания потребует убедительных доказательств.
Куда направлять уведомление
Документ подается в территориальный орган МВД на региональном уровне по субъекту РФ, где иностранец фактически работает. Адрес регистрации компании может находиться в другом регионе.
Если иностранец законно работает в двух субъектах по специальным правилам, уведомление направляется в МВД каждого региона. При начале работы во втором субъекте действует отдельный трехдневный срок.
Работодатель может выбрать один из трех способов:
- Подать документы непосредственно в подразделение МВД или через уполномоченную организацию.
- Отправить заказным письмом с уведомлением о вручении.
- Направить электронный документ через Госуслуги с предусмотренной электронной подписью.
При личной подаче представитель предъявляет документы о личности и полномочиях. После приема ему должны выдать справку с регистрационными сведениями.
При отправке почтой желательно оформлять опись вложения. Простая квитанция подтверждает отправку конверта, но не всегда доказывает, какой документ находился внутри.
После электронной подачи сохраните сообщение о приеме уведомления. Статус «отправлено» еще не всегда означает, что проверка успешно завершена.
Как заполнить новые формы без ошибок
Документ заполняется на русском языке разборчиво от руки или на компьютере. Зачеркивания, исправления и неофициальные сокращения запрещены.
Все применимые поля должны быть заполнены. Если места не хватает, используется дополнительный лист по рекомендуемому образцу с указанием номера поля и ФИО иностранца.
Уведомление и приложения из двух или более листов прошиваются и нумеруются. На обороте последнего листа указываются количество листов, фамилия, инициалы и подпись представителя.
Перед отправкой нужно сверить:
- написание ФИО с переводом паспорта;
- гражданство, дату рождения и реквизиты паспорта;
- номер и срок патента или разрешения;
- дату, номер, вид и срок договора;
- адрес фактического места работы;
- полномочия подписавшего сотрудника;
- наличие отдельного согласия на обработку данных.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуВ приказе стоит закрепить, кто проверяет документы, заполняет новые формы, контролирует трехдневный срок и хранит подтверждения подачи.
Как перейти со старых форм на новые
До 31 августа 2026 года применяются формы приказа МВД № 536. Начиная с 1 сентября документы нужно готовить по приказу № 290.
Для договора, заключенного в конце августа, трехдневный срок может перейти на сентябрь. Специального переходного исключения для таких случаев новый приказ не устанавливает.
Безопасный вариант - по возможности направить уведомление до 1 сентября. Если документ подается уже после вступления приказа № 290 в силу, следует использовать новую форму и приложить соответствующее согласие.
К 1 сентября работодателю нужно удалить старые шаблоны из кадровой программы, общей папки и локальных инструкций. Иначе сотрудник может случайно отправить привычный бланк.
Что делать при ошибке в уведомлении
Если ошибка обнаружена до отправки, нужно заполнить новый экземпляр. Исправлять неправильную запись от руки нельзя.
Если документ уже принят МВД, следует как можно быстрее направить корректное уведомление и сопроводительное письмо с объяснением. Закон не устанавливает универсальной процедуры аннулирования ранее поданного бланка.
Повторная подача не гарантирует освобождение от штрафа, особенно если трехдневный срок уже закончился. Однако добровольное исправление и подтверждение первоначальной своевременной отправки могут иметь значение при рассмотрении дела.
При отказе подразделения принять надлежаще оформленный документ можно подать жалобу в миграционную службу.
Нужно ли уведомлять после окончания патента
Окончание патента не всегда означает немедленное увольнение. Сначала работодатель обязан отстранить сотрудника от работы и предоставить предусмотренный законом период для восстановления права на труд.
Для оформления подойдет приказ об отстранении иностранного работника из-за окончания патента. После продления документов используется приказ о допуске иностранного работника к работе.
Само отстранение не является прекращением договора, поэтому уведомление об увольнении в этот момент не подается. Оно потребуется, если договор впоследствии действительно прекратят.
Какие штрафы грозят работодателю
Ответственность наступает за неподачу уведомления, пропуск срока, нарушение порядка и использование неправильной формы. Основание закреплено в статье 18.15 КоАП РФ.
Обычные штрафы составляют:
- для граждан - от 2 000 до 5 000 рублей;
- для должностных лиц - от 35 000 до 50 000 рублей;
- для организаций - от 400 000 до 800 000 рублей.
Вместо штрафа деятельность организации могут приостановить на срок от 14 до 90 суток.
В Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях для организации штраф достигает 1 000 000 рублей. Для должностного лица он составляет от 35 000 до 70 000 рублей.
Ответственность рассчитывается по каждому иностранному работнику отдельно. Ошибки в пяти уведомлениях могут привести не к одному, а к нескольким административным делам.
Что проверить работодателю до 1 сентября
Кадровой службе нужно скачать приложения № 7-9 к приказу № 290 и обновить шаблоны. Форму приема следует дополнительно проверить на наличие нового поля о сроке договора.
Отдельно подготовьте два рекомендуемых согласия на обработку персональных данных. Назначьте ответственного, настройте календарь трехдневных сроков и проверьте доступ к Госуслугам.
Полезно провести аудит действующих иностранцев: найти уведомления о приеме, подтверждения их отправки, сведения о патентах и адресах работы. Особое внимание следует уделить договорам ГПХ и гражданам ЕАЭС.
С 1 сентября 2026 года уведомления МВД о приеме и увольнении иностранцев подаются только по новым формам. Главные изменения - поле о сроке договора и отдельные согласия на обработку персональных данных.
FAQ: новые формы уведомлений МВД с 1 сентября 2026 года
Нужно ли уведомлять МВД о приеме гражданина Беларуси?
Да. Освобождение граждан ЕАЭС от патента не отменяет обязанность работодателя сообщить о заключении и прекращении договора.
Нужно ли подавать уведомление по договору ГПХ?
Да. Правило распространяется на договоры выполнения работ и оказания услуг с иностранными гражданами.
Можно ли отправить уведомление МВД через Госуслуги?
Да. При электронном направлении используется предусмотренная порталом электронная подпись. Нужно сохранить сообщение о приеме документа.
Что будет, если после 1 сентября подать старую форму?
МВД может квалифицировать это как нарушение установленной формы уведомления. Лучше немедленно направить новый документ с объяснением, но освобождение от штрафа не гарантируется.
Нужно ли уведомлять МВД при отстранении иностранца?
Нет. Отстранение не прекращает трудовой договор. Уведомление подается, только если договор действительно заключен либо прекращен.