VI. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОЙ АРХИВНОЙ СЛУЖБЕ РОССИИ

6.1.1. Движение документов в Федеральной архивной службе России с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

6.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Федеральной архивной службе России, регламентируются настоящей инструкцией, табелем унифицированных форм документов (при их наличии), положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников аппарата.

6.2.1. Доставка документов в Федеральную архивную службу России осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

6.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

6.3.1. Документы, поступающие в Федеральную архивную службу России на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками отдела документационного обеспечения.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Если при вскрытии конверта будет обнаружено его повреждение, отсутствие документа(ов) или приложений к нему (ним), несоответствие номеров, указанных на конверте, номерам вложенных документов, то об этом составляется акт в двух экземплярах, из них один экземпляр направляется отправителю, а второй хранится в отделе документационного обеспечения.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

Конверты поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к письму или документу в случаях:

когда дата почтового штемпеля имеет значение в качестве доказательства времени отправки или получения документа;

когда на документе или в письме нет адреса отправителя, указанного на конверте.

6.3.2. Документы, адресованные руководству Федеральной архивной службы России, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются начальником отдела документационного обеспечения или лицом, его замещающим, а затем докладываются руководству службы или направляются в подразделения.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания.

Руководству Федеральной архивной службы России передаются документы высших органов власти и управления, документы органов власти и управления субъектов Российской Федерации, архивных учреждений, зарубежная корреспонденция, а также другие важнейшие документы по принципиальным вопросам деятельности службы.

Документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям, передаются в эти подразделения без предварительного доклада руководству Федеральной архивной службы России, если поставленные в них вопросы не носят принципиального характера.

Передача работниками аппарата руководству Федеральной архивной службы России незарегистрированных документов, минуя отдел документационного обеспечения, запрещается.

Документы должны передаваться руководству или непосредственно исполнителям в день их поступления. Правительственные документы с пометкой "Срочно", "Весьма срочно", правительственные телеграммы и срочные факсограммы докладываются руководству немедленно.

Когда в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, последние подбираются и передаются руководству вместе с поступившим документом или соответствующей справкой.

Рассмотрение документов должно производиться в кратчайший срок, как правило, в день их поступления.

Рассмотренные руководством документы возвращаются в отдел документационного обеспечения, где в регистрационно-контрольную форму (далее именуется РКФ) вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение в структурное подразделение под расписку. Работник, получивший документ, расписывается о его получении в РКФ.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

Все документы, рассмотренные руководством Федеральной архивной службы России, передаются из одного подразделения в другое только через отдел документационного обеспечения.

6.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

6.3.4. Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны присылаться с сопроводительным письмом к магнитному носителю. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.

6.4.1. Документы, отправляемые Федеральной архивной службой России, передаются почтовой и электрической связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется отделом документационного обеспечения в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.1997 N 1239 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 40, ст. 4602).

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку.

Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, наличие телефона исполнителя (для отправляемых писем). Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или начальника отдела документационного обеспечения.

6.4.2. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

6.4.3. Телеграммы, составляемые в организации, принимаются сотрудниками отдела документационного обеспечения завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 28.08.1997 N 1108 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 37, ст. 4299).

6.4.4. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

6.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

6.5.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в юридическую службу для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству, а затем в отдел документационного обеспечения, который осуществляет контроль за правильностью их оформления.

Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. Нормативные правовые акты передаются на подпись руководству Федеральной архивной службы России только через отдел документационного обеспечения.

6.5.3. Копии подписанных руководителями распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

6.6.1. Электронная почта устанавливается в структурных подразделениях аппарата Федеральной архивной службы России по распоряжению руководителя службы.

6.6.2. Документ, передаваемый по электронной почте, готовится исполнителем соответствующего структурного подразделения и должен быть оформлен в соответствии с правилами оформления организационно-распорядительной документации. Перед передачей электронного документа исполнитель распечатывает электронный документ на бумажный носитель и передает его на подпись соответствующему должностному лицу. После подписания документа он подлежит регистрации в отделе документационного обеспечения. Регистрационный номер документа переносится исполнителем документа в электронный документ, предназначенный для передачи по электронной почте. Лицу, обслуживающему электронную почту, исполнитель передает документ, записанный на дискету, и его бумажную копию. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку, подготовленным исполнителем.

После осуществления передачи сообщения по электронной почте лицо, осуществившее передачу, в верхнем правом углу бумажной копии делает пометку: "Передано по электронной почте", проставляет дату передачи и свою подпись. После чего бумажная копия документа передается исполнителем в отдел документационного обеспечения для подшивки в дело, с указанием номера дела по номенклатуре дел.

6.6.3. Электронные сообщения, получаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях. Лицо, обслуживающее электронную почту, распечатывает поступивший документ объемом не более 3 страниц на бумажный носитель. В верхнем правом углу проставляет штамп или пишет от руки "электронная почта" и передает его для регистрации в отдел документационного обеспечения. В отделе документационного обеспечения этот документ регистрируется в порядке, установленном для работы с документами на бумажных носителях.

В случае, если объем поступившего сообщения превышает 3 страницы машинописного текста, документ копируется на дискету, дискета передается для распечатки в отдел-исполнитель данного документа. В отделе-исполнителе документ распечатывается и передается для регистрации в отдел документационного обеспечения, где регистрируется и докладывается руководству в установленном порядке.

Дискета, после распечатки электронного документа, возвращается лицу, обслуживающему электронную почту.

6.6.4. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов. В исключительных случаях допускается передавать документы объемом до 10 листов;

документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения и начальником отдела документационного обеспечения. В случае передачи документов объемом более 5 листов заявка визируется у заместителя руководителя Федеральной архивной службы России. Заявки хранятся в течение одного года;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования"; указы и распоряжения Президента Российской Федерации, а также постановления, распоряжения и поручения Правительства Российской Федерации;

не подлежат передаче по каналам факсимильной связи объемные документы (доклады, инструкции и т.д.).

6.6.5. Документ, отправляемый по факсимильной связи, оформляется следующим образом:

на передаваемом документе в верхнем правом углу проставляется отметка "Факс с досылкой" или "Факс без досылки";

в нижнем левом углу лицевой стороны последнего листа документа указываются фамилия и номер телефона исполнителя;

подписанный документ регистрируется (проставляется исходящий номер и дата) и передается лицу, обслуживающему факсимильный аппарат, для отправки.

6.6.6. Подлежащий передаче документ учитывается оператором в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки.

Поступившие факсограммы учитываются оператором в журнале с присвоением им порядкового номера, затем регистрируются в установленном порядке. Факсограммы передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно.

Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в отделе документационного обеспечения, осуществляется начальником отдела.

6.7.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по РКФ по месту регистрации документов.

Результаты учета количества документов обобщаются отделом документационного обеспечения и после окончания календарного года представляются руководству Федеральной архивной службы России.

6.7.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно. Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме (Приложение N 14). По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж.

6.8.1. Руководители структурных подразделений Федеральной архивной службы России обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

6.8.2. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством Федеральной архивной службы России, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.

6.8.3. При исполнении документа, не требующего подготовки письменного ответа, исполнитель делает отметки на документе об оперативном решении вопроса с указанием номера телефона, фамилии лица, с кем было принято решение, его результата и даты исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

6.8.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту, достоверность и содержание информации, использованной при подготовке документа.

6.9.1. Подготовка и направление ответов на обращения и запросы депутатов разных уровней осуществляется Федеральной архивной службой России в соответствии с законодательством Российской Федерации о статусе депутата.

6.9.2. В качестве обращения и запроса рассматривается письмо, написанное на бланке депутата, имеющее подпись депутата и дату.

При обращении депутата в Федеральную архивную службу России должностные лица должны предоставить депутату всю имеющуюся информацию, связанную с его депутатской деятельностью.

Обращения и запросы депутатов ставятся на контроль.

При обращении депутата должностные лица безотлагательно (а при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 дней со дня получения обращения) дают ответ на это обращение и предоставляют запрашиваемые документы или сведения. При этом сведения, составляющие государственную тайну, предоставляются в порядке, установленном федеральным законом о государственной тайне.

Должностное лицо, которому направлен запрос депутата, должно дать ответ на него в письменной форме не позднее чем через 30 дней со дня его получения или в иной, согласованный с инициатором запроса, срок.

6.9.3. В случае необходимости проведения в связи с обращением или запросом дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов следует сообщить об этом автору обращения или запроса в 3-дневный срок со дня его получения. Окончательный ответ депутату представляется не позднее 30 дней со дня поступления обращения или запроса.

6.9.4. Должностное лицо, которому направлен парламентский запрос, должно дать ответ на него в устной (на заседании соответствующей палаты Федерального Собрания Российской Федерации) или письменной форме не позднее чем через 15 дней со дня получения парламентского запроса или в иной, установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации, срок. Ответ должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен парламентский запрос, либо лицом, временно исполняющим его обязанности.

6.9.5. Прием, обработка и направление поступающих обращений и запросов депутатов осуществляется службой отделом документационного обеспечения Федеральной архивной службы России в соответствии с установленным порядком работы с поступающими документами.

6.9.6. В структурных подразделениях Федеральной архивной службы России по обращениям и запросам в соответствии с указаниями руководства оперативно готовятся проекты ответов, а в необходимых случаях проекты поручений соответствующим организациям.

6.9.7. Отдел документационного обеспечения анализирует количество, характер и содержание обращений и запросов депутатов и информируют об этом руководство Федеральной архивной службы России.

6.10.1. Делопроизводство по заявлениям, предложениям и жалобам граждан, поступившим в Федеральную архивную службу России, ведется отдельно от делопроизводства по общей корреспонденции.

6.10.2. Письменные обращения граждан Российской Федерации, поступившие в адрес руководства Федеральной архивной службы России, регистрируются секретарем руководителя службы.

6.10.3. Письменные обращения граждан, поступившие из-за рубежа, регистрируются в отделе документационного обеспечения.

6.10.4. Все без исключения обращения граждан, направленные на рассмотрение в Федеральную архивную службу России из вышестоящих органов власти Российской Федерации и требующие информирования этих органов о результатах рассмотрения поставленных в них вопросов, а также все без исключения жалобы граждан, в обязательном порядке, ставятся на контроль.

6.10.5. Зарегистрированные обращения граждан в зависимости от содержащихся в них вопросов докладываются соответственно руководителю Федеральной архивной службы России, его заместителям или направляются в структурные подразделения аппарата. Обращения и жалобы граждан, поставленные на контроль, докладываются непосредственно руководителю службы.

6.10.6. Социально-правовые запросы граждан рассматриваются в Управлении использования архивных документов, при необходимости направляются в соответствующее архивное учреждение для организации поиска необходимых (запрашиваемых) документов. При этом заявитель в десятидневный срок информируется Управлением использования архивных документах о принятых мерах.

6.10.7. Обращения граждан, не требующие обращения в архивы, рассматриваются в структурных подразделениях в срок не более 15 дней со дня их регистрации, а письма, требующие дополнительного изучения и проверки, - в срок до одного месяца.

6.10.8. К рассмотрению не принимаются обращения, содержащие оскорбительные выражения, не поддающиеся прочтению, лишенные какого-либо смысла и анонимные.

6.10.9. Рассмотрение письменного обращения считается законченным, если по нему приняты необходимые меры, а автору обращения дан письменный ответ о принятом решении. Обращения граждан после их исполнения должны быть возвращены в отдел документационного обеспечения (секретарю руководителя службы) с копией ответа заявителю для подшивки в дело в соответствии с номенклатурой дел.

6.10.10. Контроль за своевременным и полным рассмотрением письменных обращений граждан, поступивших на исполнение в структурные подразделения, осуществляют руководители этих подразделений.

6.10.11. Контроль за сроками исполнения обращений, поставленных на контроль, осуществляет отдел документационного обеспечения.

6.10.12. Информационно-справочную работу по поступившим от граждан обращениям социально-правового характера ведет подразделение по работе с обращениями граждан. Подразделение по работе с обращениями граждан осуществляет анализ и обобщение вопросов, поставленных гражданами в обращениях, оперативно и периодически представляет информацию руководству Федеральной архивной службы России.