5.2. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОЙ АРХИВНОЙ СЛУЖБЕ РОССИИ

При подготовке организационно-распорядительных документов работники Федеральной архивной службы России обязаны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенные ниже.

5.2.1. Наименование организации - автора документа

Наименование службы должно соответствовать наименованию, закрепленному в Положении о ней - Федеральная архивная служба России (Росархив). Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

5.2.2. Наименование вида документа

Название вида документа указывается на всех документах, кроме письма. Наименование вида документа (приказ, докладная записка, протокол, решение, акт и т.д.) обуславливает особенности изложения содержания и построения текста.

5.2.3. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно двумя или более органами федеральной исполнительной власти, должны иметь одну (единую) дату.

Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2000 г.), а в остальных случаях - цифровой, в следующей последовательности: день, месяц, год (29.04.2000).

5.2.4. Регистрационный номер документа

Требования к оформлению регистрационных номеров изложены в подразделе 7.1 "Регистрация документов".

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту, в порядке указания авторов в документе (слева направо).

5.2.5. Ссылка на регистрационный номер и дату

Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос, и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Она помещается в специально отведенном месте бланка. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.

5.2.6. Отметка о юридическом статусе документа

Отметку о юридическом статусе документа (для служебного пользования - ДСП, конфиденциально - КФД, копия, проект, версия и др.) проставляют без кавычек в правом верхнем углу на первом листе документа.

5.2.7. Адресование документа

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению, без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

                                                      Министерство культуры
                                                      Российской Федерации

                                                      Управление делами

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

Например:

                                                   Министерство образования
                                                   Российской Федерации

                                                   Управление делами

                                                   Ведущему специалисту
                                                   А.И.Петрову

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:

                                                           Директору РГАНТД

                                                           А.С.Шапошникову

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:

                                                  Калинину И.П.

                                                  ул. Садовая, д. 5, кв. 12
                                                  Киреевский р-н, г. Липки
                                                  Тульская обл., 301264

5.2.8. Утверждение документа

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Документы утверждаются Руководителем или заместителями Руководителя Федеральной архивной службы России, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в документах.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

                                       УТВЕРЖДАЮ

                                       Руководитель Федеральной
                                       архивной службы России
                                       ________________ ___________________
                                       (личная подпись) (инициалы, фамилия)
                                       16.10.2000

При необходимости дополнительных предписаний и разъяснений документ может утверждаться приказом Федерального органа исполнительной власти.

                                                       УТВЕРЖДЕНО

                                                       Приказом Росархива
                                                       от 16.10.2000 N 1505

5.2.9. Резолюция

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему представляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

5.2.10. Заголовок к тексту документа

Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос "о чем?" - "о выделении...", "об изменении..." и т.д.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.

5.2.11. Оформление приложений к документу

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

    Приложения: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.
                2. Проект... на 8 л. в 3 экз.

Если к письму прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 14.06.2000 N 2/156 и приложение к нему, всего на 30 л.

Отметка о наличии приложения к распорядительному документу оформляется следующим образом:

если в тексте распорядительного документа дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже дается ссылка на соответствующий распорядительный документ, его дату и номер.

Например:

                                                        ПРИЛОЖЕНИЕ
                                                        к приказу Росархива
                                                        от 17.05.2001 N 55

если в тексте распорядительного документа дается формулировка "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.), на приложении в правом верхнем углу проставляется гриф утверждения со ссылкой на нормативный акт, его дату и номер.

Например:

                                                     УТВЕРЖДЕНО

                                                     Приказом Федеральной
                                                     архивной службы России
                                                     от 15.05.2001 N 77

содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием документа, его даты и номера.

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Допускается выражение ПРИЛОЖЕНИЕ N, наименование документа, его дату и регистрационный номер центрировать относительно самой длинной строки.

Например:

                                                           ПРИЛОЖЕНИЕ N 2

                                                        к приказу Росархива
                                                         от 15.05.2001 N 88

Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.

5.2.12. Подпись документа

Документы, направляемые в вышестоящие органы, руководителям федеральных органов представительной и судебной власти, руководителям субъектов Российской Федерации, в высшие органы власти государств - участников СНГ, подписываются руководителем Федеральной архивной службы России или, по его поручению, первым заместителем руководителя.

Документы, направляемые в федеральные органы исполнительной власти, подчиненным и сторонним организациям, гражданам, подписываются руководителем или его заместителями, а также руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

При подписании документов членами комиссий указываются не должности, а обязанности лиц в комиссии, подписывающих документ:

    Председатель комиссии         подпись             С.В.Петров
    Члены комиссии                подпись             М.А.Иванов
                                  подпись             А.В.Сергеев

Документы коллегиальных органов (решения коллегии, постановления совета директоров, протоколы и др.) подписывают два лица - председатель и секретарь коллегиального органа.

5.2.13. Согласование документа

Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.

Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (отв. исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения работникам Федеральной архивной службы России, ими должны быть завизированы.

Визы включают в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного правого акта. На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

    Замечания прилагаются
    Личная подпись                   А.С.Иванов
    28.10.2000

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

Согласование проекта документа проводится с органами управления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, - внешнее согласование.

Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.

Например:

    СОГЛАСОВАНО
    Заместитель министра путей сообщения
    Российской Федерации
    ________________ ___________________
    (личная подпись) (инициалы, фамилия)
    30.09.2000

    СОГЛАСОВАНО
    Письмо Росархива
    от 30.09.2000 N 01-15/155-К

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

с должностными лицами Федеральной архивной службы России;

с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

с федеральными органами государственной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;

с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

5.2.14. Удостоверение документа печатью

На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится оттиск печати.

Федеральная архивная служба России имеет печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (гербовая печать) и со своим наименованием, а также иные печати и штампы. Печати с наименованием структурных подразделений (без изображения государственной символики) могут иметь только те подразделения, которые получили это право по приказу Руководителя службы. Наличие печати у структурного подразделения должно быть зафиксировано в положении о структурном подразделении.

Гербовая печать ставится на документах, где воспроизведение оттиска гербовой печати специально предусматривается нормативными актами.

Гербовой печатью Федеральной архивной службы России удостоверяются личные подписи руководителя, первого заместителя и заместителей руководителя в случаях, если их подпись требует заверения. Примерный перечень документов, на которые ставится печать, приведен в Приложении N 13.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть должности лица, подписавшего документ.

На документах финансового характера оттиск печати проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения печати обозначается символом "М.П.", без захвата наименования должности и подписи.

5.2.15. Заверение копий документов

Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. Федеральная архивная служба России может выдать копии только тех документов, которые создаются в аппарате.

При решении дел, касающихся приема граждан на работу, удовлетворения их трудовых и других прав, при формировании личных дел допускается изготовление копий документов, выданных другими организациями и необходимых для решения соответствующих вопросов (копии дипломов, свидетельств об образовании, свидетельств о браке и т.д.), в соответствии с действующим законодательством.

При оформлении копии с документа, касающегося прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку о том, кому и когда она выдана, а на самой копии - отметку, что подлинник хранится в данной организации.

Копия с документа воспроизводится рукописным, машинописным способами или на ксероксе.

При изготовлении копии рукописным или машинописным способами текст документа перепечатывается полностью, включая элементы бланка подлинника. На первом листе копии документа ставится отметка "Копия".

Копия должна быть заверена должностным лицом, удостоверяющим полное соответствие подлиннику. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно" (без кавычек); должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

    Верно

Начальник отдела
документационного обеспечения       Личная подпись              И.О.Фамилия
25.05.2001

При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.

Печати ставятся на копиях документов (включая ксерокопии) для удостоверения их соответствия подлинникам.

На копиях документов, остающихся в деле, должность сотрудника, заверившего копию, его инициалы и фамилию допускается не ставить.

Организационно-распорядительные документы, за исключением документов по личному составу, заверяются отделом документационного обеспечения.

Документы по личному составу заверяются отделом кадров.

Документы по финансовой деятельности заверяются Финансово-экономическим отделом.

5.2.16. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает фамилию (фамилия, имя, отчество) исполнителя, номер его телефона, например:

Максимова Нина Сергеевна

928 88 14

или

Максимова

928 88 14

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

5.2.17. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ; дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.