X. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОЙ АРХИВНОЙ СЛУЖБЕ РОССИИ

Документы Федеральной архивной службы России являются федеральной собственностью и после проведения в установленном порядке экспертизы их ценности подлежат обязательной передаче на государственное хранение в Государственный архив Российской Федерации, как государственная часть Архивного фонда Российской Федерации.

Для хранения документов Государственной части Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение в Федеральной архивной службе России функционирует архив.

Подготовка документов к передаче на хранение в архив Федеральной архивной службы России включает работу Управления комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства и лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

10.1.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

10.1.2. Экспертиза ценности документов в Федеральной архивной службе России на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив.

10.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Федеральной архивной службе России создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее именуется ЦЭК).

10.1.4. Функции и права ЦЭК, а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются руководителем Федеральной архивной службы России (для ЦЭК).

10.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется Управлением комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства совместно с ЦЭК (ЭК) и ведущими специалистами структурных подразделений.

10.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Федеральной архивной службы России; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

10.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Федеральной архивной службы России путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Федеральной архивной службы России.

10.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

10.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

10.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

10.1.11. В каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством Управления комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства. По этим описям документы сдаются в архив Федеральной архивной службы России.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Федеральной архивной службы России, которую готовит архив Федеральной архивной службы России и по которой он сдает дела на государственное хранение в Государственный архив Российской Федерации.

10.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (Приложение N 22) и представляются в архив Федеральной архивной службы России через два года после завершения дел в делопроизводстве.

10.1.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

10.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом, другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

10.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

10.1.16. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем отдела документационного обеспечения и утверждается руководителем структурного подразделения.

10.1.17. Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Федеральной архивной службы России, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

10.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (Приложение N 23) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК Федеральной архивной службы России одновременно. Согласованные ЦЭК Федеральной архивной службы России акты утверждаются руководителем службы только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (далее именуется ЭПК) Государственного архива Российской Федерации, описей дел постоянного хранения; после этого Федеральная архивная служба России имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком.

10.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всей Федеральной архивной службы России. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

10.2.1. Передача дел постоянного хранения в архив Федеральной архивной службой России осуществляется отделом документационного обеспечения, отделом кадров и Финансово-экономическим отделом.

10.2.2. В архив Федеральной архивной службы России передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

10.2.3. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения (кроме дел по личному составу) передаются в архив Федеральной архивной службы России после истечения двухлетнего срока их хранения.

10.2.4. Личные дела лиц, освобожденных от замещения государственных должностей Федеральной архивной службы России в связи с прекращением ими федеральной государственной службы, хранятся в отделе кадров в течение 10 лет со дня освобождения от должности, после чего передаются в архив.

10.2.5. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Федеральной архивной службы России, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

10.2.6. Передача дел в архив Федеральной архивной службы России осуществляется по графику, составленному архивом и утвержденному начальником отдела документационного обеспечения.

10.2.7. В период подготовки дел к передаче в архив Федеральной архивной службы России сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Федеральной архивной службы России. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел должны быть устранены.

10.2.8. Прием каждого дела производится заведующим архива Федеральной архивной службы России в присутствии работника структурного подразделения. При этом, на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом Федеральной архивной службы России и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в архив Федеральной архивной службы России передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

10.2.9. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Федеральной архивной службы России, руководитель, лицо структурного подразделения в период проведения ликвидационных мероприятий обеспечивает формирование всех имеющихся документов в дела, оформление дел и передачу их в архив, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.