9.3. Организация оперативного хранения документов
9.3. Организация оперативного хранения документов 
9.3.1. С момента заведения и до передачи в архив Федеральной архивной службы России дела хранятся в отделе документационного обеспечения. Дела по личному составу - в отделе кадров. Дела временного срока хранения бухгалтерской и финансовой документации, личные счета государственных служащих - в Финансово-экономическом отделе.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив Федеральной архивной службы России.
9.3.2. Выдача дел структурным подразделениям производится с разрешения начальника отдела документационного обеспечения или лица, ответственного за проведение справочной работы в отделе. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя Федеральной архивной службы России или его заместителя, курирующего отдел документационного обеспечения, по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Федеральной архивной службы России с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
Снятие копий с документов, подшитых в дела, производится только по разрешению начальника отдела документационного обеспечения.
Отдел документационного обеспечения ежеквартально составляет сводку о делах и документах, своевременно не возвращенных из структурных подразделений. Сводка докладывается руководству Федеральной архивной службы России.
