Заявление на получение на руки оригинала трудовой книжки

Заявление о получении на руки оригинала трудовой книжки – это документ, в соответствии с которым работник просит работодателя предоставить документ в его распоряжение. Процедура в обязательном порядке сопровождается оформлением соответствующих официальных бумаг и внесением записей в книгу учёта движения трудовых книжек.

Трудовая книжка

Трудовая книжка – это главный документ любого работника. Именно в ней фиксируются все юридически значимые факты в трудовой жизни сотрудника: места работы, стаж, причины увольнения. По общему правилу храниться трудовая должна у работодателя. Трудоустраивающийся человек передаёт её в отдел кадров предприятия и сможет получить документ обратно только при увольнении (в последний рабочий день).

Хранение трудовой

Обязанность по хранению трудовой книжки лежит на работодателе, а именно на ответственном лице. Руководитель предприятия своим распоряжением назначает ответственного сотрудника. Как правило, эти полномочия делегируются начальнику кадровой службы. Кадровик обязан вносить в документ необходимые записи, вести книгу учёта движения трудовых, а также нести ответственности за их утрату. По общему правилу утерянную трудовую книжку восстанавливает тот, кто её потерял. Если это сделал сам работник, то ходить по всем предыдущим работодателям с просьбой поставить печать придётся ему лично.

Выдача на руки

Работник может получить оригинал трудовой книжки на руки только в двух случаях: при увольнении и для обращения в фонд социального страхования (или пенсионный фонд). Во всех остальных ситуациях сотруднику выдаётся выписка из документа или его заверенная копия. Правила передачи трудовых книжек и прочих личных документов работников регламентируются ст. 62 Трудового кодекса. Как правило, для большинства заинтересованных лиц будет достаточно именно копии. Оригинал требуется только для решения вопросов социального обеспечения (назначение пенсии, пособия).

Никакой другой повод не может являться основанием для передачи трудовой книжки на руки. Это будет грубейшим нарушением законодательства со стороны работодателя.

Сроки

Закон о труде чётко устанавливает сроки рассмотрения заявления сотрудника – 3 рабочих дня. Если работодатель не укладывается в этот срок, имеет смысл обратиться в трудовую инспекцию или суд общей юрисдикции. Необходимо получить с руководства подписанное уведомление о получении заявления. Так у сотрудника будет официальная бумага, подтверждающая ознакомление работодателя с необходимостью выдачи трудовой книжки на руки.

Процедура

Инициатором процедуры всегда является заинтересованный сотрудник. Именно он пишет мотивированное заявление на имя руководителя организации-работодателя с просьбой передать на руки оригинал трудовой. Далее в установленный законом срок директор подписывает заявление работника и отдаёт распоряжение кадровику выдать документ. Кадровик в свою очередь в обязательном порядке берёт с человека подпись за получение и делает соответствующую запись в книгу учёте движения трудовых книжек.

Кому подать заявление

Подать заявление можно следующим лицам на предприятии: руководителю лично в руки, сотруднику или начальнику отдела кадров, непосредственному начальнику работника. На практике документ передаётся именно кадровику, а уже он идёт с ним на подпись к директору. Разрешительная виза на заявлении будет означать согласие со стороны работодателя. Как бы то ни было, официальная бумага в любом случае дойдёт до конечного адресата посредством внутреннего документооборота в фирме в кратчайшие сроки.

Форма документа

На сегодняшний день все обращения работников к работодателю оформляются в свободной форме. Законодательство не предусмотрело никаких общеобязательных бланков. Однако на отдельно взятом предприятии руководитель вправе своим распоряжением закрепить определённые шаблоны. Это довольно-таки удобное решение, так как экономит время сотрудников. Ознакомиться с разработанными формами можно в отделе кадров компании. Кадровик распечатает бланк на принтере, а работнику останется только внести туда свои данные. Если готовых форм не оказалось, заявление можно написать на чистом листе бумаги формата А4.

Существуют два традиционных способа изложения текста на бумаге: рукописный при помощи шариковой ручки и машинописный на компьютере. Самый важный элемент – это подпись заявителя. Без неё документ не будет иметь юридической силы, и работодатель не сможет выдать трудовую книжку на руки.

Пошаговая инструкция по составлению заявления

Написание заявления не должно вызвать затруднений у работников, тем не менее разберём весь процесс подробно. По своей структуре документ можно условно разделить на три составные части: шапка, основная (просительная) часть и подпись заявителя.

Начинаем именно с шапки. В правом верхнем углу листа бумаги отмечаем, от кого и на чьё имя подаётся заявление. В дательном падеже указываем ФИО руководителя, его должность на предприятии (директор) и наименование организации. Далее в родительном падеже оставляем ФИО заявителя и должность согласно штатному расписанию.

Ниже по документу посредине листа со строчной буквы пишем слово «заявление». С красной строки начинаем формулировать свой запрос. Просим работодателя выдать на руки оригинал трудовой книжки, мотивируем свою просьбу. В обязательном порядке в качестве причины оставляем обращение в государственные органы для решения вопросов социального обеспечения. Указываем планируемую дату получения документа на руки.

Примерный образец

На этом составление заявления окончено. Ставим дату его передачи должностному лицу компании и свою подпись (с расшифровкой). В течение трёх рабочих дней трудовая книжка должна быть выдана.