Выписки – это отдельная разновидность документов, представляющая собой официально заверенную копию части другой официальной бумаги. Может применяться в различных сферах деятельности как организациями, так и физическими лицами.
Когда требуется выписка
Отметим, что выписка имеет место в тех случаях, когда получение документа целиком не является возможным или целесообразным. Речь может идти об охраняемой законом тайне или ограничениях в отношении оборота конкретного вида официальных бумаг.
В качестве примера приведём выписку из трудовой книжки. По общему правилу работник может получить на руки свою трудовую только в двух случаях: увольнение с предприятия в последний рабочий день и обращение в органы социального страхования.
Во всех остальных ситуациях оформляется заверенная администрацией компании выписка. Документ может потребоваться для оформления займа в кредитной организации или в иных целях.
Охраняемая законом тайна
Также отдельно разберём выписки из документов, которые не подлежат распространению в соответствии с законом или нормативным актом организации. Например, коммерческая тайна. Если был издан приказ, одно или несколько положений которого затрагивают охраняемые законом интересы, то для ознакомления сотрудников, не имеющих доступ к тайне, оформляется выписка из распоряжения. Так законная процедура не будет нарушена.
Примерно такая же ситуация складывается относительно выписки из протокола собрания учредителей общества. В отдельных случаях решения собрания отправляются государственным органам для постановки их в известность. Как правило, речь всегда идёт о налоговой службе. Сотрудникам ИФНС совсем необязательно знакомиться с протоколом целиком, ведь их интересует только одна есть часть.
Оформление выписки
Существует определённые правила оформления выписки. Документ по своей структуре условно делится на три составных элемента: реквизиты, предмет и отметка о подлинности. Разберёмся с каждым из них.
Первым делом обратим внимание на реквизиты. В шапке официальной бумаги прописываем полное наименование организации со ссылкой на её организационно-правовую форму. Далее пишется слово «выписка» и оставляется ссылка на документ, из которого приводится отрывок (дата, номер).
Следующим шагом копируются те сведения, которые и интересуют третью сторону. Как только все данные будут обозначены, можно переходить к подписанию. Делается отметка «выписка верна», ставится дата оформления, заверяется автографом сотрудника компании.
Обычно сотрудником, занимающимся оформлением выписки, является работник организации. Конкретная должность лица зависит от вида документа, с которым придётся взаимодействовать. Если речь идёт об оформлении выписки из трудовой, заниматься этим будет кадровик или начальник кадровой службы. В случае с протоколом собрания таким человеком выступит секретарь.
