Уведомление о начале отпуска

Уведомление о начале отпуска – это официальная бумага, в соответствии с которой сотрудник ставится в известном о приближающемся начале отпуска. Процедура носит обязательный характер, так как прямо прописана в Законе о труде.

График отпусков

Ещё до начала текущего календарного года на предприятии формируется график отпусков. Этот документ призван равномерно распределить время отдыха между всеми работниками организации. По общему правилу работодатель не обязан руководствоваться мнением подчинённых относительно комфортных для них дат отпусков, однако на практике чуткое начальство всё же старается уделить этому моменту должное внимание. В любом случае работники пишут заявление на отпуск заблаговременно. Отметим, что не обязательно использовать все 28 календарных дня за раз. Всегда имеется возможность разбить время отдыха на несколько частей. График отпусков разрабатывается сотрудниками отдела кадров, утверждается приказом директора.

Роль уведомления

Статья 123 Трудового кодекса, регулирующая очерёдность предоставления отпуска, содержит в себе обязанность для работодателя об уведомлении своих подчинённых о начале их отпуска не позднее чем за две недели до его наступления. Следовательно, документ является обязательным для соблюдения законности всей процедуры в целом. Работник должен быть ознакомлен с содержанием официальной бумаги под подпись.

Следует отметить, что, если работник не желает уходить в отпуск в настоящий момент времени, он может попробовать перенести его на другое время. Выполнить такое мероприятие возможно исключительно с согласия руководителя организации.

Возможные споры

На практике зачастую возникают трудовые споры относительно уведомления о начале отпуска. Касаются они, как правило, сроков времени отдыха. Зачастую работники получают не тот период, который они хотели изначально. Многие ошибочно полагают, что отказ от подписания или ознакомления с уведомлением каким-то образом поможет решить образовавшуюся проблему, однако это не так.

Отказ от ознакомления и подписания

Если сотрудник не изъявляет желания знакомиться с содержанием документа, ставить в нём свою подпись, сложившаяся практика выработала вполне конкретный алгоритм действий, который позволит снять с работодателя ответственность за выполнение обязательств в рамках своей части мероприятия. Задача по ознакомлению подчинённого поручается, как правило, сотруднику отдела кадров. Именно на его плечи и ляжет бремя по устранению проблемы. Кадровик на месте должен сформировать комиссию, подозвав как минимум два свидетеля. В теории это могут быть совершенно любые коллеги, однако будет лучше, если задействовать незнакомых лиц, представляющих другое структурное подразделение. Так отказник не сможет сослаться на предвзятое отношение.

Инициативная группа попытается зачесть уведомление вслух и, если подчинённый откажется слушать, составит два акта – акт об отказе ознакомиться с уведомлением, акт об отказе подписать акт. Вместе с соответствующей докладной запиской документы пойдут на рассмотрение руководителю предприятия.

Форма документа

В настоящий момент практически любая бумага, используемая во внутреннем документообороте организации, может быть написана без использования общеобязательных унифицированных бланков в произвольном виде. Уведомление о начале отпуска не является исключением из устоявшегося правила. Отметим, что так называемая свободная форма документа также имеет свои определённые особенности, касающиеся:

• делового стиля языка;
• обозначения реквизитов;
• оставления ссылок на законодательство;
• подписания необходимыми лицами;
• расшифровки оставленных автографов.

Исполнить официальную бумагу можно на чистом листе бумаги формата А4 или А5. В силу того, что уведомление крайне невелико по объёму текста, рекомендуется воспользоваться форматом поменьше.

Написать текст документа допускается одним из двух стандартных способов: рукописным с помощью синей или чёрной шариковой ручки или машинописным при помощи компьютерных средств. Этот момент должен решить ответственный за составление уведомления сотрудник с оглядкой на требования руководства компании, особенности документооборота в фирме.

Объясняем, как правильно составить уведомление

При работе с уведомлением о начале отпуска первым делом обратим внимание на шапку документа, в которой необходимо прописать, кому и от кого направляется бумага. Отправителем всегда является директор, а адресатом – работник, подготавливающийся к уходу в отпуск. Далее обозначаем дату и место составления официальной бумаги.

Переходя к основной части, сошлёмся на приказ начальника, в соответствии с которым и был назначен отпуск, а также на штатное расписание фирмы. Затем высчитываем точное количество календарных дней и дату выхода на работу. Эти моменты также должны найти своё отражение в документе. Не забываем указать вид отпуска: ежегодный оплачиваемый или дополнительный. Сумма отпускных, как правило, в уведомлении не фигурирует.

Примерный образец

Крайне важно прописать пункт, в котором работник распишется за получение уведомления, ознакомление с его содержанием. Если упустить этот нюанс, могут возникнуть серьёзные проблемы с трудовой инспекцией. Подчинённый получит отличную возможность заполучить для себя желаемые даты отпуска без согласия администрации компании.

Отметим, что уведомление принято составлять в двух равных по юридической силе экземплярах. Один передаётся отпускнику, а второй остаётся на хранение у работодателя. Закон устанавливает период хранения документации такого типа в 5 лет, по факту истечения которых официальная бумага может быть уничтожена.