Служебная записка о проезде на каршеринге

Служебная записка о проезде на каршеринге – это документ, с которым в адрес руководителя организации может обратиться любой её сотрудник, заявив просьбу о компенсации денежных средств, затраченных на перемещение по городу в служебных целях. Сегодня мы разберемся, каким образом каршеринг может быть использован для достижения рабочих целей, зачем нужна подобная служебная записка, как правильно её сформировать.

Каршеринг

Каршеринг появился на отечественном рынке относительно недавно, по сей день представлен лишь в крупных городах России, тем не менее плотно внедрился в жизни граждан. Каршеринг представляет собой прокат транспортного средства на определённый промежуток времени. В некоторых случаях это будет значительно выгоднее, чем передвигаться по городу на такси, а особенно, если необходимо посетить несколько точек интересов с небольшими интервалами.

Услуги каршеринговой компании могут быть использованы и в рабочих целях, причем как в рамках служебной поездки, так и для выполнения задач на привычном месте работы. Как мы уже отметили, иногда каршеринг выгоднее такси, так что работник, желающий не только самостоятельно поводить автомобиль, но и сэкономить средства организации, может обратиться к руководителю с целью согласования подобной инициативы. Удовлетворять запрос или же нет – решает исключительно сам директор. Он должен оценить все риски, ведь как ни крути, а автомобиль – средство повышенной опасности.

Возмещение расходов

Услуги каршеринга стоит денег, а значит, кому-то придётся их оплатить. Трудовой кодекс Российской Федерации обязывает работодателя оплачивать все расходы, понесённые сотрудниками в служебных целях. Так, если работник арендовал автомобиль в каршеринге с целью совершения служебной поездки по делам, предприятие должно компенсировать его затраты. Для этого сотруднику потребуется предоставить договор проката и чек об оплате в бухгалтерию. В настоящее время все взаимодействия потребителей с каршерингом происходят безе мобильное приложение, в котором можно посмотреть историю операций и запросить предоставить электронный чек.

Организация также может заключить с каршериноговой фирмой партнерское соглашение, в рамках которого будут предоставляться скидки для сотрудников. Подобное решение вопроса несколько облегчит задачу для сотрудника, желающего компенсировать свои транспортные расходы в служебных целях.

Каршеринг в командировке

Организация согласится возместить расходы на каршеринг в командировке лишь в том случае, если трата была обоснована или заранее согласована. В ситуации, когда можно воспользоваться общественным транспортом, а работник решил взять машину на прокат, совершенно не факт, что директор одобрит подобный поступок. Обстоятельства, доказывающие необходимость, могут быть следующими:

• общественный транспорт в это время суток уже не работал;
• необходимо было посетить несколько точек в городе за ограниченный промежуток времени;
• необходимо было доехать до аэропорта в ночное время, а стоимость каршеринга была ниже стоимость поездки на такси.

Конечно, подобные траты всегда лучше согласовывать с руководством и бухгалтерией заранее, чтобы не возникало лишних вопросов.

Форма документа

Форма служебной записки о проезде на каршеринге не закрепляется ни одним нормативным правовым актом, а значит, документ может быт составлен в произвольном виде. Отметим, что предприятие может самостоятельно разработать фирменный бланк, которым будут пользоваться сотрудники на постоянной основе. Это крайне удачное решение, если компания желает сделать свой внутренний документооборот более целостным и единообразным.

Написать содержание служебки можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Печатный вариант выглядит более приоритетно, ведь машинописный текст воспринимается человеческим глазом куда лучше.

Объясняем, как составить служебку «на пальцах»

Служебная записка о проезде на каршеринге представляет собой деловой документ, а значит, должен составляться по общим правилам делового документооборота. Речь идёт о деловом стиле языка, а также определённой структуре официальной бумаги. Так, служебка должна состоять из шапки, основного содержательного блока с разъяснением сути нашего обращения и выражения просьбы о компенсации проезда на каршеринге, даты формирования официальной бумаги и подписи её составителя.

Начинаем мы с шапки. Шапка размещается в правом верхнем угу листа бумаги. Здесь мы должны в дательном падеже прописать ФИО нашего директора в дательном падеже, название организации с указанием её организационно-правовой формы. Далее по тексту в родительном падеже обозначим ФИО работника-заявителя, занимаемую им должность в фирме.

Ниже по документу с уважением обращаемся к руководителю нашей компании, выражаем свою просьбу относительно передвижения по рабочим делам на взятой в прокат машине (каршеринге). Мотивируем свой запрос и разъясняем, что подобный способ перемещения будет значительно эффективнее в сравнении с общественным транспортом или даже такси.

Следующим шагом заверяем всё вышеизложенное своим автографом с расшифровкой, ставим дату формирования официальной бумаги. В таком виде документ уже можно передавать директору на утверждение. Если вашу служебку завизируют, бухгалтерия начнет согласование бюджета и выдаст деньги из кассы.

Примерный образец