Служебная записка на приобретение программного обеспечения

Служебная записка на приобретение программного обеспечения – это официальная бумага, с которой любой представитель организации может обратиться к руководству, выразить инициативу о необходимости приобретения нового или обновления уже имеющегося программного обеспечения с целью повышения производительности труда. В рамках настоящего материала постараемся разобраться, в каких случаях имеет место обращение с подобной инициативой, зачем нужна служебная записка, как правильно её оформить.

Программное обеспечение

В наше время программное обеспечение – это основной рабочий инструмент многих предприятий. Так, программы устанавливаются на различного рода производственное оборудование, станки, компьютеры и так далее. Если найти уже готовую программу с необходимыми функциями для ПК не составит труда, то вот для профильных машин, вероятнее всего, придётся писать код самостоятельно или через подрядчика. Как бы то ни было, представить работу без программного софта просто невозможно.

Технологии не стоят на месте, программы постоянно обновляются, обрастают новыми функциями, вследствие чего возникает необходимость регулярно их обновлять. В наше время можно заметить, как многие компании по сей день пользуются пакетом программ от компании Microsoft версии 2003 года. Интерфейс старого пакета ПО несколько устарел, не отвечает современным стандартам, не всегда правильно взаимодействует с нынешними аппаратными мощностями.

Служебная записка

Служебная записка представляет собой внутренний документ предприятия, который может составить абсолютно любой сотрудник, заявить его руководителю с целью решения вопроса с рабочим софтом. Чаще всего заявителями служебки выступают руководителя отделов, структурных подразделений. Начальник должен не только грамотно руководить подчинёнными и распределять обязанности между ними, но также пытаться улучшить работу своего отдела, поднять производительность. Один из способов добиться высоких трудовых показателей – приобрести и установить на рабочие компьютеры новое ПО.

Предприниматели из сегмента малого и среднего бизнеса часто ведут свою бухгалтерию на бумаге, так как объемы их оборота позволяют это делать. Если у компании дела идут в гору, рано или поздно оборот примет такие масштабы, что бумагу придётся менять на компьютерный софт. Для решения таких задач существует множество программ, самой популярной из которых смело можно назвать «1С Бухгалтерия».

Начальник отдела обращается к руководителю со служебкой, разъясняет причины своего обращения, утверждает, что установка программного обеспечения поспособствует улучшению работы отдела в целом. Если директор даст добро, начнется процесс закупки софта.

Обучение сотрудников

Установка новых программ на рабочие компьютеры всегда вызывает определённую долю негодования сотрудников. Если одни люди всегда рады нововведениям и полезным изменениям, другие воспринимают любые новшества в штыки. На первых парах сотрудникам придётся привыкать к новому рабочему интерфейсу.

Некоторые работники обращаются с компьютерами «на ты», а вот некоторым придётся пройти обучение. Можно направить сотрудников на курсы повышения квалификации или дать распоряжение одному из подчинённых, который уже разобраться в азах работы с софтом, провести инструктаж среди коллег. Следует помнить, что приобрести и установить программное обеспечение недостаточно, ведь потребуется еще в обязательно порядке разъяснить, как с ним работать.

Рассказываем, как составить служебку

Служебная записка, как и любой другой документ из разряда деловых, будет составляться по общим правилам делового документооборота. При формировании мы должны соблюдать субординацию, ведь наше обращение имеет вертикальный характер, выдерживать деловой стиль языка, а также не пренебрегать стандартной структурой официальной бумаги. Обратим внимание на структуру.

По структуре служебка будет разделяться на шапку, основной содержательный блок, в котором автор записки будет обращаться к директору с инициативой модернизировать ПО предприятия, подписи составителя и даты формирования. Для того чтобы придать бумаге должный внешний вид мы должны правильно оформить каждый отдельно взятый элемент.

Шапка всегда размещается в правом верхнем углу листа бумаги. В этом блоке мы прописываем, кому и от кого заявляется документ. В дательном падеже обозначим ФИО нашего директора, полное наименование фирмы с указанием её организационно-правовой формы. Далее по тексту, но уже в родительном падеже, укажем ФИО заявителя служебки, занимаемую им должность на предприятии согласно штатному расписанию.

Следующий шагом обращаемся к нашему директору, выражаем просьбу о приобретении или обновлении программного обеспечения, установленного на компьютеры (иную технику) предприятия. Разъясняем, чем вызвана подобная инициатива. Как мы уже говорили ранее, об обновлении речь заходит в тех случаях, когда старый софт безвозвратно устарел, а на рынке имеются новые, более удобные аналоги. Для того чтобы директор однозначно завизировал служебку обязательно уточним, что приобретение нового ПО позволит увеличить продуктивность всего предприятия в целом и конкретного отдела в частности.

В завершение работы с документом указываем дату его формирования, заверяем всё ранее изложенное подписью составителя. Теперь, когда служебка полностью составлена, можно смело передавать её на рассмотрение руководителю.

Примерный образец