Служебная записка об отмене командировки

Служебная записка об отмене командировки – это официальная бумага, с которой представитель руководящего звена организации обращается к её руководителю, доводит до сведения, что необходимо отменить запланированную служебную поездку подчинённого по тем или иным причинам. Сегодня мы разберемся, посредством оформления каких документов реализуется направление работника в командировку, как её отменить, зачем нужна подобная служебка.

Командировка

Трудовой кодекс Российской Федерации устанавливает общие правила исполнения условий трудового договора, заключаемого между гражданином и организацией. Работник, помимо надлежащего выполнения своих должностных обязанностей, должен по распоряжению руководства фирмы отправляться в служебные поездки. Следует понимать, что э\то именно обязанность подчинённого, а не его право, так что, если директор издаст подобный приказ, придётся ехать.

Планированием командировки занимаются сразу несколько сотрудников компании: непосредственный начальник командируемого, кадровик и бухгалтер. Первый должен спланировать саму поездку: транспортное средство, место временного проживания, трудовые задачи на месте командировки и так далее. Кадровик оформляет всю сопутствующую кадровую документацию: приказы, уведомления, графики. Бухгалтер обязан согласовать с руководителем компании бюджет поездки, выделить денежные средства в подотчёт, при необходимости добавить или принять часть денег обратно.

Служебные записки

Служебная записка как разновидность документа используется во внутреннем документообороте многих предприятий. Посредством служебок представители организации взаимодействуют по различным поводам: отчётность, запросы, уведомления, просьбы и так далее. В нашем случае записка будет носить вертикальный характер, то есть адресоваться от нижестоящего представителя фирмы вышестоящему. Заявителем выступит непосредственный начальник, сотрудник которого должен ехать в служебную поездку, а получателем – директор компании.

Интересно, что процедура оформления командировки также начинается со служебной записки. Начальник отдела обращается к директору, утверждает, что его подчинённому необходимо выполнить трудовую функцию в отрыве от своего рабочего места. Если директор удовлетворит подобную инициатива, процедура получит своё дальнейшее развитие.

Отмена поездки

Отмена служебной поездки чаще всего бывает вызвана различного рода форс-мажорными обстоятельствами. Например, контрагент мог отказаться от исполнения условий договора или причиной отмены послужат плохие погодные условия. Как бы то ни было, чем раньше уведомить директора об отмене поездки, тем меньшими потерями организация может ограничиться. Как правило, гостиничный номер и билеты на транспорт приобретаются заблаговременно, что позволяет при своевременной отмене возвратить их и получить хотя бы часть уплаченных денежных средств назад. К сожалению, если до поездки остался один рабочий день, отменить бронь гостиницы уже не получится. То же самое касается и авиаперелёта.

Работника, который освобождается от командировки, необходимо уведомить об этом в письменном виде, под роспись. Эту задачу должен выполнить кадровик, ведь работа с личным составом входит в его должностные обязанности.

Форма документа

Форма служебной записки по любому поводу, в том числе и по поводу отмены уже запланированной служебной поездки, не утверждается на законодательном уровне, что позволяет оформлять документ в произвольном виде. Это довольно удобно, ведь в нашем случае роль может сыграть каждый час промедление. Поиск актуальных ныне шаблонов может привести к ситуации, когда отмена поездки встанет организации в копеечку.

Иногда на предприятиях разрабатываются и утверждаются собственные фирменные шаблоны, которые сотрудники должны использовать при оформлении служебных записок. Такой подход к организации внутренних коммуникаций компании сделает документооборот более целостным и единообразным.

Как бы то ни было, если в вашей компании никаких бланков не утверждено, всегда имеется возможность взять ситуацию в свои руки и исполнить служебку своими силами. Для этого нам потребуется чистый лист бумаги формата А4, а также любое средство нанесения на неё содержания. Написать текст допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств.

Инструкция по составлению служебки

Первый структурный элемент служебной записки – шапка. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование компании, ФИО и должность сотрудника, к которому мы обращаемся. Затем здесь же в родительном падеже обозначим свои ФИО и должность.

Ниже по документу обращаемся к адресату служебной записки, ссылаемся на сам факт организации служебной поездки для одного из коллег. Затем утверждаем, что по состоянию на сегодняшний день необходимость в командировке отпала, в связи с чем необходимо всё отменить. Нелишним будет пояснить директору, с чем связана перемена рабочих планов. Если на руках имеются какие-то документы, подтверждающие ваши слова, копируем их и прилагаем к служебке. Далее по тексту просим руководителя отменить служебную поездку, раздать соответствующие распоряжение кадровику и бухгалтеру.

Примерный образец