Служебная записка на обновление программного обеспечения

Служебная записка на обновление программного обеспечения – это документ, с которым любой сотрудник предприятия может обратиться к штатному компьютерщику, попросить его обновить установленные на рабочий компьютер программы. Постараемся разобраться, зачем нужна подобная служебка, как правильно её составить.

Обновление программ

Любое программное обеспечение должно регулярно обновляться. Разработчики постоянно выпускают новые обновления, в которых не только исправляются ошибки предыдущий версий, но также добавляются новые функции. Если организация желает, чтобы её сотрудники работали на современном оборудовании и актуальных версиях софта, придётся следить за этим, организовывать процесс.

Зачастую на компьютеры предприятия устанавливается файрволл, препятствующий свободному доступу в интернет, обновлению версий уже установленных программ. Делается это во избежание несанкционированного доступа сотрудников к файлам, которые им видеть необязательно. Также таким образом работодатель пытается настроить подчинённых на работу, ведь в соцсетях с рабочего ПК уже посидеть не выйдет.

Если в локальной сети фирмы работает файрволл, без системного администратора обновить версии уже установленных программ не выйдет. Специалисту потребуется зайди под своей учетной записью, провести ряд несложных манипуляций.

Служебная записка

Служебная записка на обновление программного обеспечения на практике является довольно редким документом, применяется лишь на тех предприятиях, в обороте которых ходят служебки. Использование записок для сообщения между коллегами – отличное решение, которое позволяет оптимизировать рабочий процесс в целом. Так, каждое действие сотрудников можно отследить, найти ответственное лицо. Некоторые служебные записки должны пройти этап согласования с непосредственным начальником заявителя или даже директором всей организации в целом. В нашем случае записка подаётся непосредственно в руки системного администратора, а этап согласования пропускается.

На основании служебки компьютерщик сможет организовать свой рабочий процесс, расставить текущие задачи по приоритетам. Как только появится свободное окно, он должен будет выполнить просьбу коллеги, обновить программы на его компьютере.

Платное обновление

Большинство программного обеспечения – платное, а значит, за его приобретение и последующее обновление придётся заплатить. Если это как раз ваш случай, без согласования с руководством обойтись уже не выйдет. Любые вопросы, касающиеся выделения денежных средств из кармана компании, должны проходить через директора или главного бухгалтера, если таковой имеется. Начальство рассмотрит служебку, оценит надобность обновления, взвесит все «за» и «против», примет итоговое решение по теме.

Форма документа

Форма служебной записки не утверждается законодателем ни в одном нормативном акте, то есть каждая организация имеет возможность самостоятельно разработать фирменный бланк. Использование фирменных бланков существенно упростит задачу сотрудникам, а также придаст документообороту фирмы более целостный и единообразный внешний вид. Работнику останется лишь вписать необходимые данные в поля для заполнения.

Фирменный бланк в большинстве случаев – это роскошь, ведь зачастую приходится формировать служебную записку своими силами в свободной форме. Для решения этой задачи потребуется вооружиться чистым листом бумаги формата А4, чёрной или синей шариковой ручкой. Также допускается написать текст в машинописном виде при помощи компьютера.

Объясняем, как правильно составить служебку

Служебная записка в свободной форме должна отвечать общепризнанным стандартам. Во-первых, соблюдаем деловой стиль языка, общаемся с коллегами уважительно. Во-вторых, не забываем про нормы пунктуации и орфографии. В-третьих, придерживаемся структуры.

Уделим более детальное внимание структуре служебки. В первую очередь разберемся с шапкой. В правом верхнем углу листа бумаги мы должны прописать, кому и от кого подаётся записка. В дательном падеже указываем ФИО системного администратора, а в родительном – ФИО и должность заявителя.

Далее по тексту уважительно обращаемся к нашему коллеге, просим его обновить установленное на наш рабочий компьютер программное обеспечение. Здесь потребуется замотивировать свой запрос, то есть объяснить, зачем вам потребовалась новая версия софта. Можно ссылаться на моральное устаревание программы или отсутствие необходимых в работе функций, которых нет в нынешней версии.

В обязательном порядке расставим точку над «i» в вопросе сроков. Если вы пока можете стабильно работать и на текущей версии программы, не следует торопить компьютерщика, ведь на основании содержания вашей служебки он будет расславлять приоритеты.

В завершительной части служебки пропишем дату её составления, заверим всё вышеизложенное подписью с расшифровкой (фамилия и инициалы). Теперь, когда мы прошлись по всем структурным элементам служебки, можно сказать, что она полностью составлена и готова к передаче на рассмотрение системным администратором.

Примерный образец

Какие-то конкретные сроки обработки вашей заявки назвать сложно, ведь всё будет зависеть от обстоятельств, текущей нагрузки на специалиста. В лучшем случае ваше программное обеспечение могут обновить уже в день обращения.