Прощальное письмо коллегам при увольнении

Прощальное письмо коллегам при увольнении – это документ, направляемый увольняющимся работником другим сотрудникам предприятия. Официальная бумага не является обязательной с точки зрения Трудового кодекса РФ, однако часто используется на практике. Разберём особенности составления в настоящем материале.

Прощальное письмо

Глава 13 действующей редакции Трудового кодекса подробно регламентирует процедуру увольнения. Закон не содержит в себе упоминания прощального письма. Оно пишется и направляется с целью выражения благодарности коллегам за проработанное вместе время, является хорошим тоном.

Письмо может быть адресовано каждому отдельно взятому коллеге или индивидуально неопределённому кругу лиц. Всё зависит от размеров организации и желания уходящего работника.

Кто может написать

Вопрос о торжественном прощании с коллегами решает для себя каждый увольняющийся сотрудник самостоятельно. Если на предприятии развита корпоративная культура, прощальное письмо будет хорошим жестом. В теории написать документ может абсолютно любой работник, имеющий желание поблагодарить коллег. На практике официальную бумагу составляют лица, занимавшие в компании руководящие должности. Возможно, человек выходит на пенсию или уходит на повышение в другую фирму.

Деловая этика – это важнейший элемент здоровых отношений в любом коллективе. Доказано, что дружественная атмосфере положительно сказывается на результатах работы.

Способ отправки

Существует несколько традиционных способ отправки писем:

• лично в руки;
• при помощи услуг почты;
• на электронный почтовый ящик;
• по факсу.

В данном случае используют все, кроме второго из вышеперечисленных. Однако и его можно встретить. Он становится актуальным в том случае, если сотрудник хочет попрощаться с коллегами из другого структурного подразделения, филиала, или он работал в дистанционном формате.

Самый простой и эффективный способ – это рассылка по электронной почте. Он не требует никаких финансовых затрат, физических усилий. Конечное решение принимает увольняющийся работник.

Ещё одним популярным способом прощания является размещение письма на информационном стенде в коридоре предприятия. Так все проходящие мимо сотрудники будут ознакомлены с его содержанием. Необходимо учесть, что такой способ должен быть предварительно согласован с администрацией компании-работодателя.

Содержание письма

Обычно в письме человек подводит итог своей работе в компании, оценивает её результаты. Благодарность коллегам также является обязательным моментом. Кого-то из сотрудников можно выделить отдельно.

Если увольнение произошло против воли лица, не следует выражать негатив в письме. Это будет признаком дурного тона, подпортит репутацию работника, что может негативно сказаться при дальнейшем трудоустройстве.

Работник также может устроить для своих коллег праздничный обед во время перерыва на работе. В таком случае в письме этот факт должен быть отражен вместе с указанием времени и места проведения мероприятия.

Ещё один факультативный момент – это напутствие коллегам, выражение своего мнения относительно будущего компании, какие-то конкретные предложения по внесению изменений. Речь может идти о технологическом процессе, процедуре взаимодействия работников и работодателя и так далее.

Правила работы с деловыми бумагами

Несмотря на всю свою необязательность, прощальное письмо также относится к деловым бумагам. Следовательно, документ должен быть составлен с соблюдением следующих правил:

• соблюдение строгого, делового стиля языка;
• избежание ругательств, нецензурной брани, жаргонизмов.

Соблюдение указанных выше предписаний остаётся на совести составителя. В теории можно закрыть глаза на эти моменты, так как официальная бумага не является обязательной.

Форма документа

Все письма принято писать в свободной форме, и прощальное письмо не является исключением из общего правила. Не существует никаких общеобязательных унифицированных бланков для данной разновидности документов. Конкретная форма отдаётся на откуп составителю.

Написать документ можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в печатном виде при помощи компьютерных средств. Оба варианта имеют право на жизнь. Выбор зависит от способа донесения информации до коллег.

Инструкция по составлению письма

Если работник твёрдо решил надлежащим образом попрощаться со своими уже бывшими коллегами, рекомендуем воспользоваться настоящей инструкцией. В первую очередь необходимо уделить внимание сведениям об отправителе и получателях. Решаем вопрос о том, кому будет адресовано письмо. Варианта всего два: каждому отдельно взятому сотруднику или всему коллективу в целом. Выбираем желаемое и делаем соответствующую запись в правом верхнем углу листа бумаги. В качестве данных о работнике указываем его ФИО и занимаемую должность в компании.

Ниже по документу берёт своё начало основная часть, составляющая львиную долю официальной бумаги. Её содержание ограничивается лишь общими требованиями, предъявляемыми к деловым бумагам, и фантазией составителя. Обычно прописывают причину увольнения и выражают благодарность за проведённое вместе на работе время.

Примерный образец

Заверять письмо автографом необязательно, однако крайне желательно. Подпись придаст документу более деловой вид.