Приказ об утверждении графика отпусков – это документ, которым руководитель предприятия устанавливает план времени отдыха сотрудников на следующий календарный год. Необходимо издать распоряжение заранее, чтобы сотрудники успели с ним ознакомиться.
Файлы для скачивания:
График отпусков
Сам по себе график отпусков является отдельным от приказа о его утверждении документом. В распорядке перечисляются все сотрудники организации, указывается их ФИО, должность. Для каждого из них подбирается время отдыха в течение календарного года. Когда именно пойти работнику в отпуск определяет, конечно же, сам работодатель, но с учётом мнения подчинённых. В документе отмечаются ежегодные оплачиваемые отпуска, дополнительные и другие, закреплённые локальными нормативными актами работодателя и законом о труде.
Следует составить график таким образом, чтобы предприятие не осталось единовременно без нескольких жизненно важных для его деятельности сотрудников. Также необходимо иметь в виду, что трудовой закон выделяет несколько категорий работников с приоритетом выбора времени отпуска, к ним относят:
- многодетные родители, имеющие трёх детей и более не достигших 18-ти летнего возраста;
- супруги военнослужащих;
- почётные доноры;
- и другие.
Работодатель не вправе нарушать их права и ограничивать в предоставлении выбора времени отдыха. Такие положения диктуются действующей редакцией Трудового кодекса.
Процедура составления документа
Трудовой кодекс говорит о том, что график отпусков должен быть разработан и, соответственно, утверждён не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года. Руководитель фирмы отдаёт распоряжение своему подчинённому о необходимости разработки расписания времени отдыха сотрудников на следующий год. Обычно на предприятии такой деятельностью занимается сотрудник кадровой службы, так как работа с личными делами работников входит в его прямые обязанности.
Кадровик с учётом мнения всех сотрудников фирмы составляет план, оформляет документ по форме и предоставляет на стол директора уже готовый вариант распоряжения. Начальник, в свою, очередь издаёт указ об утверждении разработанного кадровиком графика и назначает ответственное лицо, которое должно будет ознакомить с содержанием документа весь персонал фирмы. Ознакомление – это обязательная часть процедуры.
В этом же приказе руководитель отдаёт распоряжение сотрудникам бухгалтерии подготовить резерв денежных средств в целях выдачи отпускных пособий уходящим на отдых работникам. Бюджет по этому направлению формируется исходя из разработанного графика, в котором указано точное количество претендующих на отпуск работников. Ответственность за это будет нести главный бухгалтер организации.
Форма документа
Законом не предусмотрена какая-то конкретная форма для приказа об утверждении графика отпусков, поэтому предприятия составляют документ самостоятельно в свободной форме. В распоряжении обязательно должны быть указаны следующие моменты:
- реквизиты организации (наименование и т.д.). В этом отношении удобно будет составлять документ на фирменном бланке предприятия, так как на нём уже по умолчанию присутствуют эти данные;
- ссылка на требования трудового кодекса о предоставлении отпуска в соответствии с разработанным графиком;
- ссылка на разработанный кадровиком план времени отдыха сотрудников. Он будет являться приложением к настоящему приказу. Включать сам график в настоящее распоряжение не следует, так как он уже закреплён в другом документе;
- назначение ответственного за ознакомление работников с содержанием приказа;
- распоряжение бухгалтерии разработать резерв денежных средств.
Составить документ можно как при помощи шариковой ручки, от руки, так и при помощи компьютерных средств. Следует помнить, что при использовании машинописных средств приказ в любом случае придётся распечатать для подписания всеми необходимыми участниками процедуры.
Пошаговая инструкция по составлению распоряжения
Содержание приказа можно условно разбить на три смысловые части: шапку, основную часть и подписание. Как и в любом документе, заполнять его следует с шапки. В ней указываем полное наименование организации в соответствии с учредительными документами. Не забываем отметить организационно-правовую форму юридического лица.
После даём документу название (приказ об утверждении графика отпусков) и присваиваем ему номер для внутреннего документооборота на предприятии.
Под названием проставляем число и населённый пункт, в котором был составлен документ.
Переходим к основной части документа. Для начала следует оставить ссылку на требования законодательства, в целях исполнения которых и издаётся настоящий приказ. Такой нормой будет статья 123 Трудового кодекса РФ, регулирующая правила составления графика отпусков.
Следующим пунктом утверждаем разработанный сотрудником план времени отдыха на следующий календарный год. Оставляем ссылку на его реквизиты, отмечаем, что он приложен к распоряжению.
Ниже по документу даём распоряжение одному из сотрудников ознакомить всех работников компании с утверждённым графиком. Ознакомление происходит строго под подпись.
Последним моментом в приказе назначаем ответственное за формирование резервного фонда денежных средств лицо. В качестве такого человека выступает главный бухгалтер организации.
Составление документа окончено и остаётся заверить его подписями всех указанных в нём лиц. Автографы каждого работника предприятия, указанного в графике, ставить не нужно. В приказе расписывается начальник кадровой службы и главный бухгалтер фирмы. Последним свою подпись в документе оставляет руководитель организации, придавая ему тем самым юридическую силу.
Приказ подготовлен, и работники в течение следующего календарного года будут ходить в отпуск в соответствии с разработанным графиком. Имеется возможность перенести время отпуска, но для этого необходимо составить дополнительное распоряжение и внести изменения в план.
