Приказ об утверждении должностных инструкций

Приказ об утверждении должностных инструкций – это распорядительный документ, издаваемый руководителем предприятия, вводящий в действие должностные инструкции. Далеко не каждая компания обязана иметь такие документы в своём документообороте, тем не менее не стоит недооценивать их значимость.

Правовая природа должностных инструкций

Закон напрямую обязывает бюджетные организации иметь в наличии должностную инструкцию для каждой должности. Однако это не касается коммерческих предприятий. Несмотря на это, их наличие поможет решить многие спорные моменты.

В должностной инструкции подробно регламентируется что именно должен делать сотрудник на рабочем месте, график его работы, условия труда и так далее. В идеале на предприятии должны быть разработаны и утверждены такие регламенты. Это поможет избежать споров с трудовой инспекцией, а также решить другие возможные проблемы.

Например, сотрудник опоздал на рабочее место, но уже находился на территории предприятия (в случае, если фирма крупная). Без должностной инструкции привлечь его к ответственности за такое нарушение будет крайне затруднительно, поскольку отсутствует чёткое указание на конкретное рабочее место работника. Если он находился на предприятии, но в другом структурном подразделении, это можно считать, как нахождение на месте работы. В должностной инструкции будет регламентирован этот и многие другие моменты.

Когда имеет место утверждение

Инструкции утверждаются отдельно для каждой должности в соответствии со штатным расписанием фирмы. Происходит это в следующих ситуациях:

• в начале деятельности предприятия, когда для впервые разработанного расписания создаются инструкции;
• в случае добавления в расписание новых должностей;
• в соответствии с требованиями законодательства. Как правило, такие требования касаются изменения трудовой функции работника.

Процедура разработки инструкций

Руководитель поручает задание по разработке должностных инструкций кому-то из своих подчинённых. Следует иметь в виду, что документ должен быть составлен максимально грамотно, в полном соответствии законодательству РФ. Нельзя указывать в нём положения, противоречащие Трудовому кодексу. Например, сокращение времени отдыха работника в течение рабочего дня будет прямым нарушением. Ошибки в инструкции повлекут за собой проблемы с трудовой инспекцией и административную ответственность для работодателя.

Доверить разработку инструкций следует юридически грамотному лицу. Как правило, этим занимаются юристы. Желательно с высоким уровнем подготовки. Если на предприятии таковых не нашлось, имеет смысл обратиться за помощью к третьей стороне. Юридическая фирма, действуя по договору подряда, сможет предоставить правильные с точки зрения закона инструкции.

Перед утверждением документов необходимо тщательно их проверить и убедиться в правильности.

Форма приказа об утверждении

Закон не предусматривает для распоряжения об утверждении должностных инструкций какой-то обязательной формы. Следовательно, составлением документа будут заниматься сотрудники компании. Этим может заняться сам руководитель фирмы или доверить это кому-то из своих подчинённых, что и происходит на практике, в силу занятости. Составление приказа доверяют работнику из юридического отдела или кадровой службы. Итоговый вариант распоряжения предоставляется на подпись директору организации.

Для изложения документа следует воспользоваться компьютером и исполнить его в машинописном варианте. В таком случае необходимо будет также распечатать его на принтере для постановки подписей. Писать приказ от руки не рекомендуется в силу его объёма. Для утверждения должностных инструкций по каждой должности в штатном расписании потребуется много места на бумаге. Используются бумажные листы формата А4.

Объясняем, как составить распоряжение «на пальцах»

Для структуризации процесса разделим документ на три части: шапку, основную часть и подписи. Начнём составлять с шапки. Здесь следует указать реквизиты организации-работодателя. Пишем полное наименование предприятия с указанием на организационно-правовую форму. Вносить другие данные о предприятии (ИНН, ОГРН, юридический адрес) необаятельно. В целях экономии времени имеет смысл воспользоваться фирменным бланком фирмы, на котором уже будут указаны все реквизиты.

Ниже по документу пишем его название (приказ об утверждении должностных инструкций) и присваиваем ему номер для документооборота внутри компании.

Под названием указывается дата составления распоряжения и населённый пункт. Сверяем внесённые данные и переходим к основной части.

Начать основной блок следует с мотивации принятия решения об утверждении должностных инструкций. Причиной может послужить внесение изменений в штатное расписание, в соответствии с которыми на предприятии появились новые должности.

Далее пишем слово «приказываю» и по пунктам перечисляем следующие положения:

• утверждаем разработанные должностные инструкции и оставляем их полный перечень. Все указанные документы будут идти приложениями к настоящему распоряжению;
• отдаём распоряжение ознакомить всех работников, которых коснутся изменения, с содержанием документа;
• назначаем ответственное за исполнение лицо. Руководитель может взять эту обязанность на себя или назначить сотрудника. Ответственный работник будет отчитываться перед директором по факту проделанной работы.