Приказ о закупке мебели – это распорядительный документ, на основании которого ответственный по материальным вопросам организации сможет взять в бухгалтерии деньги и произвести закупку необходимых предметов интерьера. Сегодня мы разберемся, каким образом в организациях происходят закупки подобного характера, как не допустить ошибок при формировании соответствующей официальной бумаги.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуМебель на предприятии
Наличие мебели или уже наполнение помещений интерьером является обязательным критерием для запуска в работу организации-работодателя. Трудовой кодекс Российской Федерации как раз и направлен на то, чтобы создавать для работников и работодателей максимально взаимовыгодные условия по части сотрудничества. Так, сотрудники должны получить не только всё необходимое для осуществления ими трудовой деятельности за счет работодателя, но также иметь на работе комфортные для нахождения там условия. Например, если мы говорим об офисном помещении, там должно быть оборудовано яркое освещение, удобные кресла для сидения, просторные столы и так далее и тому подобное.
Не существует каких-либо конкретных государственных стандартов, говорящих о том, каким конкретно комплектом мебели должно быть наполнено рабочее пространство. Таким образом получается, что руководство каждого отдельно взятого предприятия самостоятельно могут определить, чем конкретно оборудовать рабочие места сотрудников.
Ответственность за мебель и её поддержание в адекватном состоянии возлагается на одного из сотрудников предприятия. Как правило, таким человеком будет заведующий по хозяйственной части, поскольку именно он занимается различного рода хозяйственными работами.
Закупка мебели
Время от времени имеющуюся на предприятии мебель придется обновлять, а для этого необходимо будет оформить ряд документов. Разберемся во всей процедуре поподробнее.
Во-первых, у любой процедуры всегда должна быть стартовая точка. Речь идёт о событии или документе, с которого всё и начнется. В нашем случае такой точкой отсчета станет обращение от одного из сотрудников, сообщающее начальству о том, что с мебелью наблюдаются определенные проблемы. Причем отметим, что проблема необязательно должна быть связана с утратой той или иной функции предмета интерьера. Здесь достаточно будет и непотребного внешнего вида:
- потрескавшаяся кожа;
- отклеивающаяся плёнка;
- рассохшаяся древесина;
- и так далее.
В идеале, к такой служебной записки должны быть приложены фотографии проблемных предметов интерьера, чтобы директор смог самостоятельно оценить весь масштаб проблемы.
Во-вторых, на основании поступившей служебной записки руководитель должен будет принять решение о том, будет ли предприятие производить закупку новой мебели. Здесь сыграет свою роль реальное состояние предмета, а также наличие реальной необходимости приобрести замену.
В-третьих, если начальник всё-таки утвердит обновление мебели, на одного из работников ляжет обязанность по проведению закупки. В госучреждениях такие мероприятия проходят через портал Госзакупок, а частники вольны пользоваться свободным рынкам. Обычно вопросами поставок занимается специалист по закупкам или заведующий по АХЧ. В зависимости от того, каким конкретно образом распределены полномочия между сотрудниками.
Рассказываем, как составить приказ «на пальцах»
Начинаем составлять приказ о закупке мебели с заполнения его шапки. Где-то в верхней части листа бумаги нужно будет прописать полное наименование организации, внутри которой и происходит всё мероприятие. В теории это может сделать в левой, центральной или правой частях. Ниже по документу посреди листа бумаги обозначим наименование настоящего приказа, присвоим ему уникальный номер согласно внутренней номенклатуре дел. Не забываем оставить дату составления приказа, место его оформления. Под местом принято понимать не конкретный адрес на карте, а весь нацеленный пункт в целом.
Ниже по документу руководитель отдает распоряжение по части выделения определенной денежной суммы на осуществление закупки мебели со ссылкой на поступившее от подчинённых обращение. Это может быть докладная совершенно от любого сотрудника, в том числе и локального руководителя.
Пишем слово «приказываю», в столбик перечисляем наши распоряжения:
- выделить денежные средства на закупку мебели в такой-то сумме;
- произвести закупку мебели по составленному списку;
- ознакомить всех причастных сотрудников с текстом распоряжения;
- возложить контроль за исполнением приказа на одного из работников.
В завершение работы с документом распишемся за всё вышеизложенное, расшифруем автограф руководителя. В качестве приложения к данному распоряжению прилагаем ту самую служебную записку, а также список мебели, которую необходимо закупить. Завхоз уже самостоятельно изучит предложения поставщиков, найдет наиболее выгодное и подходящее нам в данной ситуации.
В таком виде распорядительный документ уже смело можно назвать полностью составленным и готовым к изданию. Приказ вступит в силу сразу же после его официального издания. Ответственный за исполнение поручения начальника сотрудник сможет приняться за работу фактически сразу же, как только его ознакомят с текстом распоряжения. Вопросами ознакомления обычно ведает кадровая служба.
Примерный образец
