Приказ о выдаче дубликата трудовой книжки – это распорядительный документ, в соответствии с которым работодатель оформляет для работника копию утраченной трудовой. Процедура всегда оформляется соответствующими официальными бумагами.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Трудовая книжка
Трудовая книжка – это важнейший документ для каждого без исключения работника. Именно в нём отражаются все юридически значимые факты из трудовой жизни человека (места работы, стаж, причины увольнения). По общему правилу трудовая хранится у работодателя в течение всего периода трудоустройства и может выдаваться на руки в исключительных случаях.
Дубликат
Под дубликатом понимается вторая и последующие копии документа, оформляемые в официальном порядке. Дубликат полностью приравнивается к оригиналу по юридической значимости. Восстановление утраченной трудовой – это довольно тяжёлое занятие. Ответственному сотруднику придётся пройтись во всем предыдущим местам работы человека для заверения бланка подписями и оттисками фирменных печатей предприятий. Купить чистый бланк в канцелярском магазине и заполнить его самостоятельно не выйдет. Такой поступок будет расценен как подделка документов, что преследуется по закону.
Утрата трудовой
Под утратой могут пониматься следующие ситуации:
- документ был утерян;
- бланк физически испорчен по вине работодателя или работника.
Следует иметь в виду, что на каждом предприятии должно быть лицо, ответственное за хранение трудовых книжек. Если оно допустило утрату бланка, последуют определённые санкции от работодателя
Процедура оформления дубликата регламентируется Приказом Минтруда «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек». В соответствии со статьей 28 вышеобозначенного документа работник, утративший трудовую книжку, должен незамедлительно сообщить об этом работодателю. Обращение оформляется в письменном виде соответствующим заявлением на имя руководителя фирмы. В течение 15 рабочих дней с момента обращения сотруднику должен быть выдан дубликат.
Если лицо на момент утраты не трудоустроено, обратиться следует к последнему работодателю. Отказать компания не имеет права. В противном случае гражданин сможет обратиться за восстановлением справедливости в судебные органы. Трудовые споры относятся к компетенции суда общей юрисдикции. Как правило, администрация предприятия осведомлена о возможной юридической ответственности за отказ, и проблем с оформлением дубликата не возникает.
Кто пишет и исполняет приказ
В теории написать распоряжение может любой штатный работник организации, обладающий опытом и навыками работы с официальными бумагами. Это может быть секретарь, юрист, кадровик. Руководитель, как правило, получает на подпись уже итоговый вариант приказа.
Под исполнением распоряжения понимают практическое воплощение изложенных в нём положений. В настоящем случае исполнителю придётся от начала до конца провести процедуру оформления дубликата. Все вопросы, касающиеся взаимоотношений работодателя и работника, решаются через кадровую службу предприятия. Исполнять приказ будет сотрудник отдела кадров, ответственный за ведение и хранение трудовых книжек. Необходимо учесть, что закон ограничивает время на исполнение приказа пятнадцатью рабочими днями.
Форма документа
На сегодняшний день действующее законодательство не предъявляет особых требований к распорядительной документации предприятий, не требует пользоваться при её составлении общеобязательными унифицированными бланками. Государственные органы предлагают лишь рекомендованные шаблоны, однако пользоваться ими необязательно. Все приказы на практике составляются в свободной форме.
Написать распоряжение можно как на фирменном бланке компании, так и на чистом листе бумаги формата А4. Рекомендуется воспользоваться именно фирменной формой, так как на чистом листе все сведения об организации придётся прописывать вручную.
Что касаемо исполнения текста, то здесь всё стандартно. Практика документооборота выработала два основных способа: рукописный при помощи синей или чёрной шариковой ручки и машинописный при помощи компьютерных средств. Воспользоваться можно любым из них, юридическая сила официальной бумаги не пострадает.
Пошаговая инструкция по составлению приказа
Первый шаг – обозначение реквизитов. В шапке официальной бумаги указываем полное наименование организации-работодателя со ссылкой на его организационно-правовую форму. Ниже по документу посредине листа пишем слово «приказ», присваиваем ему уникальный номер для документооборота внутри фирмы. Затем оставляем дату составления распоряжения и населённый пункт, в котором базируется работодатель.
Второй шаг – мотивировка. Здесь указываем реальную причину оформления дубликата (утрата) и ссылаемся на раздел V приложения N2 Приказа Минтруда «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек».
Третий шаг – утверждение распоряжений. С красной строки пишем слово «приказываю» и по пунктам обозначаем следующие моменты:
- отдаём распоряжение ответственному за ведение и хранение трудовых книжек оформить дубликат утраченного бланка в определённый период времени. Указываем ФИО работников и их должности согласно штатному расписанию компании;
- возлагаем контроль за исполнением распоряжения на одного из подчинённых. Обычно эти обязанности ложатся на кого-то из руководящего состава или на директора лично.
Примерный образец
Четвертый шаг – ознакомление. Необходимо под подпись ознакомить с содержанием настоящего распоряжения всех упомянутых в его тексте лиц. В нашем случае это будет работник, утративший трудовую, и кадровик, который будет оформлять дубликат. Затем в приказе расписывается руководитель организации. Как только все подписи будут проставлены, официальная бумага обретёт юридическую силу. Процедура оформления дубликата начнётся с обозначенной в приказе даты.
