Приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак

Приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак – это распорядительный документ, на основании которого изменяются личные данные сотрудника во всех имеющихся трудовых бумагах. Процедура предусматривается определённое процессуальное оформление.

Смена фамилии

Смена фамилии сотрудником или сотрудницей предприятия всегда влечёт за собой определённое количество бумажной работы для работников кадровой службы. Им придётся внести изменения в трудовую книжку, трудовой договор, личную карточку и иные бумаги, в которых фигурирует ФИО молодожёна. Основанием для внесения правок послужит письменное заявление от лица на имя руководителя организации. В обращении необходимо запросить изменение фамилии и приложить к нему копию паспорта, а также свидетельство о браке, выданное в ЗАГС.

Внесение изменений в трудовой договор

Если с внутренней документацией работника на предприятии всё более-менее просто, то вот в трудовой договор внести изменения в нарушение определённой процедуры нельзя. Дело в том, что смена фамилии не подразумевает изменения лица в договоре, однако требует определённых правок. Изменять трудовое соглашение нельзя, но можно составить и подписать к нему дополнительное соглашение. Официальную бумагу так же, как и сам договор, должны подписать работник и работодатель.

Трудовая книжка

Трудовая книжка относится к бланкам строгой отчётности. Работать с такого рода документами допускают только квалифицированных и опытных сотрудников. Обычно на предприятии этим занимается начальник кадровой службы. По общему правилу вносить правки в трудовую нельзя, тем более запрещено делать это несанкционированно. Речь может пойти о возбуждении уголовного дела, так как ситуация подпадает под подделку документов.

На практике кадровик аккуратно зачёркивает текущую фамилию, прописанную в трудовой, и рядом пишет новую. На оборотной стороне обложки оставляется ссылка на приказ руководителя.

Основание и обоснование

Любой приказ руководителя фирмы должен иметь под собой основание и обоснования. Без этих двух элементов распоряжение не будет иметь юридической силы.

Под первым принято понимать законодательную основу принятия решения, выраженную в ссылке на какой-либо документ, нормативно-правовой акт. В нашем случае необходимо сослаться на письменное заявление сотрудника (ФИО, дата) с приложенными к нему бумагами (копия паспорта, свидетельство из ЗАГС).

Кто пишет приказ

В теории написать приказ может абсолютно любой работник компании, имеющий общее представление о составлении распорядительной документации. Крайне редко руководитель берёт эту обязанность на себя. На практике задача в устной форме поручается кому-то из подчинённых. Это может быть юрист, секретарь, кадровик или бухгалтер. Всё зависит от конкретного случая. Было бы логично доверить написание настоящего приказа кадровику, так как работа с личной документацией сотрудников входит в его прямые обязанности.

Форма документа

Органы государственной власти в настоящий момент не предъявляют особых требований к распорядительной документации организаций. Приказ о смене фамилии, как и многие другие официальные бумаги из этой категории, может быть написан в свободной форме без использования общеобязательных унифицированных бланков. Более того, организация вправе самостоятельно разработать собственный шаблон и использовать его на постоянной основе. Смена фамилии – довольно-таки частое явление.

Отметим, что свободная форма распоряжения в свою очередь предъявляет к его содержанию определённые требования. Речь идёт о следующих моментах:

• деловой стиль языка;
• обозначение реквизитов (дата, место, номер);
• подписи всех упомянутых в тексте лиц за ознакомление с содержанием;
• расшифровка автографов;
• наличие основания и обоснования.

Написать текст можно одним из двух доступных способов: рукописным с помощью синей или чёрной шариковой ручки и машинописным при помощи компьютерных средств. Выбор делает ответственное за составление лицо с оглядкой на особенности документооборота на предприятии. Необходимо учесть, что вариант написания текста не может отразиться на юридической силе официальной бумаги.

Пошаговая инструкция по составлению приказа

Первый шаг – обозначение реквизитов. В шапке приказа прописываем полное наименование предприятия-работодателя со ссылкой на его организационно-правовую форму. Этих сведений будет достаточно, так как официальная бумага носит внутренний характер. Далее присваиваем распоряжению уникальный номер для документооборота и хранения согласно утверждённой номенклатуре дел, оставляем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) его составления.

Второй шаг – мотивировка. Здесь необходимо обозначить имеющиеся основания и обоснование. Ссылаемся на полученное заявление, копию паспорта и свидетельство о браке.

Третий шаг – утверждение распоряжений. С красной строки пишется слово «приказываю» и по пунктам перечисляются следующие моменты:

• изменить фамилию сотрудника во всех документах. Нет необходимости оставлять полный перечень, так как кадровик знаком с процедурой;
• подписать с работником дополнительное соглашение к трудовому договору;
• возлагаем контроль за исполнением распоряжения на одного из подчинённых. Эти обязанности может взять на себя руководитель лично.

Примерный образец

Как только все распоряжения будут отданы, можно переходить к подписанию. Свои автографы на официальной бумаге должны оставить все лица, упомянутые в тексте. Главная подпись принадлежит, конечно же, директору.

Приказ подлежит хранению в архиве организации в течение установленного законом срока (не менее 5 лет). По факту истечения этого периода времени документ может быть уничтожен.