Приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек

Приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек – это распорядительный документ, в соответствии с которым руководитель предприятия возлагает обязанности по работе с личными документами сотрудников на одного из своих подчинённых.

Трудовая книжка

Трудовая книжка – это важнейший документ для любого работника. Именно в ней фиксируются все юридически значимые факты из трудовой жизни человека: места работы, наименование организаций-работодателей, причины увольнения. По общему правилу документ должен храниться у работодателя и за редкими исключениями может выдаваться на руки сотруднику.

Электронная трудовая

На сегодняшний день заполучить физическую копию трудовой книжки не представляется возможным. Всем новым работникам оформляют уже электронную версию. Однако те сотрудники, у которых ещё остался бумажных вариант, имеют полное право им пользоваться. Работодатель обязан вести одновременно и цифровую и физическую копию официальной бумаги. Человек в любой момент может отказаться от бумажного варианта, написав на имя руководителя соответствующее заявление, а до тех пор организация обязана её вести.

Хранение

Закон относит трудовую книжку к бланку строгой отчётности. Это означает, что для документа разработаны довольно строгие правила хранения и ведения в нём записей. Как уже было сказано выше, трудовая всегда хранится у работодателя вплоть до увольнения. Работник получает её на руки в последний рабочий день.

Ответственное лицо

Ответственное за ведение трудовых книжек лицо будет обязано принимать их у работников, вносить в них соответствующие записи и нести ответственность за хранение. Именно этот человек будет восстанавливать утраченную трудовую, если она потеряется по вине работодателя. На практике эти полномочия делегируются начальнику кадровой службы. Должность довольно-таки ответственная и требует определённой внимательности, опыта работы.

Как правило, для ответственного сотрудника предусмотрены материальные бонусы от работодателя за дополнительную нагрузку. Ведение трудовых книжек осуществляется по совмещению с основной трудовой деятельностью работника. Руководитель поощряет ответственных лиц прибавкой к заработной плате в твёрдой сумме или посредством премирования.

Кто пишет и исполняет приказ

Несмотря на то, что приказ всегда издаётся от лица руководителя организации, разработкой и составлением самого документа на практике занимается кто-то из подчинённых. Это может быть заместитель руководителя, кадровик или секретарь по устному поручению директора. Начальник получает на стол уже готовый проект распоряжения, ставит на нём свой автограф.

Под исполнением приказа понимают приведение в действие обозначенных в нём положений. В нашем случае оно будет заключаться в уведомлении ответственного лица путём получения его подписи и внесении соответствующих изменений в текущую документации фирмы (по части ответственных лиц). Исполнить распоряжение может тот же человек, что его и составил.

Форма документа

В настоящий момент действующее законодательство не обязывает руководителей компаний составлять свои приказы, пользуясь заранее разработанными бланками. Все распоряжения, в том числе и приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек, можно написать в свободной форме. Для этой задачи идеально подойдёт лист бумаги формата А4 или фирменный бланк фирмы. Выбор стоит исключительно за составляющим распоряжение лицом.

Допускается исполнить текст приказа в рукописном виде с помощью чёрной или синей шариковой ручки (но не карандаша) и в машинописном виде на компьютере. Важнейший элемент документа – это подпись директора. Без неё официальная бумага не будет иметь юридической силы. Именно поэтому компьютерной версии придётся придать физический вид посредством распечатки на принтере. Также это потребуется для хранения приказа в архиве предприятия в течение определенного периода времени.

Пошаговая инструкция по составлению приказа

По своей структуре приказ состоит из трёх составных частей: реквизиты, основная часть и подписи лиц. Необходимо будет уделить должное внимание каждой из них.

Начать следует с реквизитов. В верхней части листа бумаги обозначаем наименование организации с указанием её организационно-правовой формы (ООО, ОАО). Обозначать ИНН, ОГРН и прочие реквизиты необязательно, так как документ будет использоваться только внутри компании. Ниже по документу посередине листа бумаги пишется слово «приказ», ему присваивается номер для внутреннего документооборота в фирме. Сразу под названием обозначается дата издания официальной бумаги и населённый пункт, в котором она была составлена. Удостоверяемся в правильности указанных данных и переходим далее.

Основную часть следует начать с обоснования издания распоряжения. Обычно используют формулировку «в целях обеспечения требований закона по хранению, ведению и учёту трудовых книжек». Затем пишем слово «приказываю» и по пунктам утверждаем следующие положения:

• назначаем ответственным выбранного сотрудника. Указываем его ФИО и должность на предприятии согласно штатному расписанию;
• назначаем заместителя ответственного, который будет выполнять обязанности в моменты отсутствия по тем или иным причинам основного работника на предприятии. Работа с трудовыми книжками должна вестись постоянно;
• отдаём распоряжение кому-то из подчинённых осуществить контроль за исполнение приказа. Эти полномочия может взять на себя сам руководитель.

Примерный образец

На этом приказ можно считать полностью составленным и готовым к изданию. Остаётся только собрать подписи всех упомянутых в нём лиц. Сотрудники расписываются за ознакомление с текстом распоряжения.