Приказ на право подписи первичных документов – это распоряжение, в соответствии с которым руководитель предприятия делегирует полномочия по подписанию той или иной документации кому-то из своих подчинённых. В силу значимости действия, передачи права всегда оформляется соответствующим приказом.
Файлы для скачивания:
Право подписи
По умолчанию право подписи первичной документации предприятия принадлежит исключительно руководителю организации. В силу высокой занятости, большого объёма документооборота, повышения уровня логистики в фирме директор может расширить круг уполномоченных на подписание лиц. Предполагается, что таким правом должен обладать главный бухгалтер.
Первичные документы
Законодательство требует, чтобы любое юридически значимое действие в рамках предприятия оформлялось соответствующим учётным документом. Под первичную документацию попадает сфера хозяйственной деятельности организации. Условно такую документацию можно разделить на две большие группы: кадровые учётные документы и бухгалтерские учётные документы.
К кадровой документации будут относиться: штатное расписание фирмы, личные карточки сотрудников и так далее.
Список бухгалтерских документов куда шире и объёмнее. Сюда будет относиться вся сопутствующая документация по сделкам, постановке и снятию с баланса предприятия объектов, договоры, накладные. Правоотношения в этой сфере регулируются ФЗ "О бухучёте".
Очевидно, что руководитель фирмы не сможет осуществлять всю эту деятельность в одиночку. Для этого назначаются ответственные лица. Как правило, это руководители структурных подразделений (начальник кадровой службы, главбух, начальник отдела и т.д.). Если у директора есть заместитель, его также следует наделить такими полномочиями.
Следует иметь в виду, что в соответствии с приказом о передаче права подписи, лицо обретает полномочия по подписанию только документов внутреннего документооборота предприятия, так как речь идёт о первичных документах. Для заверения подписями подчинённых соглашений с контрагентами потребуется составить доверенность.
Процедура передачи права подписи
Руководитель фирмы самостоятельно определяет, кому и с какой целью передаётся право подписи. Имеется возможность делегировать полномочия на определённый срок. Такая передача практикуется в случае ухода ответственного сотрудника или самого директора в отпуск, на больничный и так далее. Предприятие не может остаться без лица, обладающего правом подписи.
В распоряжении отмечают исключительный перечень документов, которые сможет подписывать подчинённый. Выход за рамки полномочий будет нарушением законодательства.
Одним приказом можно оформить право подписи сразу нескольким сотрудникам. Для этого необходимо будет указать их ФИО, должность и заполучить их автографы.
После оформления приказа и заверения его подписями руководителя и принимающего подпись лица, он обретает юридическую силу. Подчинённый получает возможность подписывать первичную документацию.
Форма документа
Закон не предусматривает обязательной формы приказа на право подписи, тем самым позволяя организациям разработать документ самостоятельно. Обычно руководитель фирмы не занимается этим лично и отдаёт распоряжение кому-то из своих подчинённых. Как правило, это сотрудник юридического отдела, заместитель или секретарь. Работник разрабатывает проект приказа и передаёт его директору на подпись.
Для составления документа подойдёт лист бумаги формата А4. Исполнить текст можно как при помощи компьютерных средств, так и от руки. Рекомендуется, всё же, воспользоваться машинописным вариантом.
Пошаговая инструкция по составлению документа
Структурно приказ можно разделить на три части: шапка, основная часть и подписи сторон. Начать следует, как и всегда, с шапки документа. В ней необходимо будет указать реквизиты организации. Для облегчения задачи имеет смысл воспользоваться фирменным бланком компании, на котором эти сведения изложены по умолчанию. В случае составления приказа с чистого лица, указываем полное наименование юридического лица (как прописано в учредительном документе). При желании можно указать и другие данные: юридический адрес, ИНН, ОГРН и т.д. Наименование выступает в качестве обязательного минимума.
Ниже по документу пишем его названием (приказ на право подписи первичных документов) и присваиваем ему номер для внутреннего документооборота в рамках предприятия.
Сразу под названием прописываем сегодняшнее число и населённый пункт. Удостоверяемся в правильности указанных данных и переходим дальше.
Основную часть приказа следует начать с мотивации принятия решения о передаче права подписи. Объясняем это, во-первых, требованиями законодательства (закон о бухгалтерском учёте) и, во-вторых, обеспечением логистики на предприятии.
Далее пишем слово «приказываю» и по пунктам обозначаем следующие моменты:
- кому передаётся право подписи. Указываем ФИО и должность лица на предприятии, согласно штатному расписанию;
- какие именно документы сможет подписывать сотрудник. Даём их полный перечень;
- при необходимости обозначаем срок, на который делегируется право подписи;
- утверждаем образец подписи работника, изложенной в настоящем приказе, в качестве образца. Делается это в качестве защиты от подделки.
Основная часть документа должна выглядеть следующим образом:
Приказываю:
1.Делегировать руководителю юридического отдела Петрову В. П. право подписи первичной документации.
2. Список документов, на которые распространяется право:
- акты;
- счета-фактуры;
- накладные.
3. Утвердить и использовать подпись Петрова В. П., оставленную в настоящем приказе, в качестве образца.
Составление документа окончено и осталось лишь заверить его подписями всех перечисленных в нём лиц. Сотрудник расписывается за то, что он ознакомлен с содержанием приказа. Руководитель фирмы оставляет свой автограф в последнюю очередь. С подписанием распоряжение приобретает юридическую силу, а ответственное лицо сможет подписывать соответствующую документацию.
