Приказ на утверждение штатного расписания – это распорядительный документ, издаваемый от имени руководителя предприятия, в соответствии с которыми вводится штатное расписание. Во избежание проблем следует подойти к процессу составления распоряжения со всей ответственностью.
Файлы для скачивания:
Назначение штатного расписания
Документ является крайне важным для любого предприятия. В нём фиксируется точное количество имеющихся на предприятии должностей, отмечается сколько из них занято сотрудниками, а сколько вакантно. Расписание принимается на определённый период и является чем-то вроде плана. Предприятие рассчитывает, сколько оно имеет работников на каждой должности и сколько ему необходимо для осуществления своей деятельности. Может быть принято решение о сокращении определённых должностей по причине нецелесообразности их содержания.
В расписании также указывается размер оплаты труда по каждой позиции. Отмечается оклад и возможные дополнительные надбавки. В соответствии с этим документом бухгалтерия производит расчёт бюджета на расчётный период, предназначенный для выплат сотрудникам.
Что касаемо наименований должностей, перечисляемых в документе, то тут следует придерживаться требований законодательства. Государственные органы постоянно обновляют перечень профессий, к которым применяются определённые профессиональные стандарты.
Если на предприятии имеются такие должности, называть их нужно соответственно. Профстандарты применяются к должности не на основании её наименования, а в соответствии с трудовой функцией.
Процедура утверждения
Перед тем как утвердить штатное расписание, его нужно, непосредственно, составить. Руководитель организации отдаёт распоряжение кому-то из своих подчинённых. В силу значимости документа, следует назначить обладающего должным уровнем квалификации работника. Обычно на предприятии этим занимается сотрудник кадровой службы, юридического отдела или бухгалтерии. Расписание является комплексным документом и для составления требует множество различных бумаг.
Готовый проект расписания передаётся руководству фирмы на утверждение. Директор проверяет документ и, возможно, вносит в него какие-то изменения. Следует помнить, что изменить содержание документа можно и после его принятия. Для этого необходимо будет издать соответствующее распоряжение – приказ о внесении изменений в штатное расписание. Поправки могут касаться наименования должностей, количества ставок и так далее.
Итоговый вариант, устраивающий руководство компании, утверждают приказом. Как уже было сказано выше, утверждается документ на определённый срок или без такового. Может использоваться вариант с использованием одного и того же расписания до внесения в него изменений. Закон допускает такую возможность, но всё же правильнее будет установить срок в один год. Такое решение будет способствовать планированию проекта развития фирмы.
Форма распоряжения
Законодательство не предусмотрело обязательной или хотя бы рекомендованной формы распоряжения об утверждении штатного расписания. Составлением документа занимаются сотрудники предприятия самостоятельно. Несмотря на то, что приказ издаётся от имени руководителя, разработкой бумаги занимается, как правило, не он. Этим может заняться тот же работник, который написал само штатное расписание. Однако директор может поручить это другому сотруднику. В силу простоты исполнения заняться этим может любое лицо, в чьи обязанности входит работа с документами.
Сам приказ можно изложить от руки шариковой ручкой, но всё же лучше будет воспользоваться компьютерными средствами. Машинописный вариант выглядит более презентабельно и надёжно. Исполненный на компьютере документ необходимо будет распечатать для подписания.
Объясняем, как правильно составить приказ
Распоряжение можно условно разделить на три структурных блока: шапка документа, его основа и часть с подписями сторон. Как и любой другой приказ, составлять его необходимо с шапки. В ней указываются реквизиты организации. В качестве допустимого минимума достаточно будет отметить наименование предприятия согласно её учредительной документации. В этом плане выгоднее будет воспользоваться фирменным бланком компании, на котором уже будет указано наименование и другие реквизиты (юридический адрес, номер налогоплательщика и т.д.).
Под шапкой вписываем название документа (приказ на утверждение штатного расписания) и присваиваем ему номер. Он будет использоваться во внутреннем документообороте фирмы.
Сразу под названием отмечаем дату составления распоряжения и населённый пункт. Предварительно проверив правильность указанных данных, переходим к основной части.
Начать следует с мотивации принятия решения об утверждении расписания. Этот пункт можно пропустить, но всё же с ним распоряжение будет выглядеть более комплексно. В качестве причины указывается истечение срока действия предыдущего расписания, отмена действия прошлого расписания соответствующим приказом руководителя и т.д.
Далее пишем слово «приказываю» и по пунктам перечисляем следующие положения:
- утверждаем новое штатное расписание. Указываем номер документа и дату, с которой он вводится на предприятии;
- назначаем ответственного за исполнение настоящего распоряжения. Это может быть главный бухгалтер или начальник кадровой службы. В их компетенцию входит работа с такими документами. Указанное лицо будет отчитываться перед руководителем о проделанной работе.
На этом составление документа окончено. Осталось заполнить последнюю его часть, проставив подписи сотрудников. В приказе расписываются все указанные в нём лица. В нашем случае это главный бухгалтер предприятия. Распоряжение заверяет своим автографом руководитель организации, придавая тем самым ему юридическую силу. После подписания приказа на утверждение штатного расписания, оно начнёт действовать с обозначенной в документе даты.
