Письмо-претензия

Письмо-претензия – это документ, относящийся к корреспонденции, выражающий недовольство организации выполнением обязательств контрагентом. Речь может идти о самых разнообразных правоотношениях.

Претензия

Претензия имеет место в тех случаях, когда контрагент ненадлежащим образом исполнил свои обязательства по сделке. Это может быть нарушение сроков поставки, поставка некачественного товара и так далее. Если принимающая сторона выявила какие-то дефекты в товаре, грузе, недостатки в выполненных работах, составляется соответствующий акт. Документ позволит утвердить все недочёты, чтобы потом перечислить их полный перечень в письме. Акт в купе с претензией выступят весомыми доказательствами в суде.

Отметим, что процедура актирования недостатков всегда осуществляется коллегиально.

Юридическая роль

Претензия, в отличие от другой корреспонденции, обладает юридической силой. Контрагент, получивший такое письмо, обязан в кратчайшие сроки устранить недостатки или предложить иной путь решения вопроса. Речь может идти о скидке, допоставке, исправлении дефектов и прочих формах возмещения ущерба. Условиями договора зачастую предусматривается неустойка, которую скорее всего вторая сторона будет обязана заплатить.

Как отправить письмо

Претензия может быть направлена контрагенту лишь двумя способами: лично в руки представителю организации или посредством почтового отправления с уведомлением о вручении. Если был выбран первый способ, необходимо будет также удостоверить сам факт получения документа. Этот момент может сыграть решающую роль, если разбирательство дойдёт до суда. Именно поэтому нельзя передать официальную бумагу по электронной почте.

Кто составляет претензию

Несмотря на то, что документ всегда пишется от имени руководителя предприятия, его разработкой занимается, как правило, иное лицо. Директор поручает задачу кому-то из своих подчинённых: секретарю, заместителю. Самым лучшим решением будет доверить составление претензии штатному юристу компании, так как он обладает необходимыми познаниями в области права, знаком с процедурой оформления официальных бумаг. Начальник получает на подпись уже итоговый вариант документа, утверждает его. Если ошибок обнаружено не было, можно заверять письмо автографом.

Споры

Если контрагент не согласен с предъявленными претензиями, сторонам не остаётся ничего, кроме как обратиться в суд с исковым заявлением. При чём истцом может выступить любая из организаций. Доказывать свою правоту придётся уже в зале суда. Правильно составленные акт и письмо-претензия выступят доказательствами, которые и сыграют решающую роль.

Форма документа

Претензия по своей юридической природе относится к бумагам, регулирующим правовые отношения между контрагентами. По общему правилу все документы из этой группы принято составлять в свободной форме без использования общеобязательных унифицированных бланков. Следует отметить, что в любом случае придётся соблюдать определённые правила, предъявляемые ко всей деловой документации, а именно:

• обозначение реквизитов;
• соблюдение делового, строгого стиля языка;
• указание, кому и от кого направляется претензия;
• оставление ссылок на заключённый договор, а также на действующее законодательство;
• подписание уполномоченным лицом;
• расшифровка оставленного на бумаге автографа.

Написать претензию рекомендуется на фирменном бланке компании, так как на нём по умолчанию отмечены все необходимые реквизиты, в том числе контактные данные. Если формы не оказалось под рукой, допускается составить письмо на чистом листе бумаги формата А4 или А5.

Исполнить содержание официальной бумаги можно как в рукописном, так и в машинописном виде при помощи компьютера и соответствующего ПО. Способ написания текста не может отразиться на юридической силе претензии.

Объясняем, как правильно составить письмо-претензию

На первом этапе работы с официальной бумагой необходимо отметить, кому и от кого она направляется. Для этого в правом верхнем углу листа бумаги указываем наименование предприятия-контрагента, ФИО его руководителя в дательном падеже. Чуть ниже оставляем те же сведения, но уже об отправителе. Здесь же обозначается дата и место отправки претензии.

Ниже по документу объясняем, какие именно правоотношения связывают стороны. Если речь идёт о каком-то гражданско-правовом договоре, оставляем на него ссылку (дата, номер). Далее описываем сложившуюся в настоящий момент ситуацию. Как правило, речь всегда идёт о просрочке оплаты по обязательствам. Прописываем, какую именно сумму денег контрагент должен выплатить компании. Также имеет смысл предложить второй стороне альтернативный способ решения вопроса. Указываем последний день, в который фирма сможет погасить задолженность. По факту истечения этого срока будет подано исковое заявление в суд. Споры по задолженностям между контрагентами относятся к компетенции арбитражного суда.

Примерный образец

На этом моменте процесс составления письма-претензии подходит к завершению. Осталось лишь заверить его автографом руководителя организации с расшифровкой (фамилия и инициалы), выбранным способом направить контрагенту. Если был получен отрицательный ответ, то не останется ничего, кроме как обратиться за справедливостью в суд. Аналогичная ситуация складывается при неполучении ответа вовсе.