Акт о выявленных недостатках товара – это документ, в соответствии с которым заказчик утверждает, что те или иные приобретённые им товарно-материальные ценности имеют ненадлежащее качество. Процедура всегда оформляется соответствующими официальными бумагами.

Файлы для скачивания:

Недостатки товара

По общему правилу любой приобретённый/проданный товар должен быть надлежащего качества. Это условие в обязательном порядке прописывается в любом соглашении между сторонами, а также закрепляется в законе о защите прав потребителей. Следовательно, нарушение этого правила влечёт за собой определённую юридическую ответственность.

Под недостатками понимаются:

  • нарушение внешнего вида товара;
  • отсутствие тех или иных свойственных объекту свойств;
  • невозможность эксплуатации или использовании товара.

Следует отметить, что не всегда дефекты являются следствием недобросовестности поставщика. Зачастую виновной стороной выступает именно транспортная компания, ответственная за перевозку груза. Выявить недостатки можно как при приёмке товара, так и уже после неё.

Роль акта

Настоящий акт имеет комплексную юридическую природу. Во-первых, он является основанием для списания неподлежащих к реализации товаров. Во-вторых, официальная бумага позволит направить виновным лицам претензию с требованием возместить понесённые убытки или допоставить товар. В-третьих, документ может стать поводом для привлечения сотрудников компании к дисциплинарной ответственности за недобросовестное выполнение обязанностей, если будет доказано, что недостатки связаны с нарушением правил транспортировки.

Акт не всегда носит двусторонний характер. Имеет место поставка из одного структурного подразделения организации в другое.

Процедура

Выявление недостатков всегда происходит коллегиально. В этих целях руководитель организации издаёт соответствующий приказ о назначении специальной комиссии. В неё должно войти как минимум три человека, председатель выделяется отдельно. Кадровый состав определяет директор лично. При проведении процедуры должны также присутствовать представители поставщика и перевозчика.

В комиссию следует назначить сотрудников, обладающих необходимой теоретической подготовкой и практическими навыками. Не всегда для оценки достаточно лишь визуального осмотра. Порой речь идёт о недостатках в различном технически сложном оборудовании. Необходимо учесть, что компания имеет возможность привлечения к процедуре человека со стороны. Приглашённый эксперт, действуя в рамках договора оказания услуг, сможет выдать независимое объективное заключение. Председатель будет нести ответственность за итоговые выводы комиссии, отчитываться по факту проделанной работы перед руководством.

После составления документа

Полностью составленный и заверенный всеми членами комиссии акт передаётся главному бухгалтеру. Тот в свою очередь в установленном законом порядке сможет списать некачественный товар и направить производителю претензию.

После использования документ подлежит обязательному хранению в архиве организации в течение установленного законом срока, по факту окончания которого официальная бумага может быть уничтожена.

Что отметить в акте

Сложившаяся практика выработала определённый перечень обязательных к указанию в документе моментов. К ним относят:

  • наименование товара, его количество;
  • дата поступления товарно-материальный ценностей заказчику;
  • оценочная стоимость повреждённых объектов;
  • характер выявленных недостатков;
  • способ проведения оценочных мероприятий.

Форма документа

В настоящий момент вся учётная документация предприятий составляется без использования общеобязательных унифицированных бланков. Организации вправе самостоятельно разработать и утвердить в своей документации конкретную форму документа. Необходимо учесть, что такая форма должна соответствовать определённым стандартам документооборота:

  • деловой стиль языка;
  • обозначение реквизитов;
  • подписи всех участвовавших в процедуре лиц.

Исполнить акт допускается на чистом листе бумаги формата А4 или на фирменном бланке организации. Выбор остаётся за составителем. Написать текст можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в печатном виде при помощи компьютерных средств. Оба варианта обладают идентичной юридической силой. На практике председатель комиссии распечатывает чистый бланк утверждённой формы и заполняет её от руки непосредственно в процессе оценки товара.

Пошаговая инструкция по составлению акта

Начать следует с шапки документа. В ней обозначаем, что настоящий акт утверждён руководителем организации (указываем дату утверждения и ФИО директора). Эта запись делается в последнюю очередь. Затем прописываем наименование акта и присваиваем ему уникальный номер для документооборота в фирме. Затем отмечаем дату и место составления официальной бумаги.

Переходя к основной части, следует обозначить факт создания специальной комиссии соответствующим приказом директора (дата и номер распоряжения), её кадровый состав. Для каждого члена комиссии указываем его ФИО и должность на предприятии.

Далее члены комиссии определяют какой именно товар и в каком количестве обладает недостатками, описывают, каким именно способом были выявлены дефекты (внешний осмотр, проведение испытания). Этот блок обычно оформляется в виде информационной таблицы.

В заключении комиссия определяет виновных лиц и утверждает возврат товара поставщику. Конечное решение о направлении претензии примет директор или главный бухгалтер фирмы. По закону продавец обязан возместить убытки и допоставить товар.

Примерный образец

1

На этом составление акта подходит к концу. В завершение акта все члены комиссии оставляют свои автографы (с расшифровкой), подтверждая тем самым достоверность и полноту обозначенных в нём сведений, беря на себя ответственность за сделанные выводы.