Ответ на деловое письмо

Ответ на деловое письмо – это документ, относящийся к корреспонденции, используемый для поддержания переписки между контрагентами. В материале мы рассмотрим разновидности ответов, а также расскажем, как правильно составить и направить официальную бумагу второй стороне.

Деловая переписка

Деловая переписка является довольно важной частью поддержания взаимоотношений между субъектами права. Так, предприниматели согласовывают условия будущего договора, нюансы сотрудничества и прочие моменты посредством корреспонденции. На крупных предприятиях эта обязанность ложится на PR-отдел или отдел по закупкам. Вообще, сфера закупок требует постоянного общения с третьими лицами по телефону, электронной почте или посредством привычного всем бумажного документооборота.

Разновидности ответов

Характер ответа зависит от характера письма, поступившего в адрес организации. В качестве таковых можно выделить следующие:

• предложение;
• запрос;
• претензия;
• предупреждение;
• уведомление.

Для каждой из вышеперечисленных категорий предусмотрены свои правила составления и отправления. Например, претензию можно отправить контрагенту исключительно через Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении. И хотя действующее законодательство не содержит прямого указания на способ, по общему смыслу нормативных правовых актов он видится единственным доступным. Всё дело в досудебном порядке урегулирования спора. Если ответа на последует в течение 30 дней, заявитель требований получит полное право на обращение в суд, где ему придётся подтвердить сам факт совершения попытки урегулирования конфликта мирным путём. Сделать это можно только предоставив в качестве доказательств почтовый реестр и квитанцию об отправке заказного письма.

Деловая этика

Все бумаги, составляемые в рамках переписки между контрагентами, должны отвечать общим правилам деловой этики. Так организация подтвердит серьёзность своих намерений и уважительное отношение к представителям второй стороны.

Следует отказаться от использования фамильярства, ругательств и нецензурной брани. Сам текст должен быть выдержан в деловом, строгом стиле с нейтральным тоном повествования. Даже если контрагент грубейшим образом нарушает условия договора и не исполняет взятые на себя обязательства, содержание письма не должно выходить за рамки приличия.

Как отправить

Сложившаяся к настоящему времени практика выработала правило, которым руководствуются лица при выборе способа отправки письма: «ответ направляется тем же способом, каким и было отправлено первое письмо, если в тексте не было прямо указано иное». Таким образом, если деловое письмо поступило на адрес электронной почты, ответ направляется также «электронкой».

Вообще, крупные фирмы регистрируют каждое поступившее письмо в соответствующем журнале, следовательно, ни о каком электронном документообороте речи не идёт.

Подписание

Зачастую встаёт вопрос о том, кто же должен подписывать ответ, от чьего имени он направляется. Всё опять же зависит от характера вопроса и того, кто составлял ответ. Если письмо поступило на имя генерального директора лично, он и должен на него отвечать. Однако это не означает, что руководитель будет заниматься этим собственноручно. В силу занятости другими важными вопросами задача перепоручается кому-то из подчинённых: секретарю, юристу или сотруднику PR-отдела.

Форма документа

Актуальное на сегодняшний день законодательство, в том числе ФЗ "Об обращениях граждан", ни коим образом не регулирует сферу деловой корреспонденции, так как она не является предметом права. Исключениями являются претензии и запросы. Если речь идёт о предложении или уведомлении, вопрос относительно формы документа разрешает исключительно составитель. Так, официальная бумага исполняется в свободной форме без использования общеобязательных унифицированных бланков.

В качестве носителя информации принято использовать фирменный бланк компании. Таким образом документооборот фирмы станет более единообразным, а сами официальные бумаги обретут более деловой внешний вид.

Исполнить содержание можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Конечно, на практике крайне редко можно встретить рукописный текст в рамках деловой переписки, тем не менее его использования не запрещено.

Рассказываем, как правильно составить ответ

При работе с любой корреспонденцией в первую очередь необходимо отметить, кому и от кого направляется ответ. Под этот блок выделяется правая верхняя часть листа бумаги. В шапке прописываем ФИО руководителя компании-контрагента, направившей запрос, занимаемую им должность, а также полное наименование предприятия со ссылкой на организационно-правовую форму. Здесь же оставляем аналогичный перечень данных об отправителе и фирме, которую он представляет.

Ниже по документу отмечаем, что в адрес организации поступило деловое письмо, кратко описывая его содержание и характер. Следующим шагом формулируем и прописываем на бумаге конкретный ответ. Это может быть согласие на подписание договора, возражение на претензию или что-то ещё.

Примерный образец

Как только составитель посчитает, что ответ получился максимально полным и подробным, можно переходить к подписанию. Автограф в обязательном порядке должен принадлежать лицу, которое отмечено в шапке в качестве представителя фирмы. Заверять документ оттиском фирменной печати компании не нужно.