Аналитическая записка – это документ, составляемый одним из сотрудников предприятия по поручению руководителя с целью подведения итогов сложившейся ситуации и предложения путей выхода из неё. Бумага не является обязательной для документооборота компании, тем не менее её значение тяжело переоценить.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Распространение
Сфера применения аналитической записки крайне широка. Документ может составляться по самым разнообразным направлениям деятельности:
- оптимизация бухгалтерского учёта;
- оптимизация рабочего процесса;
- оптимизация тех или иных производственных мероприятий.
Как правило, аналитической работой занимается кто-то из руководящего состава. Обычно это начальник отдела или его заместитель. Лицо должно быть в подробностях ознакомлено со всеми тонкостями конкретной сферы деятельности в организации.
Процедура
Аналитическая записка всегда является ответным документом на распоряжение руководителя. На практике директор своим приказом формирует рабочую группу, ставит перед ней конкретные задачи, а записка выступает в качестве итоговой, отчётной официальной бумаги. Сотрудник, её составляющий, должен обладать достаточной квалификацией и соответствующим уровнем образования.
Руководитель не обязан поступать так, как ему советует составитель аналитической записки. Этот момент отдаётся на откуп директору лично. Возможно, начальник укажет своему подчинённому на конкретные ошибки, и вместе они смогут доработать проект.
Аналитика производственного процесса
Для того, чтобы лучше понимать, о чём идёт речь, разберём в качестве примера аналитическую записку по поводу производственного процесса на предприятии. Составлять её должен начальник цеха. Сотрудник должен подсчитать точное количество работников, задействованных в структурном подразделении, количество единиц оборудования, качество оборудования и все прочие переменные. В качестве предложения выдвинем тезис, согласно которому уменьшение числа работников не повлияет на итоговую выработку при условии приобретения новых моделей оборудования. Придётся просчитать экономию на заработных платах, затраты на обновление техники и так далее.
Содержание официальной бумаги
Как уже было отмечено выше, по своей структуре аналитическая записка делится на два блока: анализ сложившейся обстановки и предложение путей решений. Только справившись с первой частью, можно грамотно разобраться и со второй. Сотрудник предлагает директору принять решения, которые позволят достичь желаемого результата. Речь может идти о привлечении новых работников, контрагентов, сокращении штата и так далее. Всё зависит от конкретного случая.
Отметим, что объём аналитической записки ни коим образом не ограничен. Обычно такой документ занимает несколько листов бумаги формата А4, которые работник подготавливает в своё рабочее время.
Форма документа
Как уже было отмечено ранее, аналитическая записка не является базовым элементом документооборота компании, следовательно, государственные органы ни коим образом не ограничивают составителя в форме и содержании официальной бумаги. Документ всегда выполняется в свободной форме с соблюдением стандартных требований к деловым бумагам. Речь идёт о следующих моментах:
- деловой стиль языка;
- обозначение реквизитов (дата, место);
- подпись ответственного сотрудника;
- расшифровка автографа лица.
Ссылки на законодательные акты и иные документы оставлять необязательно, однако крайне желательно. Любая качественная аналитика всегда должна быть выполнена на высшем уровне, а значит, подкреплена фактами.
Правила составления записки
Начать работу с аналитической запиской рекомендуется с обозначения реквизитов. В шапке документа прописываем полное наименование организации, затем в дательном падеже указываем ФИО руководителя, его должность на предприятии. Следующим шагом в родительном падеже отмечаем те же данные о составителе.
Затем присваиваем официальной бумаге уникальный номер для хранения и документооборота, оставляем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) её составления.
Ниже по документу берёт своё начало основная (аналитическая) часть. Разъясняем сложившуюся в настоящий момент ситуацию со ссылками на подтверждающие бумаги, факты. Как правило, имеет место использование бухгалтерских отчётов, результатов инвентаризации и так далее. Далее сотрудник предлагает конкретные мероприятия, которые должны улучшить положение дел. Все предложения должны быть аргументированы и подтверждены цифрами.
Примерный образец
Г. Курган 9 сентября 2024 года
По состоянию на сегодняшний день в цехе № 1 трудятся 8 сотрудников, задействованных на 8 станках Electraflex NT-200. Заработная плата каждого оператора станка составляет 50 000 руб. Исходя из данных ежегодного отчёта за 2023 год получается, что выработка цеха № 1 составляет 500 единиц изделий ежедневно.
По факту проведения оценки выработки цеха № 1 мною были предложены следующие способы увеличения объёмов производства:
1.Сократить количество работников с 8 до 6, что позволит сэкономить 100 000 руб. ежемесячно.
2. Заменить станки Elecrtaflex NT-200 на станки Electraflex NT-300. Обновлённая модель повысит выработку на 25%.
При учёте стоимости станков и экономии на заработной плате уволенных сотрудников предприятие получит прирост объёмов производства на 10%. Затраты на модернизацию цеха будут окуплены в течение 12 месяцев.
Как только все необходимые моменты найдут своё отражение в документе, можно переходить к подписанию. Своим автографом его должен заверить сотрудник, ответственный за составление.
После написания документа
В конечном итоге аналитическая записка должна оказаться на столе у руководителя предприятия, однако не стоит спешить. Мы рекомендуем отдать бумагу на проверку кому-то из коллег, чтобы тот смог проверить её на момент ошибок и высказать своё мнение относительно выдвинутых предложений.