Служебная записка на выдачу денежных средств – это официальная бумага, в соответствии с которой один из сотрудников предприятия запрашивает денежные средства под отчёт. Процедура всегда должна иметь надлежащее документальное сопровождение в силу того, что речь идёт о деньгах.
Файлы для скачивания:
Выдача денежных средств
В данном случае под денежными средствами понимаются подотчётные суммы, которые сотрудник организации получает из бухгалтерии на реализацию нужд предприятия. Запрашивать материальную поддержку на какие-то иные цели (аванс, материальная помощь и так далее) нельзя. Отметим, что порядок выдачи денег в подотчёт регулируется Постановлением Правительства от 2011 года.
Подотчётные деньги
Как уже было сказано выше, подотчётные деньги могут быть потрачены исключительно на удовлетворение нужд организации. Речь может идти о закупке канцелярии, ГСМ, оборудования, командировочных расходах и так далее. Ответственному сотруднику придётся отчитаться за каждый рубль, им потраченный. Для этого он предоставляет в бухгалтерию товарные и кассовые чеки, подтверждая целевое направление расходования средств. В противном случае суммы будут удержаны из его заработной платы.
Аналогичная ситуация с необходимостью удержания возникает и в том случае, если работник израсходовал не всю выданную в подотчёт сумму. Отметим, что изначально работнику поступает предложение о добровольном возвращении денег и только в случае получения отказа работодатель прибегает к удержанию. Отметим, что удерживать можно не более 20 процентов от заработной платы.
Выданные в подотчёт денежные средства не являются прибавкой к зарплате сотрудника, следовательно, не облагаются установленным Налоговым кодексом РФ налогом на доход физических лиц. Сотрудники ИФНС не смогут заподозрить организацию в уходе от уплаты налогов по такому основанию.
Роль записки
Как правило, записка имеет место в случае возникновения острой необходимости получить денежные средства в ближайшее время на какую-либо незапланированную трату. Дело в том, что на предприятиях функционирует отлаженная система выдачи денег в подотчёт. Например, один раз в месяц ответственный сотрудник получает определённую денежную сумму на закупку канцелярии для всего отдела. В таком случае писать служебную записку не нужно. Однако, если канцелярия по тем или иным причинам закончится значительно раньше положенного срока, без записки обойтись не выйдет.
Содержание официальной бумаги
В тексте служебной записке потребуется обозначить два основных момента: цель получения денежных средств в подотчёт и их общая сумма. Факультативным элементом может послужить и причина составления документа. Итоговый вариант попадает на стол к руководителю организации, ведь только он обладает правом на заверение подобных бумаг, на выдачу средств в подотчёт. Если директор соглашается, распоряжение о выдаче денег поступает в бухгалтерию, работник сможет получить финансы.
Форма документа
Любая служебная записка в настоящий момент может быть составлена в свободной форме без использования общеобязательных унифицированных бланков. Конкретные аспекты официальной бумаги ложатся на плечи её составителя. Отметим, что свободная форма также в свою очередь предусматривает соответствие определённым критериям, а именно:
- обозначение реквизитов (дата, место);
- присвоение уникального номера, так как записка регистрируется и хранится;
- деловой стиль языка;
- простановка автографа ответственного лица;
- расшифровка оставленной подписи.
Для написания записки идеальной подойдёт чистый листок бумаги формата А4 или А5. Как правило, объём документа не превышает одной страницы.
Исполнить содержание можно одним из двух стандартных способов: рукописным с помощью синей или чёрной шариковой ручки (но не карандаша) и машинописным при помощи компьютерных средств. Выбор должен сделать составитель, учитывая, что способ изложения текста не может отразиться на юридической силе официальной бумаги. В силу удобства в работе предпочтение практически всегда отдаётся именно печатному варианту.
Необходимо учесть, что записка должна быть заверена «живым» автографом работника, следовательно, её нельзя подать на электронную почту директора. Документ в любом случае придётся распечатать на принтере.
Пошаговая инструкция по составлению записки
Первый шаг – заполнение шапки. Присваиваем записке уникальный номер для регистрации, хранения и внутреннего документооборота, оставляем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) её составления. Далее в правом верхнем углу листа бумаги прописываем, кому и от кого направляется официальная бумага. В дательном падеже обозначаем ФИО и должность согласно штатному расписанию руководителя предприятия, а чуть ниже, но уже в родительном падеже, указываем ФИО и должность составителя.
Второй шаг – основная часть (предмет). Здесь необходимо обозначить точную сумму денежных средств, которую необходимо получить, а также цель их расходования. Если запрос носит внеплановый характер, можно описать причину досрочного обращения. Как только эта часть будет полностью подготовлена, можно переходить к подписанию.
Примерный образец
Довожу до Вашего сведения, что закупленные от 15.08.2024 г. канцелярские принадлежности по состоянию на сегодняшний день были фактически израсходованы, вследствие чего прошу выдать мне в подотчёт 5 000 руб. на закупку канцелярии для отдела кадров.
Третий шаг – подписание. Сотрудник заверяет записку своим автографом, передаёт её на рассмотрение руководителю предприятия. Если директора всё устраивает, на официальной бумаге появляется его одобрительная виза, на основании которой бухгалтер получит право выдать деньги в подотчёт.
Регистрация и хранение
Записка как элемент внутреннего документооборота подлежит регистрации, а следовательно, и хранению. Закон устанавливает срок в 5 лет, по факту истечения которого официальная бумага может быть уничтожена.
