Акт осмотра товара – это документ, в соответствии с которым путём визуального осмотра определяется качество той или иной товарно-материальной ценности. Процедура всегда оформляется соответствующими официальными бумагами.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Осмотр товара
Под осмотром товара понимается именно визуальное освидетельствование объекта без использования различных измерительных приборов, проведения испытаний. Это самый простой, поверхностный вид проверки, способный оценить исключительно внешний вид товара. Сфера применения такой процедуры довольно широка, используется при:
- производстве продукции на предприятии для оценки её качества;
- приёмке товарно-материальных ценностей после транспортировки (перевозки);
- возвращении товара в магазин недовольным потребителем.
Роль акта
Роль настоящего акта тяжело переоценить, ведь сфера его применения довольно широка. Этот документ может послужить основанием для принятия администрацией предприятия различных решений. В частности, речь идёт о:
- списании товара, если будут выявлены те или иные дефекты;
- возвращении товара поставщику;
- направлении претензии производителю или поставщику;
- привлечении к материальной ответственности сотрудника организации или контрагента (в том числе транспортную компанию);
- оформлении возврата в рамках закона о защите прав потребителей.
Для списания имущества с баланса предприятия требуются веские основания. Строгий учёт обусловлен тем, что списание товара пропорционально уменьшает налогооблагаемую базу фирмы. Налоговый орган может заинтересоваться законностью проведения процедуры.
Комиссия
Любой осмотр (технический или визуальный) всегда осуществляется в составе комиссии. Коллегиальность обуславливается значимостью возможных последствий. Все члены комиссии несут ответственность за сделанные ими выводы.
Руководитель издаёт приказ, в соответствии с которым назначает своих подчинённых в состав комиссии, ставит перед ними определённые задачи, ограничивает сроки проведения мероприятия. Кадровый состав подбирает лично директор, исходя из опыта работы конкретного сотрудника, его профессиональных навыков. Следует назначать работников, разбирающихся в конкретном вопросе. Председатель комиссии выделяется отдельно. Именно он и будет отчитываться перед начальником по факту проделанной работы, нести повышенную ответственность за выводы своих коллег.
Кто пишет акт
По общему правилу бремя по написанию документа лежит на председателе комиссии. Ответственный сотрудник должен обладать определёнными навыками работы с документацией, иметь общее представление о составлении актов. Остальные члены комиссии просто расписываются в официальной бумаге.
Следует отметить, что зачастую акт осмотра составляется в присутствии представителя второй стороны. Речь может идти о контрагенте, покупателе, представителе производственного цеха. Если официальная бумага носит не односторонний характер (выходит за рамки деятельности одного предприятия), при его составлении обязательно должен быть сторонний представитель. Он также расписывается за полноту и достоверность обозначенных сведений, объективность сделанных выводов.
Что отразить в официальной бумаге
Не существует конкретного перечня положений, которые должны быть обозначены в акте. Всё зависит от конкретного объекта, подвергающегося осмотру. Однако на практике сложился примерный список моментов, подлежащих обозначению:
- наименование осматриваемого товара;
- причины проведения осмотра (приёмка, возврат);
- способ осмотра (визуальный, технический);
- обнаруженные недостатки;
- предложение путей их исправления;
- определение виновных лиц;
- заключение комиссии.
Форма документа
На сегодняшний день органы законодательной власти не требуют от предприятий использования общеобязательных унифицированных бланков для составления своей документации. Акт осмотра товара не является исключением. Официальная бумага пишется в свободной форме, которая утверждается соответствующим приказом руководителя. Необходимо учесть, документ в свободной форме также имеет свои определённые особенности:
- деловой стиль языка;
- обозначение реквизитов;
- автографы всех лиц, упомянутых в акте.
Написать акт рекомендуется на фирменном бланке организации. При его отсутствии допускается использование чистого листа бумаги формата А4, однако в таком случае реквизиты предприятия придётся прописывать вручную.
Исполнить текст документа можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки (но не карандаша), так и в печатном виде при помощи компьютерных средств. Выбор должен сделать председатель комиссии. Как правило, в компании должны иметься в наличии заготовленные бланки для заполнения. На практике ответственный сотрудник в ходе проведения осмотра от руки вносит данные в чистый бланк.
Объясняем, как правильно составить акт
Первый делом следует обозначить, что используемая форма утверждена соответствующим приказом руководителя (обозначаем его реквизиты). Далее присваиваем настоящему акту уникальный номер для хранения и документооборота внутри фирмы. Затем оставляем дату и место составления официальной бумаги.
Переходя к основному блоку, ссылаемся на распоряжение директора, в соответствии с которым была сформирована комиссия, перечисляем её членов, выделяя председателя отдельно. Для каждого сотрудника обозначаем его ФИО и должность согласно штатному расписанию. Если присутствуют представители второй стороны, также отмечаем их.
Следующим шагом указываем, какой именно товар подвергается осмотру, утверждаем метод проведения оценки. Далее описываем ход проведения процедуры. Если осматривается несколько товаров, имеет смысл оформить этот блок в виде таблицы.
Последний этап – заключение комиссии. Сотрудники должны прийти к общему выводу и подвести итог проделанной работе.
Примерный образец
На этом составление акта подходит к концу. Все члены комиссии расписываются в документе за сделанные выводы (с расшифровкой). Заверенная официальная бумага передаётся руководству компании для принятия дальнейшего решения.
