Акт о возврате товара поставщику

Акт о возврате товара поставщику – это документ, оформляемый в случае выявления несоответствия качества товара предъявляемым заказчиком требованиям. Процедура всегда оформляется соответствующими официальными бумагами.

Возврат товара

По общему правилу, продиктованному статьей 506 Гражданского кодекса, поставщик обязуется поставить, а покупатель принять товар надлежащего качества. Следовательно, в случае несоблюдения этого условия контрагент имеет полное право отказаться от выполнения условий договора и возвратить товар. Причиной для возврата также может послужить поставка не тех товарно-материальных ценностей. Может иметь место различие в количестве или виде объектов.

Когда составляется акт

Любая поставка всегда заканчивается приёмкой товара. Принимающая сторона осматривает груз, оценивает его комплектность, а также качество поставленных объектов. Именно в этот момент при обнаружении несоответствий и составляется акт. Однако в силу тех или иных обстоятельств недостатки товара могут быть выявлены уже после приёмки. Как правило, такие ситуации возникают при работе с различного рода технически сложным оборудованием. Для оценки таких объектов необходимо проводить более детальное исследование. Приёмка сопровождается лишь визуальным осмотром.

Последствия возврата

Условия возврата товара обсуждаются сторонами договора в индивидуальном порядке. Может иметь место возвращение уплаченных за объекты денежных средств или допоставка необходимого количества ценностей в обусловленный срок. Все расходы по транспортировке берёт на себя именно поставщик, так как сделка не состоялась по его вине.

Документальное сопровождение

По своей природе акт возврата товара поставщику не является самостоятельным документом. Он входит в комплекс иных официальных бумаг, сопровождающих сделку:

• заключённый договор поставки;
• платёжное поручение, подтверждающее оплату груза;
• товарная накладная, содержащая перечень поставленных ценностей.

В этот список также может войти претензия поставщику от лица руководителя покупателя.

Кто составляет акт

Акт возврата товара носит двусторонний характер, затрагивая поставщика и покупателя. По общему правилу бремя по составлению документа будет лежать именно на представителе принимающей стороны. Это должен быть сотрудник, обладающий общими знаниями и навыками работы с учётной документацией, а также правом подписи. Заверять подобные официальные бумаги могут только работники, занимающие высокопоставленные должности в фирме (директор, главбух). Также имеется возможность оформить на подчинённого доверенность. В любом случае представители обеих сторон должны иметь документы, подтверждающие их полномочия, иначе процедура окажется незаконной.

Что отразить в официальной бумаге

На сегодняшний день вся учётная документация составляется сотрудниками предприятия в свободной форме, вследствие чего не существует однозначного перечня подлежащих к указанию моментов. Однако сложившаяся практика выработала примерный список положений:

• ссылки на сопроводительные документы (договор поставки, платёжное поручение, накладную);
• список поставленных товаров;
• список товаров, подлежащих возврату (возвратить можно часть ценностей или всю партию целиком);
• общая стоимость возвращаемых объектов;
• причина возврата;
• сроки допоставки недостающей части партии или перечисления денежных средств на счёт покупателя.

Форма документа

Как уже упоминалось ранее, действующее законодательство не предъявляет строгих требований к учётной документации организаций. Однако необходимо учесть, что свободная форма документа также имеет свои особенности:

• деловой стиль языка;
• обозначение реквизитов;
• подписание представителями контрагентов.

Написать акт можно как на чистом листе бумаги формата А4, так и на фирменном бланке организации-покупателя. Второй вариант видится более предпочтительным, так как не придётся прописывать данные о фирме вручную.

Исполнить текст документа допускается одним из двух стандартных способов: в печатном виде при помощи компьютерных средств и от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки. Выбор остаётся за представителем покупателя. Отметим, что оба варианта при условии подписания сторонами обладают равной юридической силой. На практике сотрудник с принимающей стороны имеет под рукой чистый бланк для заполнения и вносит в него сведения от руки.

Пошаговая инструкция по составлению акта

По своей структуре официальная бумага делится на четыре составные части: реквизиты, сведения о контрагентах, условия возврата и подписи сторон. Следует уделить должное внимание каждой из них.

Начинаем с реквизитов. В шапке документа указываем, что настоящий акт является приложение к договору поставки (обозначаем его реквизиты). Затем присваиваем официальной бумаге номер для документооборота в компании и хранения. Далее оставляем дату и место составления акта.

Следующий шаг – указание сведений о контрагентах. Обозначаем наименования организаций со ссылкой на их организационно-правовые формы, а также должностных лиц, их приставляющих. Необходимо сослаться на документ, дающий право подписи.

Ниже по документу подтверждаем фактическое получение товара, сравниваем его количество с накладной. Затем утверждаем, что часть ценностей не соответствует заявленным требованиям (описываем причину возврата). Далее заявляем отказ от исполнения договора поставки, возврат товара поставщику. Оставляем перечень возвращаемого груза (оформляется в виде таблицы).

Затем следует обозначить условия возврата:

• сроки;
• судьба предоплаты;
• какой именно товар подлежит возврату;
• согласие сторон на проведение процедуры;
• количество составленных экземпляров акта.

Примерный образец

На этом составление акта подходит к концу. Документ заверяют своими подписями представители обеих сторон соглашения, после чего он может быть передан в бухгалтерию. После использования официальная бумага подлежит хранению в течение установленного законом срока.