Акт на списание трудовых книжек

Акт на списание трудовых книжек – это официальная бумага, подтверждающая необходимость списания документов и факт их уничтожения. Процедура всегда сопровождается составлением определённой документации.

Трудовая книжка

Трудовая книжка – это самый важный документ работника, в котором отражаются все его места работы, трудовой стаж, причины увольнения. По общему правилу официальная бумага должна храниться у работодателя. В редких случаях сотрудник может получить её на руки, хотя в большинстве ситуаций оказывается достаточно заверенной копии или выписки.

Ответственный за трудовые

На каждом без исключения предприятии должен быть назначен ответственный за трудовые книжки. Обычно эти обязанности возлагаются на начальника кадровой службы. Он должен будет заполнять бланки и обеспечивать их сохранность. В случае порчи по вине ответственного лица может последовать применение дисциплинарного взыскания со стороны администрации предприятия.

Списание

В соответствии с действующим законодательством существует всего две ситуации, в которых бланк подлежит списанию и дальнейшему уничтожению. Речь идёт о допущении критической ошибки в самом документе или его порче по вине кадровика или самого работника. Вносить какие-то исправления в трудовую самостоятельно не представляется возможным. Если будет установлено, что документ не подлежит восстановлению, его придётся списать.

Процедура

Процедура списания трудовых книжек всегда осуществляется коллективно. Руководитель предприятия должен своим приказом сформировать специальную комиссию. Кадровый состав подбирает лично директор, руководствуясь квалификацией и опытом своих подчинённых. По общему правилу должность работника не имеет значения, тем не менее рекомендуется назначить сотрудников, занимающих высокое место в иерархии компании.

Комиссия

Сформированная комиссия будет иметь своей целью подтвердить действительную необходимость списания трудовых, возникшую вследствие их порчи. Если будет выяснено, что документы всё-таки подлежат списанию, их придётся физически уничтожить. Способ можно выбрать любой: сожжение, измельчение. На практике предприятия используют шредер.

Оформление дубликата

Утвердив списание трудовой книжки работника, работодатель обязан в кратчайшие сроки оформить дубликат. Приобрести чистый бланк в канцелярском магазине и самостоятельно его заполнить не выйдет. Ответственному лицу придётся пройтись по всем предыдущим работодателям сотрудника, проставить фирменные оттиски организаций и заверить трудовую необходимыми автографами. Дубликат по своей юридической силе полностью приравнивается к оригиналу.

Кто актирует процесс

На практике бремя по составлению акта ложится на председателя сформированной комиссии. Коллеги выбирают его из своего числа. Как правило, это наиболее опытный работник. Составитель должен уметь обращаться с официальными бумагами, чтобы не допустить критических ошибок при написании документа.

Что отразить в официальной бумаге

На сегодняшний день не существует конкретного перечня положений, который обязательно должен быть указан в акте на списание трудовых книжек, тем не менее сложившаяся практика выработала примерный список моментов, подлежащих отражению, а именно:

• ссылка на приказ руководителя;
• перечисление кадрового состава комиссии с обособленным выделением председателя;
• обозначение причин списания;
• подтверждение необходимости списания;
• подтверждение фактического уничтожения испорченного бланка.

Форма документа

В настоящий момент практически любая официальная бумага, регулирующая трудовые правоотношения, может быть составлена в свободной форме без использования общеобязательных унифицированных бланков. Акт на списание трудовых книжек не является исключением.

Отметим, что свободная форма документа также предъявляет определённые требования к его содержанию. Речь идёт о следующих моментах:

• обозначение реквизитов (дата, место составления, номер);
• подписание всеми лицами, упомянутыми в тексте;
• деловой стиль языка;
• чёткая структура акта (наименование, основная часть и автографы).

Написать акт рекомендуется на чистом листе бумаги формата А4. Исполнить текст допускается одним из двух стандартных способов: рукописным с помощью синей или чёрной шариковой ручки (но не карандаша) и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Этот выбор должен сделать председатель комиссии с учётом мнения своих коллег и с оглядкой на требования администрации предприятия. По общему правилу способ написания текста не может повлиять на юридическую силу документа. На практике составитель заранее распечатывает бланк и заполняет его по ходу проведения процедуры.

Объясняем, как правильно составить акт

По своей структуре настоящий акт можно условно разделить на четыре составные части: реквизиты, сведения о составе комиссии, данные по списанию и автографы ответственных лиц. Следует уделить должное внимание каждой из них.

Первым делом обратим внимание на реквизиты. Присвоим официальной бумаге уникальный номер для документооборота и хранения согласно утверждённой номенклатуре дел, оставим дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) её составления.

Ниже по документу со ссылкой на приказ руководителя (номер, дата издания) перечисляем кадровый состав комиссии, обозначая для каждого участника ФИО и должность согласно штатному расписанию.

Следующий шаг – утверждение необходимости списания. Отмечаем, что члены комиссии рассмотрели испорченные бланки и пришли к выводу об их списании. Далее актируем процесс фактического уничтожения трудовых книжек с помощью шредера.

Примерный образец

На этом процесс составления официальной бумаги окончен. Остаётся лишь заверить автографами (с расшифровкой) всех без исключения членов комиссии. Как только все подписи встанут на свои места, процедуру можно считать успешно завершённой. Акт принято составлять в одном экземпляре.