Приложение 9. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания, рабочей встречи), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

В Министерстве протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, в которой не фиксируется ход обсуждения вопроса, а фиксируется только принятое по нему решение.

Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части протокола вне зависимости от количества присутствовавших на заседании (совещании, рабочей встрече) делается ссылка на список участников заседания (совещания, рабочей встречи), являющийся неотъемлемой частью протокола.

Оформление списка участников заседания (совещания, рабочей встречи) осуществляется в соответствии с требованиями регламента подготовки и представления материалов к мероприятиям с участием Министра, ссылка на список оформляется от границы левого поля документа и подчеркивается, например:

Присутствовали: 5 человек (список прилагается).

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассмотренных вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - ..., воздержалось - ...".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части вне зависимости от количества присутствовавших на заседании (совещании, рабочей встрече) делается ссылка на список участников заседания (совещании, рабочей встрече), являющийся неотъемлемой частью протокола.

В основной части протокола указываются номер пункта в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой, начинается с предлога "О" ("Об") и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Наименование вопроса и фамилии печатаются центрованным способом размером шрифта N 15 через межстрочный интервал 1.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

При необходимости в тексте протокола заседания (совещания, рабочей встречи) для решений, принятых к исполнению, могут быть указаны сроки исполнения, которые печатаются без выделения полужирным шрифтом.

При оформлении проектов протоколов используются сокращенные наименования органов государственной власти, организаций в соответствии с учредительными документами.

Протокол подписывается председательствующим на заседании. Датой протокола является дата заседания (совещания, рабочей встречи).

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. Регистрационный номер протокола, подписанного Министром, обозначается арабскими цифрами и состоит из порядкового номера (отдельно по каждой группе протоколов в зависимости от номенклатурного дела и срока хранения, например: 32); регистрационный номер протокола, подписанного заместителем Министра, - начальные буквы его имени и фамилии, через дефис - порядковый номер (отдельно по каждой группе протоколов в зависимости от номенклатурного дела и срока хранения, например: КП-1). Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов органов государственной власти (организаций).

Протоколы руководства Министерства оформляются с использованием электронных бланков документов. Протоколы совместных заседаний, согласительных совещаний печатаются на стандартных листах бумаги формата A4.

Протоколы руководства Министерства, оформленные с использованием электронных бланков документов, имеют следующие реквизиты:

эмблема Министерства;

полное официальное и сокращенное (в скобках) наименования Министерства;

наименование вида документа - ПРОТОКОЛ (при оформлении на стандартном листе бумаги формата A4 слово "ПРОТОКОЛ" печатается прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру документа);

вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита одним межстрочным интервалом, печатается полужирным шрифтом через межстрочный интервал 1 и выравнивается по центру документа. В наименовании необходимо указывать тематику совещания, должность, фамилию и инициалы председательствовавшего на заседании (совещании);

место составления (издания) документа - указывается в каком месте проводится совещание, отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами;

дата и номер протокола - размещаются на одном уровне с реквизитом "Место составления (издания) документа", оформляется исполнителем на этапе формирования проекта протокола словесно-цифровым способом; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.

Основная часть протокола отделяется от даты и номера протокола двумя межстрочными интервалами, печатается через межстрочный интервал 1.

Реквизиты "Подпись" и "Отметка об исполнителе" оформляются согласно пунктам 17 и 23 приложения N 4 к Инструкции.

Образцы протоколов прилагаются.

Образец оформления протокола совещания/рабочей
встречи у Министра

Образец оформления протокола совместного совещания