9.2. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

9.2.1. Организация работы по изготовлению и учету бланков документов Министерства возлагается на Департамент управления делами и Административно-организационный департамент.

Отдел документационного обеспечения Департамента управления делами направляет в отдел обеспечения деятельности Административно-организационного департамента заявку на изготовление бланков документов, а также при необходимости их образцы (макеты).

Отдел обеспечения деятельности Административно-организационного департамента оформляет заказы на изготовление печатно-бланковой продукции в типографии, осуществляет получение, учет поступления бланков и выдачу в отдел документационного обеспечения Департамента управления делами.

9.2.2. Для ведения учета выдачи бланков бланки нумеруются типографским способом. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка. Учет бланков ведется отделом документационного обеспечения Департамента управления делами раздельно по видам бланков в журнале учета бланков (приложение N 30 к Инструкции).

Бланки выдаются под роспись в журнале учета выдачи бланков двум работникам структурного подразделения, определенным руководителем структурного подразделения ответственными за осуществление получения бланков для структурного подразделения в Департаменте управления делами. В случае изменений в составе работников, ответственных за получение бланков строгой отчетности (при увольнении, возложении иного функционала в связи с производственной необходимостью), структурные подразделения обеспечивают направление в Департамент управления делами актуализированных сведений о кандидатурах для обеспечения бесперебойности выдачи бланков в структурные подразделения Министерства.

В структурных подразделениях бланки документов используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах.

Передача бланков другим организациям и лицам не допускается.

Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут работники, ответственные за делопроизводство, и их руководители.

Испорченные и невостребованные бланки возвращаются в отдел документационного обеспечения Департамента управления делами.

9.2.3. Руководители структурных подразделений ежеквартально представляют в Департамент управления делами отчет о количестве использованных бланков Министерства с изображением Государственного герба Российской Федерации (приложение N 31 к настоящей Инструкции).

9.2.4. Журналы учета выдачи бланков в структурных подразделениях включаются в номенклатуры дел структурных подразделений.

9.2.5. При подготовке поручений, протоколов совещаний, заседаний, проводимых в структурных подразделениях, указаний по исполнению документов (резолюций), а также электронных документов используются электронные бланки документов.

9.2.6. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) Министра.