Приложение 1. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Основные термины и определения, используемые в Инструкции:

"автор документа" - физическое или юридическое лицо (группа лиц), создавшее документ, или от чьего имени он составлен;

"адресат" - реквизит документа, содержащий информацию о получателе(ях) документа;

"акт" - документ, составленный несколькими лицами (лицом) или комиссией и подтверждающий установленные факты или события;

"архив" - структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;

"архивное хранение документов" - стадия жизненного цикла документа, следующая после его завершения делопроизводством, на которой осуществляется хранение, учет и использование документа в качестве архивного документа;

"архивный справочник" - совокупность описательных статей, относящихся к одному или нескольким уровням описания, представленных в структурированном виде в сопровождении справочного аппарата и предназначенных для поиска и использования архивных документов и их информации;

"архивный шифр" - обозначение, присваиваемое единице хранения архивных документов в целях ее идентификации и учета;

"архивохранилище" - помещение для архивного хранения документов, специально оборудованное в соответствии с нормативными требованиями;

"Архивный фонд Российской Федерации" - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению;

"архивный фонд" - совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой, являющаяся учетной и классификационной единицей;

"аутентичность документа" - свойство документа, заключающееся в соответствии его реквизитов и метаданных фактическому авторству, месту и времени его составления;

"бланк документ (электронный шаблон бланка документа)" - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора документа, расположенными в определенном порядке;

"вид документа - классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения и обуславливающее его юридическую силу;

"внутренняя опись документов дела" - документ, содержащий перечень документов дела с указанием их порядковых и регистрационных номеров, дат и заголовков, номеров страниц, помещаемый в дело;

"виза" - реквизит документа, подтверждающий согласование документа или ознакомление с ним должностным лицом организации;

"включение документа в ОСЭД" - стадия жизненного цикла документа, на которой осуществляются действия, обеспечивающие размещение документа с его метаданными или только метаданных документа в системе электронного документооборота;

"временное хранение архивных документов" - хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами или по результатам экспертизы ценности;

"временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации" - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации в источниках комплектования государственных и муниципальных архивов до их передачи на постоянное хранение;

"выписка из документа" - копия части документа, заверенная в установленном порядке;

"гриф (пометка) об ограничении доступа к документу" - реквизит документа, свидетельствующий о наличии в документе информации, доступ к которой ограничен законодательством, а также не противоречащим ему нормативным правовым актом, локальным нормативным актом организации;

"гриф утверждения документа" - реквизит документа, подтверждающий факт утверждения документа;

"гриф согласования документа" - реквизит документа, используемый для подтверждения согласования документа коллегиальным органом, другой организацией или ее уполномоченным представителем;

"дата документа" - реквизит документа, указывающий на число, месяц и год его регистрации и/или подписания, утверждения, принятия, согласования;

"делопроизводство" - совокупность процессов работы с документами, включая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов в деятельности организации;

"докладная записка" - служебная записка, адресованная руководству Министерства и содержащая информацию о событиях, фактах и другое, в связи с которыми требуется принятие решения;

"документ" - зафиксированная на носителе информация с реквизитами и/или метаданными, позволяющими ее идентифицировать;

"документационное обеспечение управления" - деятельность (управленческая функция) по нормативному регулированию, методическому и организационному обеспечению делопроизводства, в том числе по формированию документального фонда организации;

"документальный фонд" - совокупность документов, созданных и полученных в процессе деятельности организации;

"документирование" - стадия жизненного цикла документа, на которой осуществляется запись информации с реквизитами и метаданными на носителе по установленным правилам в установленной форме;

"документооборот" - движение документов с момента их создания или поступления до завершения исполнения или отправки;

"документопоток" - совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут в рамках документооборота;

"документ Архивного фонда Российской Федерации" - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;

"документы по личному составу" - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;

"достоверность документа" - свойство документа, заключающееся в соответствии содержащейся в нем информации фактическим действиям и событиям;

"доступ к документу" - установленные законодательством, а также не противоречащим ему нормативным правовым актом, локальным нормативным актом организации, договором или иным официальным документом условия ознакомления с документом;

"дубликат документа" - повторный экземпляр подлинника документа, создаваемый с целью замены подлинника;

"единица хранения архивных документов" - учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленное дело на бумажном носителе, а также электронное дело, или физически обособленный носитель аудиовизуальных документов (документа, части документа), сформированная на основании определенных признаков;

"жизненный цикл документа" - совокупность стадий существования документа (документированной информации), начиная с его (ее) создания до уничтожения;

"заверенная копия документа" - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую силу;

"заголовок (электронного) дела" - совокупность кратких сведений о составе и содержании документов (электронного) дела, изложенных в определенной последовательности;

"записка" - информационно-справочный документ, содержащий краткое изложение какого-либо вопроса или пояснения содержания какого-либо документа, факта, события;

"запрос" - служебное письмо, содержащее просьбу о предоставлении официальной информации (документов);

"индекс (электронного) дела" - цифровое или буквенно-цифровое обозначение (электронного) дела в соответствии с номенклатурой дел организации;

"индивидуальный срок исполнения документа" - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации, резолюцией должностного лица или указанный в тексте документа;

"инструкция" - правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности организаций, их структурных подразделений, должностных лиц и граждан;

"информационно-телекоммуникационная сеть" - технологическая система, предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники;

"исполнение документа" - выполнение действий для достижения результата, предусмотренного в документе, содержащем поручение;

"использование архивных документов" - применение информации архивных документов в культурных, научных, социальных, политических, экономических и иных целях, в том числе для обеспечения законных прав и интересов граждан;

"источник комплектования (архива)" - юридическое или физическое лицо, хранящее документы, подлежащие передаче в архив по закону, в соответствии с решением суда или на основании договора;

"классификация" - систематическая идентификация и (или) упорядочение деловой деятельности и/или документов по категориям в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами;

"конвертирование (электронного документа)" - процесс преобразования исходного электронного документа посредством изменения его формата с сохранением структуры документа и его содержания;

"контроль исполнения документов" - совокупность действий, обеспечивающих своевременное и качественное исполнение документов;

"копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки или их часть;

"критерии экспертизы ценности документов" - признаки, определяющие оперативное или историческое значение документов с целью установления сроков их хранения, в том числе отбора на постоянное хранение, присвоения им категории особо ценных или уникальных";

"лист согласования (визирования) документа" - часть официального документа с отметками (визами) о согласовании;

"лист-заверитель дела" - учетный документ, содержащий сведения о количестве подшитых и пронумерованных листов в деле, включающем архивные документы на бумажном носителе, об особенностях физического состояния дела и его формирования;

"место составления (издания) документа" - реквизит, обозначающий наименование населенного пункта, являющегося местонахождением организации;

"метаданные" - информация о документе, которая обеспечивает управление им в течение его жизненного цикла;

"миграция (электронного документа)" - процесс перемещения электронного документа из одной информационной системы в другую и/или с одного носителя на другой без изменения формата документа;

"научно-техническая документация" - совокупность документов и документированной информации (наборов данных), фиксирующих процесс и результаты научной (научно-исследовательской), научно-технической деятельности и экспериментальных разработок, а также направления, методы и процессы их внедрения, реализации и контроля;

"номенклатура дел" - документ, содержащий систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;

"носитель (документированной) информации" - материальный объект, используемый для фиксации и хранения документированной информации;

"обеспечение сохранности архивных документов" - комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий и режимов хранения архивных документов, а также поддержанию их пригодности для использования;

"обзор" - документ, составленный в целях информирования подведомственных и иных организаций о результатах работы в той или иной области или о деятельности той или иной группы организаций за определенный период;

"объем документооборота" - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

"оперативное хранение документов" - стадия жизненного цикла документа, на которой осуществляется хранение и использование документа до начала исчисления срока его хранения;

"опись дел структурного подразделения" - учетный документ, включающий заголовки дел, сформированных в структурном подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение;

"опись" - архивный справочник и учетный документ архива, представляющий информацию на уровне описания единицы хранения/единицы учета, а также в установленных случаях на уровне документа, его страховой копии, структурированный в соответствии со схемой систематизации дел фонда;

"отметка о заверении копии" - реквизит копии документа, используемый для придания ей правового статуса копии;

"отметка о поступлении документа" - реквизит документа, подтверждающий факт поступления документа в организацию;

"отметка о приложении" - реквизит документа, содержащий сведения о прилагаемом к нему документе (документах);

"отметка об электронной подписи" - реквизит электронного документа, подтверждающий его подписание электронной подписью;

"отчет" - документ, содержащий сведения об итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящей организации (органу власти) или вышестоящему должностному лицу;

"официальный документ" - документ, который создается, заверяется, выдается в установленном законом или иным нормативным актом порядке органом государственной власти, иным государственным органом, органом местного самоуправления или иной уполномоченной организацией, уполномоченным должностным лицом и удостоверяет юридически значимые факты;

"оформление дела" - подготовка дела к архивному хранению в соответствии с установленными правилами;

"оформление документа" - часть процесса документирования, включающая проставление на документе реквизитов;

"оцифровка документов" - преобразование аналоговой документированной информации в электронную (цифровую) форму;

"первичная обработка документов (экспедиционная обработка документов)" - обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка) при их поступлении в организацию;

"переходящее дело" - (электронное) дело, включающее документы за несколько лет, исполнение которых не завершено делопроизводством;

"перечень документов с указанием сроков хранения" - систематизированный список видов документов (комплексов документов, баз данных) с указанием сроков их хранения, имеющий справочный аппарат и утвержденный в установленном порядке;

"печать" - реквизит документа на бумажном носителе, подтверждающий подлинность подписи должностного лица и его полномочия по подписанию документа;

"план" - управленческий документ, определяющий цели деятельности, средства и способы их достижения;

"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр (в установленных случаях - один из нескольких одновременно созданных экземпляров) документа;

"подписание документа" - удостоверение документа собственноручной или электронной подписью должностного или физического лица по установленной форме;

"подпись" - реквизит документа на бумажном носителе, подтверждающий его подписание;

"положение" - нормативный правовой акт, определяющий статус органа власти, организации, структурного подразделения, коллегиального, совещательного, экспертного, методического или иного органа;

"постановление" - нормативный правовой акт, принимаемый органом государственной власти, местного самоуправления, действующим на основе коллегиальности, руководящими органами общественных организаций, коллегиальными органами, входящими в структуру организаций по всем вопросам деятельности;

"правила" - нормативный правовой акт, устанавливающий нормы и требования в отношении предмета правового регулирования;

"предварительное рассмотрение документов" - изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица или структурного подразделения, в компетенцию которого входит его рассмотрение и/или исполнение;

"пригодность документа для использования" - свойство документа, заключающееся в возможности его поиска, воспроизведения и ознакомления с содержащейся в нем информацией и ее использования;

"признаки заведения дела" - основания, в соответствии с которыми формулируется заголовок дела и формируется дело;

"приказ" - нормативный правовой акт, принимаемый руководителем организации, действующим единолично, в целях регулирования деятельности организации;

"приложение к документу" - документ или документированная информация, прилагаемый(-ая) к основному документу, содержательно и функционально связанный(-ая) с ним, являющийся(-аяся) его структурной частью;

"проверка наличия и состояния архивных документов" - установление соответствия фактического наличия количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление архивных документов, требующих консервации, реставрации, физико-химической и технической обработки;

"постоянное хранение архивных документов" - вечное хранение архивных документов без права их уничтожения;

"пояснительная записка" - записка, поясняющая содержание отдельных положений основного документа;

"пригодность документа для использования" - свойство документа, заключающееся в возможности его поиска, воспроизведения и ознакомления с содержащейся в нем информацией и ее использования;

"протокол (заседания)" - информационно-справочный документ, фиксирующий ход заседания (совещания) и принятые решения;

"распоряжение" - правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа государственной власти, организации в целях разрешения оперативных вопросов;

"регистрационно-учетная форма" - документ (реестр, карточка, журнал, таблица) или электронная форма, используемые для регистрации документа;

"регистрационный номер документа" - реквизит документа, подтверждающий факт его регистрации;

"регистрация документа" - запись учетных данных (метаданных) о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения, и присвоение ему регистрационного номера и даты;

"регламент" - нормативный правовой акт, определяющий порядок деятельности органа власти, коллегиального или совещательного органа;

"резолюция" - реквизит документа, содержащий указания должностного лица по исполнению документа;

"реквизит документа" - структурная часть и элемент оформления документа, служащий для идентификации документа и содержащейся в документе информации;

"реквизиты документа (в МЭДО)" - файл формата XML определенной структуры с указанным составом элементов и их атрибутов;

"сетевой адрес" - идентификатор в сети передачи данных, определяющий при оказании телематических услуг связи абонентский терминал или иные средства связи, входящие в информационную систему;

"система межведомственного электронного документооборота" - федеральная информационная система, обеспечивающая в автоматизированном режиме защищенный обмен электронными сообщениями, в том числе сообщениями, содержащими информацию, отнесенную к сведениям, составляющим служебную тайну, между Администрацией Президента Российской Федерации, Аппаратом Правительства Российской Федерации и федеральными органами исполнительной власти, а также иными федеральными органами государственной власти;

"система управления документами" - система управления (менеджмента), обеспечивающая процессы жизненного цикла документов;

"система электронного документооборота" - информационная система, обеспечивающая жизненный цикл документов до их перехода на стадию архивного хранения или уничтожения;

"система хранения электронных документов, электронный архив" - информационная система, обеспечивающая архивное хранение электронных документов и электронных копий документов, доступ к ним и их использование;

"служебная записка" - информационно-справочный документ (внутренняя переписка), используемый для обмена информацией между структурными подразделениями организации и работниками;

"согласование документа (визирование)" - оценка проекта документа заинтересованными организациями, коллегиальными органами, должностными лицами, специалистами;

"сопроводительное письмо" - служебное письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части;

"справка" - информационно-справочный документ, составленный для подтверждения фактов основной деятельности организации;

"срок хранения документов" - период, в течение которого осуществляется хранение документов, установленный нормативными правовыми актами и по результатам экспертизы ценности документов;

"текст документа" - основная содержательная часть документа;

"типовой срок исполнения документа" - срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом;

"уничтожение документов" - исключение документов из документального или архивного фонда организации с последующей утилизацией или удалением программно-техническими средствами по результатам экспертизы ценности документов и/или по истечении сроков их хранения;

"упорядочение архивных документов" - комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), их описанию и оформлению в соответствии с правилами, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства;

"управление документами" - область управления, обеспечивающая жизненный цикл документов в органах государственной власти и иных государственных органах, органах местного самоуправления и организациях;

"утверждение документа" - способ придания документу нормативного статус;

"учет архивных документов" - определение количества и состава архивных документов в учетных единицах, фиксация сведений об их движении (поступлении, выбытии), наличии описаний и физическом состоянии в учетных документах и базах данных;

"учетная единица" - единица измерения количества архивных документов, используемая для их учета, имеющая учетный номер;

"фондообразователь" - юридическое, физическое лицо, в процессе деятельности которого образуется архивный фонд;

"формат электронного документа" - структура файлов электронного документа, их кодировка и расширение, определяющие способ его хранения и отображения на экране или при печати, требования к которым зафиксированы в установленном порядке;

"формирование (электронного) дела" - группирование документов в (электронное) дело и их систематизация;

"хранение документов" - деятельность, обеспечивающая рациональное размещение и сохранность документов;

"целостность документа" - свойство документа, заключающееся в том, что в содержащуюся в нем информацию не вносились изменения, обеспечена полнота всех структурных частей документа;

"чек-лист" - список, содержащий в себе последовательность ключевых пунктов, прохождение которых необходимо для выполнения стоящей задачи;

"экспертиза ценности документов" - деятельность по установлению сроков хранения документов, отбора их для архивного хранения или уничтожения, выявлению особо ценных и уникальных документов на основании требований нормативных правовых актов и критериев экспертизы ценности документов;

"(электронное) дело" - физически обособленная или логически определенная единица классификации и систематизации в документальном фонде организации, включающая документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, имеющих одинаковый срок хранения;

"электронная подпись" - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

"юридически значимый электронный документооборот (электронный юридически значимый документооборот)" - документооборот между двумя или более участниками взаимодействия, осуществляющийся с использованием одной (общей для участников взаимодействия) системы электронного документооборота и/или в соответствии с условиями соглашения о взаимодействии между участниками;

"юридическая сила документа" - свойство документа устанавливать и подтверждать правоотношения, формировать правовые последствия.