9.1. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

9.1.1. Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

Штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов.

9.1.2. Министерство в соответствии с Федеральным конституционным законом N 2-ФКЗ применяет печати с изображением Государственного герба Российской Федерации.

9.1.3. Изготовление и учет печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации осуществляются в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации".

9.1.4. Порядок использования и обеспечения надежного хранения печати Министерства с изображением Государственного герба Российской Федерации изложен в приказе Министерства от 16 ноября 2010 г. N 249 "О печати Министерства транспорта Российской Федерации с изображением Государственного герба Российской Федерации".

9.1.5. Кроме печати Министерства с изображением Государственного герба Российской Федерации, используются печати структурных подразделений, печати для отдельных категорий документов ("Для пакетов", "Для договоров", "Для копий") металлические выжимные печати для опечатывания помещений.

9.1.6. Учет имеющихся в Министерстве печатей и штампов ведет Департамент управления делами в журнале учета печатей и штампов (приложение N 29 к Инструкции) с проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и опечатываются). Журнал включается в номенклатуру дел Департамента управления делами.

Выдача печатей и штампов работникам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов.

Передача печатей посторонним лицам и их вынос из помещений, занимаемых Министерством, не допускается.

9.1.7. Печати и штампы хранятся в надежно запираемых шкафах.

9.1.8. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимается заместителем Министра, координирующим деятельность Департамента управления делами, на основании представленной ему Департаментом управления делами информации. При наличии согласия со стороны заместителя Министра, координирующего деятельность Департамента управления делами, Департамент управления делами направляет в Административно-организационный департамент заявку на изготовление печатей с приложением эскиза для размещения заказа на предприятии - изготовителе печатей.

В случае служебной необходимости по решению заместителя Министра, координирующего деятельность Департамента управления делами, допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.

9.1.9. Работники, ответственные за использование и сохранность печатей и штампов в структурных подразделениях, назначаются руководителями структурных подразделений.

Работник, которому были выданы печать или штамп, при оставлении должности обязан ее (его) сдать.

Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность руководитель структурного подразделения, Департамент управления делами и заместитель Министра (в соответствии с приказом Министерства о распределении обязанностей между первым заместителем Министра, статс-секретарем - заместителем Министра и заместителями Министра).

Ответственность за надежность хранения, законность использования печатей возлагается на руководителей структурных подразделений.

9.1.10. Проверка наличия, использования и хранения печатей и штампов производится не реже одного раза в три года Департаментом управления делами.

О проведенных проверках делаются отметки в журнале учета печатей и штампов после последней записи. В случае обнаружения нарушений в изготовлении, учете, хранении и использовании печатей и штампов комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководства Министерства.

9.1.11. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в отдел обеспечения деятельности Административно-организационного департамента и уничтожению по акту, завизированному начальниками отделов документационного обеспечения Департамента управления делами и отдела обеспечения деятельности Административно-организационного департамента, утвержденному заместителем Министра, координирующим деятельность Департамента управления делами, с проставлением соответствующей отметки в журнале учета. В актах на уничтожение должны быть проставлены оттиски указанных печатей и штампов.

9.1.12. В случае служебной необходимости по решению заместителя Министра, координирующего деятельность Департамента управления делами, допускается изготовление факсимиле подписей руководителей Министерства. Учет факсимиле осуществляет Департамент управления делами в журнале учета печатей и штампов.

Недопустимо использование факсимиле при подписании:

доверенностей;

бухгалтерской отчетности;

налоговых деклараций;

банковских документов;

счетов-фактур, первичных документов, а также документов, связанных с материальной ответственностью.