8.5. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

8.5.1. Документы, образующиеся в процессе деятельности Министерства, являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в ГА РФ как часть Архивного фонда Российской Федерации.

8.5.2. Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше десяти лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение Министерство образует архив.

8.5.3. Передача документов в архив Министерства производится по утвержденным описям дел.

8.5.4. Дела постоянного и временного (свыше десяти лет) срока хранения, в том числе по личному составу, передаются в архив Министерства не ранее чем через год и не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Карточки (форма Т-2), личные дела уволенных работников Министерства передаются в архив Министерства по истечении десяти лет со дня увольнения.

8.5.5. Дела временного хранения (до десяти лет) передаче в архив Министерства не подлежат (они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в порядке, установленном пунктом 8.4 Инструкции).

8.5.6. Прием дел производится работником отдела документационного обеспечения Департамента управления делами, ответственным за архив, в присутствии работника структурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также личная подпись работника отдела документационного обеспечения Департамента управления делами, ответственного за архив, и работника, передавшего дела).

Дела и описи на сдаваемые документы направляются в отдел документационного обеспечения Департамента управления делами с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив (ответственность за сохранность документов при транспортировке до их передачи и их сдачу в архив несет структурное подразделение, передающее документы).

8.5.7. При ликвидации или реорганизации структурного подразделения работник, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Министерства независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

8.5.8. Передача электронных документов в архив Министерства производится на основании описей электронных дел документов структурных подразделений в модуле "Электронный архив" или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах.

8.5.9. Электронный архивный документ, передаваемый на архивное хранение, состоит из следующих структурных элементов:

файл основной части электронного документа (в формате PDF/A);

файлы приложений к электронному документу в форматах, предназначенных для текстовых, табличных, графических и структурированных данных, аудиовизуальных документов (при наличии);

файлы электронной подписи (при наличии);

файл описания, содержащего регистрационно-учетные сведения о документе (метаданные).

8.5.10. Передача в связи со служебной необходимостью заверенных копий архивных документов Министерства работникам сторонних организаций допускается по согласованию с Департаментом управления делами на основании письменного запроса, а документов (копий документов) структурных подразделений - на основании решения руководителей структурных подразделений.