8.4. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

8.4.1. Результаты отбора документов к уничтожению, срок хранения которых истек, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению (приложения N 27, 28 к Инструкции).

Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2026 году дела с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2030 г.).

8.4.2. Дела с отметкой "ЭПК" подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению, выявленные в таких делах документы постоянного срока хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

Остальные документы с отметкой "ЭПК", прошедшие экспертизу ценности, включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, при этом отметка "ЭПК" в акте не указывается. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот же период.

Акт о выделении к уничтожению документов временного срока хранения с отметкой "ЭПК", не подлежащих хранению, составляется на дела всего Министерства (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков).

Согласованные ЦЭК акты утверждаются заместителем Министра, координирующим деятельность Департамента управления делами, только после утверждения ЭПК ГА РФ описей дел постоянного хранения.

8.4.3. Акт о выделении к уничтожению документов временного срока хранения, не имеющих отметку "ЭПК" и не подлежащих хранению, составляется работником структурного подразделения, ответственным за делопроизводство, в двух экземплярах, согласовывается с ЭК структурного подразделения, утверждается руководителем структурного подразделения. Второй экземпляр акта передается в архив Министерства.

8.4.4. После утверждения заместителем Министра, координирующим деятельность Департамента управления делами, актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел Министерства проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от... N..." с указанием наименования должности, фамилии, личной подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).

8.4.5. На электронные документы с истекшими сроками хранения составляется отдельный акт на основе формы акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, установленной Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 г. N 77 (приложение N 28 к Инструкции).

Электронные документы с истекшими сроками хранения уничтожаются программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов. Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.

8.4.6. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в деле фонда.