8.2. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

8.2.1. Формирование дел - группирование исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

8.2.2. Принцип формирования дел: централизованное - в отделе документационного обеспечения Департамента управления делами, децентрализованное - в структурных подразделениях Министерства.

8.2.3. Формирование дел на бумажном носителе осуществляют исполнители в отделах структурных подразделений, формирование дел в электронном виде осуществляется работниками Министерства, допущенными к работе с исполненными электронными документами в модуле "Электронный архив", перечень которых утверждается распоряжением Министерства.

8.2.4. Контроль за формированием дел в Министерстве осуществляет Департамент управления делами.

8.2.5. Места текущего хранения дел: отдел документационного обеспечения Департамента управления делами, структурные подразделения Министерства и модуль "Электронный архив" в ОСЭД Министерства.

8.2.6. Срок передачи работником исполненного документа в дело составляет не более 10 дней.

8.2.7. К основным принципам (правилам) формирования дел относятся следующие:

в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел;

документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;

в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);

в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

приложения включаются в дело вместе с основным документом (приложения объемом свыше 150 листов могут выделяться в отдельный том дела);

факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской;

в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

по объему дело (в бумажной или электронной форме) (объем электронного дела измеряется совокупным размером входящих в него файлов (мегабайтах) и их количеством) не должно превышать 250 листов. Для дел на бумажном носителе - толщина не более 40 мм (толщина дел со сроками хранения до десяти лет не должна превышать 100 мм). При превышении данного объема заводится второй и последующие тома:,

при наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначения номера тома и, при необходимости, заголовка тома;

документы внутри дела располагаются в хронологической (сверху вниз), вопросно-логической последовательности или их сочетании.

8.2.8. Порядок формирования, учета и хранения дел в структурных подразделениях указан в приложении N 19 к Инструкции.