8.1. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

8.1.1. Номенклатура дел - систематизированный оформленный в установленном порядке перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Министерстве, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел используется для группирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для формирования дел и составления описей дел, документов, описей электронных документов постоянного и временных (свыше десяти лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также для учета дел временных (до десяти лет включительно) сроков хранения.

8.1.2. Номенклатура дел включена в ОСЭД в качестве справочника, на основании которого осуществляется систематизация и учет документов Министерства, а также их метаданных.

8.1.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о Министерстве и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, а также Перечнем документов, образующихся в деятельности Министерства транспорта Российской Федерации и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства от 6 марта 2023 г. N 67. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Министерства, их виды, состав и содержание.

8.1.4. Ответственность за составление номенклатуры дел, соблюдение порядка формирования и оформления дел, обеспечение их учета и сохранности в архиве на хранении, организацию порядка передачи дел в архив Министерства возлагается на Департамент управления делами.

8.1.5. В Министерстве составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение N 16 к Инструкции) и номенклатура дел Министерства (приложение N 17 к Инструкции).

Номенклатура дел структурного подразделения составляется (не позднее 15 ноября текущего года) работником, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, при участии работников архива Министерства, согласовывается с экспертной комиссией структурного подразделения, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в Департамент управления делами.

Формы номенклатуры дел структурного подразделения и номенклатуры дел Министерства установлены Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 г. N 77 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 6 сентября 2023 г., регистрационный N 75119).

8.1.6. Вновь созданное структурное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел структурного подразделения и представляет ее в Департамент управления делами.

8.1.7. Номенклатура дел Министерства составляется Департаментом управления делами на основе номенклатур дел структурных подразделений.

Методическую помощь при составлении номенклатуры дел Министерства оказывает Центральная экспертная комиссия Министерства.

Положение о Центральной экспертной комиссии до его утверждения подлежит согласованию с Федеральным архивным агентством.

8.1.8. Номенклатура дел Министерства визируется работником отдела документационного обеспечения Департамента управления делами, ответственным за архив, подписывается директором Департамента управления делами, согласовывается с ЦЭК, утверждается Экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Государственного архива Российской Федерации (далее - ГА РФ), в который документы передаются на государственное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) заместителем Министра, координирующим деятельность Департамента управления делами. Номенклатура дел Министерства согласовывается с ГА РФ не реже одного раза в пять лет, если не было значительных изменений в функциях и структуре Министерства.

8.1.9. В случае изменения функций и структуры Министерства номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПК ГА РФ.

Номенклатура дел Министерства готовится не менее чем в четырех экземплярах: первый экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело в отделе документационного обеспечения, второй используется в Департаменте управления делами как рабочий экземпляр, третий применяется в архиве Министерства, четвертый - в ГА РФ.

После утверждения номенклатуры дел Министерства структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел Министерства в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Порядок заполнения граф номенклатуры дел указан в приложении N 18 к Инструкции.