7.4. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

7.4.1. С момента заведения и до передачи в архив Министерства дела хранятся по месту их формирования.

7.4.2. Руководители структурных подразделений и работники, ответственные за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

7.4.3. Дела на бумажном носителе, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

7.4.4. Завершенные дела постоянного и временного (свыше десяти лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив Министерства.

Исполнители хранят у себя только документы, находящиеся у них на исполнении. Эти документы хранятся в запирающихся на ключ ящиках рабочего стола или шкафах.

7.4.5. Выдача дел из архива Министерства другим структурным подразделениям производится с разрешения заместителя Министра, координирующего деятельность Департамента управления делами. Выдача дел работникам структурного подразделения для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

7.4.6. Копии документов, находящихся на хранении в архиве Министерства, представляются на основании служебной записки (запроса по форме, размещенной на внутриведомственном портале Министерства) в адрес директора Департамента управления делами.

7.4.7. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководства Министерства с составлением акта о выдаче дел во временное пользование.

7.4.8. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с письменного разрешения руководства Министерства с извещением руководителя подразделения, документы которого изымаются.

7.4.9. Факт изъятия документов фиксируется в акте документов, который составляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается заместителем Министра, координирующим деятельность Департамента управления делами, и уполномоченным представителем государственного органа, инициирующего изъятие документов.

7.4.10. При изъятии подлинников документов в дело помещается заверенная копия документа, на обороте которой указывается основание изъятия подлинника, срок возврата, дата и подпись работника, ответственного за формирование и/или хранение дела. Подлинник документа, изъятый из дела, после рассмотрения и решения вопроса возвращается в дело, при этом копия, помещенная в дело вместо подлинника, изымается.