4.7. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

4.7.1. Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными в Министерстве правилами, а также за согласование проекта документа с заинтересованными органами государственной власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Министерства (внутриведомственное согласование) возлагается на руководителя структурного подразделения-исполнителя.

4.7.2. При подготовке проектов докладов Президенту Российской Федерации и Председателю Правительства Российской Федерации об исполнении поручений исполнителям необходимо руководствоваться требованиями, изложенными в приложении N 14 к Инструкции.

4.7.3. Подготовленный в электронном виде к подписанию у руководства Министерства документ в обязательном порядке согласовывается руководством структурного подразделения-исполнителя, руководителями структурных подразделений-соисполнителей, заместителем Министра в соответствии с распределением обязанностей.

Состав должностных лиц, согласующих проект документа, определяется структурным подразделением-исполнителем.

При необходимости визы должностных лиц проставляются на обороте подписного листа документа (пример приведен в пункте 20 приложения N 4 к Инструкции).

4.7.4. Исполнитель документа заполняет РКД (указывает ссылки на связанные документы, выбирает дело по номенклатуре) и электронный лист согласования, указывая перечень согласующих лиц, срок согласования, тип согласования: параллельный, последовательный, комбинированный. Для документов за подписью руководства Министерства в специальном поле "Комментарий" необходимо включать следующую информацию: основание для подготовки проекта документа, внешний срок исполнения поручения, фамилии и инициалы руководителей структурных подразделений, руководства Министерства и подведомственных федеральной службы, федеральных агентств, организаций (при наличии), согласовавших документ.

4.7.5. Проект документа автоматически направляется участникам согласования в соответствии с выбранным в ОСЭД типом согласования:

при параллельном согласовании проект документа направляется одновременно всем участникам согласования, процесс согласования завершается после того, как все участники согласования поставят на нем свою визу, либо досрочно - исполнителем;

при последовательном согласовании проект документа направляется участникам согласования по очереди, после того как участник ставит на проекте свою визу, проект направляется следующему участнику;

при комбинированном согласовании применим тот же порядок, что и при последовательном согласовании, но при этом подразумевается, что на каждой стадии согласования может быть один участник или группа.

4.7.6. До направления проекта документа на согласование в структурные подразделения-соисполнители проект документа должен быть согласован с руководителем структурного подразделения-исполнителя.

4.7.7. Если для участника согласования в ОСЭД указаны замещающие лица, параллельно документ поступает замещающему лицу.

4.7.8. Согласующий принимает решение по документу ("Согласовано", "Не согласовано", "Перенаправить").

4.7.9. Если согласующим (руководителем структурного подразделения, либо лицом, исполняющим его обязанности) выбрано решение "Не согласовано", в обязательном порядке должны быть указаны замечания, которые будут отражены в листе согласования в ОСЭД.

4.7.10. Если замечания по документу предполагают внесение изменений непосредственно в текст документа, согласующий может при помощи пиктограммы "Рисование пометок" отобразить имеющиеся замечания, а также скачать файл документа из РКД, в котором может вносить изменения с последующим прикреплением к комментариям.

Согласующий (или замещающее его лицо) в ОСЭД имеет возможность до вынесения решения направить проект документа на дополнительное согласование (получение дополнительных виз) при условии отсутствия запрета со стороны инициатора согласования при создании листа согласования участникам согласования перенаправлять документы.

В ОСЭД Министерства при создании листа согласования к проекту документа запрет на перенаправление документа другим лицам по своему усмотрению устанавливается путем проставления соответствующей отметки.

4.7.11. Если по проекту документа была поставлена хотя бы одна виза "Не согласовано", документ автоматически возвращается исполнителю, инициировавшему согласование в ОСЭД, на доработку. Исполнитель документа готовит новую версию документа, прикрепляет ее к той же РК в ОСЭД и отправляет на согласование.

4.7.12. Если по проекту документа получены все визы "Согласовано", документ автоматически направляется в ОСЭД на подпись.

4.7.13. Руководитель, уполномоченный на право подписи, подписывает и согласовывает документ ЭП.

4.7.14. Если требуется собственноручная подпись документа, то при формировании листа согласования исполнитель проставляет соответствующую пометку.

4.7.15. Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

4.7.16. Согласованные проекты документов, подготовленные на подпись Министру (рассмотрение, визирование), представляются:

заместителю Министра, координирующему деятельность Департамента кадровой и молодежной политики, - кадровые, наградные документы, докладные о премировании (субсидиях);

референту Департамента кадровой и молодежной политики, ответственному за проверку оформления документов для Министра и дальнейшую их передачу заместителю директора Департамента управления делами, координирующему деятельность отдела документационного обеспечения, - проекты писем, проекты организационно-распорядительных документов Министерства и иные документы.

4.7.17. Корреспонденция, содержащая сведения, составляющие государственную тайну, докладывается руководству Министерства начальником Специального отдела, а в его отсутствие - заместителем начальника Специального отдела.

4.7.18. Проекты документов, подготовленных на подпись заместителю Министра (рассмотрение, визирование), представляются заместителю Министра через работника Министерства, на которого возложены обязанности по обеспечению деятельности заместителя Министра.

4.7.19. Заместитель директора Департамента управления делами, координирующий деятельность отдела документационного обеспечения, и референт Департамента кадровой и молодежной политики несут персональную ответственность за проверку в процессе согласования (визирования) проектов документов, подлежащих представлению Министру на подпись, за четкость и грамотность их редакции, наличие виз или писем-согласований причастных.

4.7.20. Работники, на которых возложены обязанности по обеспечению деятельности заместителей Министра, несут персональную ответственность за проверку в процессе согласования (визирования) проектов документов, подлежащих представлению заместителю Министра на подпись, за четкость и грамотность их редакции, наличие виз или писем-согласований причастных.

4.7.21. Не допускается прием документов для представления Министру на подпись отделом секретариата Департамента управления делами.

4.7.22. Документы на бумажном носителе, подписанные Министром, передаются референтом Департамента кадровой и молодежной политики в отдел документационного обеспечения Департамента управления делами.

4.7.23. Документы на бумажном носителе, подписанные заместителем Министра, передаются секретариатом заместителя Министра исполнителям документа для последующей регистрации и отправки.

4.7.24. Заместители Министра при исполнении ими обязанностей Министра в целях исключения срыва сроков исполнения поручений (указаний) Президента Российской Федерации и поручений Правительства Российской Федерации:

лично контролируют подготовку проектов писем на имя Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, в адрес Правительства Российской Федерации (с приложением проекта доклада Президенту Российской Федерации, Председателю Правительства Российской Федерации) с учетом сроков исполнения поручений (указаний);

рассматривают их в приоритетном порядке;

не допускают случаев возврата проектов документов незавизированными или неподписанными.

Причины, по которым документы не были рассмотрены, завизированы или подписаны, должны быть изложены и внесены в ОСЭД.

4.7.25. Министр подписывает письма в адрес:

Президента Российской Федерации;

Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей;

полномочных представителей Президента в субъектах Российской Федерации;

глав субъектов Российской Федерации.

При взаимодействии с палатами Федерального Собрания Российской Федерации Министр подписывает исходящие документы в случаях, когда обращение (запрос):

подписано Председателем Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации или его заместителем, Председателем Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации или его заместителем;

подписано руководителем фракции Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

оформлено в виде "Депутатского запроса" в соответствии со статьей 14 Федерального закона от 8 мая 1994 г. N 3-ФЗ "О статусе сенатора Российской Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации";

подписано председателем Комитета Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, председателем Комитета Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и адресовано непосредственно Министру, за исключением ответов на приглашения принять участие в мероприятиях, проводимых Комитетами палат Федерального Собрания Российской Федерации".

4.7.26. Заместители Министра в целях сокращения сроков подготовки, согласования и подписания исходящих документов в соответствии с приказом Министерства о распределении обязанностей между первым заместителем Министра, статс-секретарем - заместителем Министра и заместителями Министра подписывают:

письма, адресованные в Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации, главам субъектов Российской Федерации, за исключением случаев, предусмотренных положениями федеральных законов Российской Федерации, иных регламентирующих документов;

письма, адресованные в Министерство юстиции Российской Федерации о направлении нормативных правовых актов на государственную регистрацию;

инициативные письма, адресованные заместителям Председателя Правительства Российской Федерации, в Правительство Российской Федерации, кроме подготовленных по поручению Министра;

доклады в Правительство Российской Федерации, письма в Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, подготовленные в соответствии с протоколами оперативных совещаний (при отсутствии в протоколе записи "подготовить за подписью Министра");

все телеграммы, кроме подготовленных по поручению Министра.

Статс-секретарь - заместитель Министра в том числе подписывает сопроводительные письма к проектам заключений, поправок и официальных отзывов Правительства Российской Федерации на проекты федеральных законов, вносимых на рассмотрение в Правительство Российской Федерации.