4.8. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

4.8.1. После согласования в ОСЭД проект документа автоматически поступает подписывающему лицу.

4.8.2. Если подписывающим лицом выбрано решение "Не согласовать", то в обязательном порядке должен быть внесен комментарий к этому решению. В этом случае проект документа автоматически направляется на доработку исполнителю.

4.8.3. Подписывающее лицо может внести замечания по проекту документа или организовать дополнительное согласование.

4.8.4. После подписания документа в электронном виде РКД автоматически направляется на регистрацию.

4.8.5. До указания Министра о переходе на ЭП на бумажном носителе оформляются и удостоверяются собственноручной подписью руководителей Министерства организационно-распорядительные документы (кроме поручений и протоколов по согласительным совещаниям Министерства с другими федеральными органами исполнительной власти), доверенности, договоры, контракты, соглашения, а также исходящие документы, адресованные:

Президенту Российской Федерации, за исключением докладов об исполнении поручений и указаний, а также проектов указов и распоряжений Президента Российской Федерации;

в органы власти иностранных государств и международные организации.

Юридическим и физическим лицам письма подписываются ЭП и направляются на электронный адрес при условии наличия в письме заключительной фразы: "Дополнительно сообщаем, что проверить подлинность электронной подписи можно на Едином портале государственных и муниципальных услуг по ссылке https://e-trust.gosuslugi.ru/#/portal/sig-check, выбрав для проверки способ "Проверка отсоединенной ЭП (CMS)".

4.8.6. При необходимости использования информации, содержащейся в документе в электронном виде, может быть сделана его бумажная копия.

Бумажная копия заверяется должностным лицом, обладающим полномочиями на заверение документов.

4.8.7. Поступившим на регистрацию документам в электронном виде присваиваются регистрационные номера в РКД.

4.8.8. Если документы после подписания направляются адресатам на бумажном носителе, регистрация исходящих документов осуществляется только после поступления подписанных оригиналов на бумажном носителе. После проверки идентичности бумажного документа и документа в электронном виде присваивается номер.

4.8.9. Исполнитель обеспечивает полную комплектность (предварительная подготовка копий, соответствие количества экземпляров документа списку рассылки, наличие всех необходимых приложений, наличие списка рассылки (при адресации по списку) и проведение необходимых мероприятий (при необходимости - прошивка, заверение копий) для документов, представляемых на регистрацию в отдел документационного обеспечения Департамента управления делами.

4.8.10. Отдел документационного обеспечения Департамента управления делами и работники, ответственные за делопроизводство, осуществляют проверку поступающих на регистрацию подписанных документов в части их соответствия требованиям пункта 4.8.9. Неправильно оформленные документы или документы, поступившие не в полной комплектации, регистрации не подлежат.

4.8.11. Регистрация документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.

Сведения о регистрируемых документах вносятся в ОСЭД.

4.8.12. Регистрация в нерабочее время возлагается на ответственных дежурных Министерства, осуществляющих ее в исключительных случаях, - регистрации подлежат проекты документов, подготовленные во исполнение документов категории "Срочно" и "Весьма срочно", срок по исполнению которых наступает в текущий или следующий за текущим день. При возникновении срочного запроса, поступившего от Министра или заместителей Министра, на регистрацию документов с ответственным дежурным Министерства по телефону 8 (499) 495 00 00, 01 03 связывается начальник отдела структурного подразделения (заместитель руководителя структурного подразделения, руководитель структурного подразделения), назначенный ответственным за исполнение документа. Для проектов документов (исходящие письма, поручения, протоколы, докладные записки), подписанных с использованием электронной подписи Министром или заместителями Министра, регистрация осуществляется дистанционно при поступлении запроса по телефону.

Ответственный дежурный Министерства, выполнивший регистрацию, ведет реестр зарегистрированных документов, а также обеспечивает передачу информации о регистрации работнику отдела документационного обеспечения Департамента управления делами, который осуществляет проверку успешности отправки, присвоения документу, направленному в Аппарат Правительства Российской Федерации, Администрацию Президента Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти, органы власти субъектов Российской Федерации и организации по каналам МЭДО, входящего регистрационного номера.

В случае если органы исполнительной власти, органы власти субъектов Российской Федерации или организации не взаимодействуют с Министерством в части приема и отправки документов с грифом "Для служебного пользования" по каналам МЭДО, работник отдела документационного обеспечения Департамента управления делами также выполняет досылку копии документа на бумажном носителе фельдъегерской связью.

Для проектов документов (приказы, распоряжения, телеграммы), подписанных Министром или заместителями Министра собственноручной подписью, регистрация осуществляется только после представления ответственному дежурному Министерства подписанных оригиналов на бумажном носителе, проверки их идентичности образам документов в ОСЭД.

В случае, если на регистрацию ответственному дежурному представляется проект документа, подписанный собственноручной подписью с приложением, объем которого составляет десять и более листов, ответственному исполнителю необходимо предварительно отсканировать приложение и представить его ответственному дежурному на электронном носителе вместе с оригиналом документа.

Зарегистрированные оригиналы документов либо передаются под личную роспись исполнителю (телеграммы, приказы, в случае направления на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации) либо остаются на хранении у ответственного дежурного Министерства (приказы, не содержащие правовые нормы, обусловливающие необходимость их представления на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации, распоряжения), который передает их под роспись работнику отдела документационного обеспечения Департамента управления делами для оформления в соответствующее дело.

Решение о способе доставки документа адресату, необходимости досылки копии документа на бумажном носителе принимается исполнителем документа. Ответственный дежурный Министерства вправе отказать в регистрации документов, оформленных с нарушением требований Инструкции.

4.8.13. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка.

Регистрационный номер исходящего документа, подписанного Министром или заместителем Министра, состоит из начальных букв его имени и фамилии, через дефис - номера по номенклатуре, через косую черту - индекса дела, через косую черту - порядкового номера, например: АН-04/Д15-05-02/212151.

Регистрационный номер исходящего документа, подписанного руководителем структурного подразделения, состоит из идентификатора структурного подразделения, через косую черту - порядкового номера, через дефис - прописные буквы "ИС", например: Д6/10349-ИС.