3.5.7. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

3.5.7.1. Докладная и служебная записки являются внутренними документами и используются для информационного обмена между структурными подразделениями (служебная записка) и руководством Министерства (докладная записка). Докладная и служебная записки оформляются в ОСЭД в категории "Внутренний документ".

3.5.7.2. Докладная записка на имя Министра подписывается заместителем Министра, докладная записка на имя заместителя Министра может подписываться другим заместителем Министра, а также руководителем структурного подразделения.

3.5.7.3. Докладная записка на имя Министра, а также докладная записка на имя заместителя Министра, подписанная другим заместителем Министра, регистрируются в отделе документационного обеспечения Департамента управления делами.

3.5.7.4. Докладная записка на имя заместителя Министра, подписанная руководителем структурного подразделения, а также служебная записка на имя руководителя структурного подразделения, подписанная заместителем Министра, регистрируются работником, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении.

3.5.7.5. В докладной (служебной) записке в произвольной форме излагаются предложения, замечания, отчеты, доклады, сведения, заключения, пояснения, связанные с исполнением полномочий конкретных структурных подразделений и должностных лиц Министерства.

3.5.7.6. Докладные (служебные) записки оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 и должны иметь следующие реквизиты: адресат, подпись, отметку об исполнителе, дату и регистрационный номер.

3.5.7.7. Текст докладной (служебной) записки может состоять из двух частей. В первой части излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй - дают предложения по излагаемому вопросу.

Объем докладной (служебной) записки, как правило, не должен превышать 1 страницы, записка должна содержать конкретные предложения и выводы, выделенные полужирным шрифтом.

3.5.7.8. До подписания подготовленные и согласованные с причастными должностными лицами докладные записки на имя Министра визируются работниками Министерства, на которых возложены обязанности по обеспечению деятельности заместителей Министра, которые несут ответственность за оформление данных документов, а также их согласование с уполномоченными должностными лицами.

3.5.7.9. Докладные записки на имя Министра с проектами поздравительных адресов, благодарственных писем необходимо предварительно согласовать с помощником Министра, выполняющим обязанности по информационному сопровождению деятельности Министерства, отделом пресс-службы и информации Департамента управления делами, референтом Департамента кадровой и молодежной политики и заместителем директора Департамента управления делами, координирующим деятельность отдела документационного обеспечения Департамента управления делами.

3.5.7.10. После подписания докладные записки регистрируются отделом документационного обеспечения Департамента управления делами и направляются референту Департамента кадровой и молодежной политики для подготовки проекта резолюции, после чего заместитель директора Департамента управления делами, координирующий деятельность отдела документационного обеспечения Департамента управления делами, направляет докладную записку с проектом резолюции на рассмотрение и утверждение Министру.

3.5.7.11. Утвержденные Министром резолюции поступают для исполнения должностным лицам в соответствии с резолюцией и (при необходимости) в отдел контроля Административно-организационного департамента.

3.5.7.12. Подготовленные и подписанные докладные записки, адресованные заместителям Министра, после регистрации работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, направляются на автоматизированное рабочее место (далее - АРМ) работника Министерства, на которого возложены обязанности по обеспечению деятельности заместителя Министра. Рассмотренные заместителем Министра докладные записки в соответствии с его резолюцией направляются в ОСЭД должностным лица и (при необходимости) в отдел контроля Административно-организационного департамента.