3.5.6. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

3.5.6.1. Служебное письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый органом государственной власти, органом местного самоуправления, организацией, должностным лицом адресату с использованием почтовой или федеральной фельдъегерской связи. Служебные письма оформляются в ОСЭД в категории "Исходящий документ".

3.5.6.2. Служебные письма Министерства готовятся:

как доклады о выполнении поручений и указаний Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как исполнение поручений и указаний Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Министерства;

как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и проектам актов Правительства Российской Федерации;

как ответы на обращения граждан, а также ответы на запросы органов государственной власти, органов местного самоуправления, различных организаций, общественных объединений;

как инициативные письма.

3.5.6.3. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются законодательными и нормативными правовыми актами или указаниями руководства Министерства по исполнению документа. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководством Министерства.

3.5.6.4. Служебные письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью Министерства.

3.5.6.5. Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям руководства Министерства по исполнению документа.

3.5.6.6. Служебные письма печатаются на бланках на бумажном носителе, образцы которых приведены в приложении N 2 к Инструкции.

3.5.6.7. Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартных листах бумаги формата A4, при этом наименования органов государственной власти - авторов документа указываются в реквизите "Подпись".

3.5.6.8. При подготовке служебных писем в обязательном порядке оформляется реквизит "Заголовок к тексту", раскрывающий содержание письма, который располагается через один межстрочный интервал после реквизита "Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа". Заголовок письма отвечает на вопрос "О чем?" и печатается от левой границы текстового поля через межстрочный интервал 1 шрифтом размером N 12. Точку в конце заголовка не ставят.

3.5.6.9. В служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый ...!" - в начале письма и "С уважением," - в заключительной части письма над подписью. При использовании в заключительной части письма фразы "С уважением," она отделяется от текста или реквизита "Отметка о приложении" одним межстрочным интервалом, далее через один межстрочный интервал располагается реквизит "Подпись".

3.5.6.10. Служебные письма излагаются:

от первого лица единственного числа, если служебное письмо оформлено на бланке и обращение направлено конкретному должностному лицу ("Прошу Вас предоставить данные о ...", "Считаю возможным принять участие в ...");

от первого лица множественного числа ("Просим предоставить информацию ...", "Направляем на заключение проект ...");

от третьего лица единственного числа ("Министерство не считает возможным ...", "Министерство предлагает рассмотреть возможность ...").

3.5.6.11. Проект служебного письма, подготовленный исполнителем и согласованный руководителем структурного подразделения, подготовившего этот проект письма, до направления на подпись должен быть согласован с причастными должностными лицами.

3.5.6.12. При подготовке проектов ответов на обращения сенаторов Совета Федерации Федерального собрания Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального собрания Российской Федерации исполнители обеспечивают их заблаговременное (за 3 дня до установленного срока ответа) направление на согласование статс-секретарю - заместителю Министра, помощнику Министра, выполняющему обязанности по информационному сопровождению деятельности Министерства, а также в отдел пресс-службы и информации Департамента управления делами.

3.5.6.13. Служебные письма подписываются Министром, заместителем Министра (в соответствии с распределением обязанностей) или руководителем структурного подразделения.

3.5.6.14. Начальник Специального отдела имеет право вести служебную переписку по вопросам, находящимся в его компетенции.

3.5.6.15. Порядок оформления реквизитов служебного письма приведен в приложении N 4 к Инструкции.

3.5.6.16. Образцы оформления служебных писем руководства Министерства приведены в приложении N 11 к Инструкции.

3.5.6.17. Организация работы с отправляемыми документами указана в разделе 4.7 к Инструкции.