3.5.8. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

3.5.8.1. Переписка Министерства с иностранными корреспондентами ведется за подписью Министра или заместителей Министра на бланке служебного письма Министерства для переписки с иностранными корреспондентами, образец которого приведен в приложении N 2 к Инструкции.

3.5.8.2. Структурные подразделения могут осуществлять переписку с иностранными корреспондентами по оперативным вопросам, находящимся в их компетенции.

3.5.8.3. Служебные письма иностранным корреспондентам печатаются на русском языке с приложением при необходимости текста неофициального перевода на иностранном языке. На тексте перевода справа в верхнем углу документа указывается: "Неофициальный перевод".

3.5.8.4. Служебное письмо иностранному корреспонденту состоит из следующих частей: реквизитов бланка, наименования и адреса получателя письма, вступительного обращения, основного текста, указания на приложение (при наличии), заключительной формы вежливости и подписи.

Реквизит "Отметка об исполнителе" на подлиннике письма не оформляется.

3.5.8.5. Дата письма и регистрационный номер проставляются в соответствии с расположением этих реквизитов на бланке письма.

3.5.8.6. Реквизит "Адресат" печатается слева в верхнем углу бланка письма через три межстрочных интервала ниже номера письма и выделяется полужирным шрифтом.

Реквизит включает обращение "Господину/госпоже/г-ну/г-же", фамилию, полное имя адресата и его отчество (при наличии), полное наименование официальной должности лица, которому направляется письмо, наименование организации, название страны, название города.

Должность пишется под фамилией по левой границе текстового поля. Название города указывается через один межстрочный интервал от должности по левой границе текстового поля.

При обращении к высокопоставленным лицам (глава правительства, министр, посол, руководитель международной организации) в реквизите перед фамилией адресата используется сокращенная формула вежливого обращения Е.П. (Его Превосходительство). Данное требование не применяется при подготовке писем в страны СНГ, ЕАЭС, например:

Господину Ляхновичу Алексею Алексеевичу (в дательном падеже)

Министру транспорта и коммуникаций

Республики Беларусь

г. Минск

Е.П. Господину Сухейлю Аль-Мазруи (в дательном падеже)

Министру энергетики и инфраструктуры

Объединенных Арабских Эмиратов

г. Абу-Даби

3.5.8.7. Заголовок к тексту документа в письмах к зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.

3.5.8.8. Текст письма принято составлять от первого лица (допустимо обращение от имени Министерства в третьем лице). Местоимение "мы" не употребляется.

Текст письма начинается с приветствия: "Ваше Превосходительство" (при обращении к высокопоставленному лицу), "Уважаемый господин/госпожа/г-н/г-жа/Министр/Генеральный секретарь" или "Уважаемый господин/госпожа/г-н/г-жа ..." с указанием фамилии. При переводе письма на английский язык используются приветствия: "Your Excellency", "Dear Minister/Dear Secretary General", "Dear Mr./Ms ...", соответственно. После приветствия восклицательный знак не ставится, а ставится запятая.

3.5.8.9. Письмо принято начинать или заканчивать комплиментом, то есть выражением уважения.

Комплимент перед основным текстом письма, как правило, формулируется от третьего лица с полным наименованием отправителя и получателя, например:

"Министерство транспорта Российской Федерации свидетельствует/выражает свое уважение Министерству транспорта Китайской Народной Республики и имеет честь сообщить следующее.".

Допустимо также безличное выражение уважения, например:

"Министерство транспорта Российской Федерации подтверждает заверения в своем высоком уважении и сообщает следующее.".

В завершении письма могут использоваться следующие комплименты, например:

"Министерство пользуется случаем, чтобы возобновить уверения в своем самом высоком уважении.";

"Министерство возобновляет Посольству уверения в своем весьма высоком уважении.".

При обращении к высокопоставленному лицу, как правило, используются следующие комплименты, например:

"Прошу Вас, Ваше Превосходительство, принять уверения в моем весьма (самом) высоком уважении.";

"В ожидании ответа позвольте выразить свои заверения в высоком к Вам уважении.".

Если пишется ответное письмо, то комплимент формулируется в порядке взаимности. Например, если в полученном письме обращаются с уверениями "... в весьма высоком уважении", то и отвечать рекомендуется аналогичным комплиментом.

3.5.8.10. В отдельных случаях завершающий комплимент может заменяться фразой вежливости, которая пишется подписывающим письмо лично, например: "С уважением,".

3.5.8.11. Проекты подготовленных писем в обязательном порядке согласовываются с Департаментом международного сотрудничества.

3.5.8.12. Служебные письма иностранным корреспондентам, подготовленные за подписью Министра, согласовываются с заинтересованными должностными лицами Министерства, а также с директором Департамента международного сотрудничества, статс-секретарем - заместителем Министра, уполномоченным помощником Министра. Работник Департамента международного сотрудничества, ответственный за делопроизводство, при регистрации осуществляет проверку наличия всех необходимых согласований, а в случае отсутствия одного из них отказывает в регистрации письма.

3.5.8.13. Письма за подписью Министра или заместителя Министра направляются в адрес руководства органов исполнительной власти иностранных государств и международных организаций только через Министерство иностранных дел Российской Федерации с сопроводительным письмом, которое готовится структурным подразделением-исполнителем с обязательным согласованием с Департаментом международного сотрудничества.

3.5.8.14. Образец оформления служебного письма иностранному корреспонденту представлен в приложении N 12 к Инструкции.